档案数字化建设中安全问题的研究

摘要：数字化时代的来临，信息发布形式不断迭代更新。这种变化影响着我国档案事业的发展与建设，对常规档案管理工作提出了新一轮的挑战。所以，如何利用数字化、信息化技术优势，推动档案管理现代化转型，成为有关档案部门需要深入研究的课题。主要从安全角度分析档案数字化建设过程中存在的问题，相关部门应针对安全问题提出有效的解决措施，以供参考。

关键词：档案数字化建设;安全问题;档案信息

随着信息技术的不断发展，传统的纸质档案管理已经无法满足快速且高效的管理需求，尤其在大量档案的保管、查找、使用等方面存在诸多难题。数字化档案管理的应用成为解决这些问题的有效途径。数字化档案管理可以极大地简化档案的保管和查找流程，提高档案的使用效率，同时也能有效地保障档案的安全性，减少纸质档案管理中可能发生的丢失、毁损等问题。但是，在数字化档案管理中，也存在着信息安全的风险和挑战，这需要我们加强对消息安全的认识和理解，采取合适的措施保障档案的信息安全。

1档案数字化的定义和基本原理

档案数字化是将传统纸质档案或其他非数字形式的信息转化为数字形式，以便于存储、管理、检索和传播的过程。它利用现代计算机技术和信息处理方法，将纸质文件、照片、录音、视频等信息转化为数字数据，存储在计算机系统中，并通过网络或其他电子手段进行传播和利用。

档案数字化的基本原理包括以下几个方面：

（1） 扫描和数字化处理。纸质档案或其他非数字形式的信息需要通过扫描仪等设备转化为数字图像。这个过程称为扫描。扫描后的图像可以通过图像处理技术进行清晰度、对比度等方面的调整，以提高图像质量。

（2） 文本识别（OCR技术）。对于扫描后的文本图像，常常需要进行光学字符识别（OCR，Optical Character Recognition）处理，将图像中的文字转化为计算机可识别的文本数据。OCR技术可以识别印刷体文字，并将其转化为可编辑、可检索的文本数据。

（3） 图像和多媒体处理。对于扫描的图像、照片、录音、视频等多媒体信息，需要进行图像处理、音频处理、视频处理等，以便于存储和传播。这些处理包括图像压缩、音频编码、视频压缩等技术，以减小数据体积，提高存储和传输效率。

2档案数字化存在的安全挑战

2.1数字档案开发层级颗粒化的不足

数字档案开发层级颗粒化不足，容易出现档案价值开发力度不够、碎片化档案数据难以进行合并和归类等一系列问题。如果不加以遏制，就会影响档案数字化建设的安全性。虽然我国目前正积极发展档案数字化工作，并且基本实现在线利用、远程利用纸质档案的目标。但从实际发展现状来看，尚未进行深层次管理与开发可供计算机理解和阅读的数据粒度层级。数据粒度是指数据的细化程度，其中粒度与数据的细化程度成反比，这就意味着如果数据细化程度较高，那么数据粒度则会表现出较小的趋势。而在这种情况下，研究型用户多元化利用档案的需求无法得到满足。而结合龚水英等人的研究成果，发现当档案信息资源被进一步开发和利用的时候，档案机构没能随之进行深度的开发与利用，造成数据关联不足、数据处理不深化等一系列问题。根据某市档案馆副馆长得出的实践结论，基本可以明确，要想真正意义上实现档案信息化发展目标，必须重视对档案内容的细粒度进行管理和开发。而部分档案部门在开发数据层面，明显停留在扫描纸质档案的初级阶段。

2.2数据的安全问题

一是数据泄露和盗用的风险。随着各种档案的数字化，数据泄露和盗用成为重大的安全隐患。未经授权的访问或恶意攻击可能导致敏感信息的泄露，包括个人身份信息、联系信息等。这些信息一旦落入不法分子手中，可能被用于非法活动，侵犯个人隐私，危及公共利益，甚至导致社会矛盾和纷争。

二是数据完整性和准确性的挑战。在数字化过程中，数据的完整性和准确性是关键问题。数据可能受到未知错误、恶意篡改或技术故障的影响，导致数字化档案的信息不准确或不完整。保持数据的完整性意味着要确保数据在转化、存储和传输过程中没有丢失或损坏。同时，保障数据的准确性需要高质量的扫描和识别技术，以及对数据进行定期的校验和修复。确保数据的完整性和准确性，是数字化档案安全的基本保障［1］。

2.3系统的安全问题及对策

一是网络安全威胁与防范。在数字化档案管理中，网络安全威胁是一项严重的挑战。网络攻击者可能采取各种手段，如恶意软件、网络钓鱼、拒绝服务攻击等，威胁到数字化档案的机密性和完整性。为了防范这些威胁，必须建立健全的网络安全体系，包括防火墙、入侵检测系统、加密通信等技术手段，确保数字化档案在传输和存储过程中的安全性。

二是系统漏洞和攻击面分析。系统漏洞是系统安全的薄弱环节，攻击者可能利用这些漏洞进行未经授权的访问和攻击。因此，对系统进行漏洞和攻击面的分析显得尤为重要。系统管理员需要定期对系统进行漏洞扫描和安全评估，发现潜在漏洞并及时修补，以防止黑客利用这些漏洞入侵系统。同时，分析系统的攻击面，了解系统可能受到的各种威胁，有助于制定相应的安全策略和防范措施，提高系统的整体安全性。

3档案数字化建设中安全问题的解决措施

3.1制定数字化方案，分步分阶段地实施

（1）建立自动化档案管理系统。为了保证数字档案的规范性、兼容性和安全性，档案管理部门应选择功能齐全、运行可靠的管理软件，以提高档案部门办公效率。例如，网上归档电子文件并设置档案目录数据库，实现全文检索。

（2）确立档案数字化建设规范。档案管理部门为保证档案数字化建设状态的可控性，需要从技术、管理、评价和业务等方面制定标准体系，从而提高档案信息制作、保护、保存、采集、整理等相关环节的安全指数。

（3）建设馆藏档案数据库。在建设数字化档案前，需要着重分析馆藏纸质档案的利用率和重要程度，数字化归档其中最有价值的纸质文件，如校史校情资料、毕业生名册、历史老照片等。同时，还需尽快修复抢救已受污染、发生破损且纸质变脆变黄的档案原件。

（4）构建档案数字化共享平台［2］。共享平台是指信息资源的共享，因此，档案管理部门通过建设数字化共享平台，可以保证档案数据之间实现共享，并且利用平台优势可以有效连接各个系统，其目的是通过搭建完整的可供部门之间应用的信息系统，保证实现资源共享，在提高档案信息资源利用率的过程中，有效提升全校各项工作服务效率。此外，档案管理部门可以提供网上档案查询服务，为学生查询学历、成绩，进行全文检索，提供优质服务。通过这样的方式可以避免出现档案数据信息应用失误的情况，且由于用户有独立的账号密码，所以可以规避用户档案信息被篡改的安全隐患。

档案数字化建设本身属于一个较为繁琐的过程，在开展相关工作的过程中，档案管理部门领导人员和管理人员要高度重视，对该项工作的整体情况进行深入的分析和研究。在分析和研究的基础之上，制定科学合理的方案。需要指出的是，先进的信息技术层出不穷，在应用相关技术类型的过程中，档案管理部门应当充分考虑自身的实际情况，通过多方比对选择较为合适的技术类型。在建设信息平台的过程中，档案管理部门可以借鉴其他单位的先进经验，对于本校的信息平台进行进一步改进和完善，让信息平台能够发挥更大的作用。

3.2确保档案信息的安全性

保证档案信息的安全性，并加快档案的数字化建设力度，应依据相关的文件来进行，为档案管理人员更好地开展日常工作提供有效依据。在此期间，工作人员应当设置数字档案查阅权限，避免在数字化的过程中出现泄密问题。档案管理部门也可以通过应用数字密钥技术、访问权限技术、系统加密技术等诸多技术手段来对档案进行管理，避免数字化档案在传输的过程中出现损毁甚至被窃取的问题，进而确保数字档案信息的安全性能可以得到有效提升。在这一体系中，工作人员应当先行制定有关档案管理工作的基本制度，并将其告知档案管理人员，嵌入到档案信息管理系统中［3］。由档案人员通过操作档案信息管理系统，将其与各项业务流程及其信息管理系统予以关联，进而控制档案信息管理业务的内容与流程，以及档案管理的相应设备，并将各项业务流程及其信息管理系统与档案管理业务内容、流程、档案管理设备设施衔接起来。

3.3数据安全保障措施

（1） 通过数据加密与身份验证的措施，确保只有授权人员可以访问敏感数据。同时，通过定期备份和灾难恢复计划，保障数据的安全性和可靠性，从而全面提高数字化档案的安全水平。

（2） 数据加密与身份验证。为保障数字化档案的安全，数据加密和身份验证是关键。使用强加密算法对存储和传输的档案数据进行加密，确保数据在传输和存储过程中不被窃取或篡改。同时，引入多层次的身份验证机制，如双因素认证，限制只有授权人员能够访问的敏感数据，提升系统的安全性。

（3） 定期备份和灾难恢复计划。建立定期的数据备份和灾难恢复计划是防范数据丢失的有效措施。定期备份档案数据，并将备份数据存储在安全、独立的地方，以防止原始数据受到病毒攻击、系统故障或其他灾害性事件的影响。

4结语

在档案数字化建设中，应当高度重视数据安全、系统安全和合规性。在数据安全方面，加密、身份验证、定期备份和灾难恢复计划等措施可以保障档案数据的机密性和完整性。在系统安全方面，安全审计、监控、漏洞修复和系统更新等手段有助于提高系统的稳定性和抗攻击能力。未来，随着技术的不断进步，可以期待更智能化、自适应性更强的数字化档案系统，同时也需要持续关注新型安全威胁的出现，不断完善安全保障策略，开展网络安全知识培训和教育，不断增强工作人员的安全意识，从根本上规避档案数字化建设中的安全风险。

参考文献：

［1］龚水英.浅析中学档案数字化建设的安全保障［J］.黑龙江档案，2023（5）：217219.

［2］钱伟.大数据背景下国有集团企业档案数字化建设的完善策略［J］.黑龙江档案，2023（4）：111113.

［3］张阿敏.“双高建设”背景下高职院校档案数字化安全管理问题及其对策研究［J］.兰台内外，2023（4）：1012.

作者简介：苏淑瑜，女，福建德化人，馆员，本科，研究方向：档案管理。