浅析新医改背景下如何做好医院档案管理工作

文/刘丽

医院日常管理内容多，其中医院档案管理是日常管理工作的一个重点。随着医疗改革的持续深入以及信息化技术在医院不同科室、不同管理部门的应用，对档案管理工作提出了更高要求，并强调各项档案工作管理的规范化，提升档案管理质量与效率。当前医院档案管理工作中还存在一些不足，需要在分析档案管理工作现状的基础上给出对策，促进档案管理工作的规范，发挥档案在医院不同方面工作的应用价值。

新医改背景下医院档案工作规范化管理的意义

新医改背景下对医院档案工作管理有着更高要求，其中规范化管理是基本要求之一。同时加强档案的规范化管理具有重要的现实意义。

提升档案管理效率。医院日常管理工作中产生的档案较多，通过加强规范化管理，能够确保不同部门、不同科室规范完成各种档案的收集、整理、保存、利用等。相对于医院档案管理的随机性，通过规范化管理可保证档案管理各项工作都有明确的标准、流程与要求，更有利于档案管理人员在工作中积累经验，促使档案管理效率的持续提高，进而为医院的管理以及相关业务开展提供支持。

确保档案资料的完整性与安全性。医院档案较多，在管理时容易出现档案损坏、档案丢失等问题。而通过加强对医院档案的规范化管理，能够通过规范化的要求完成各类档案信息的保存、存储、备份等，降低档案丢失或损坏风险，有效保证档案资源的完整性、安全性，为档案信息的实际应用奠定基础，兼顾医院与患者的权益。

促进对医院档案的有效使用。医院档案信息在医院不同管理工作中发挥着重要作用，如临床典型患者的病案资料能够为临床科研、医疗、教学工作提供素材；而医院人事档案则可为医院人事改革与变动提供参考，提升医院人力资源管理水平，发挥不同医务人员的作用。相对于早期医院档案管理，通过加强医院档案的规范化管理，能够更好开发与利用不同档案资源，进而为临床医学、医务人员岗位调配、职位晋升、攻克医学难题等提供依据。通过对医院档案的规范化管理，能更好发挥档案的作用，提升对档案资源的利用率。

促进医院管理水平的提升。医院档案管理作为医院管理的一个重要部分，通过加强医院档案的规范化管理，并进一步影响医院的人事管理、医疗管理、财务管理、后勤管理等相关工作，可促进其他方面管理水平的提升。通过多方面管理水平的提升，将整体提高医院管理水平，促使医院能够运用现代管理学思想、管理方法等开展日常管理，提升医院管理的科学性与规范性。

符合新医改的具体要求。与早期管理相比，新医改对医院多个方面的管理工作提出了更高的要求，而档案管理作为医院管理的重要组成部分，也需要满足新医改的相关要求。通过加强医院档案规范管理，更好地适应新医改要求，能为医疗改革提供各方面的档案信息支持，提升新医改决策的科学性、有效性。

医院档案工作规范化管理现状

档案管理流程的规范化不足。尽管在医院档案管理中强调规范化，但是部分医院在档案管理期间的流程本身存在不规范性。如在档案管理方面没有明确的规范流程，同时管理流程也不统一，没有充分考虑不同档案资料的管理特点，致使流程规范化不足，造成档案管理中出现部分信息重复、信息不完整、档案管理信息分类混乱等问题，影响档案管理效果。

档案管理信息化程度较低。新医改下医院档案管理基本已经实现了从传统纸质档案管理向电子化档案管理的转变，提升了医院档案管理的信息化程度。但是档案管理信息化程度较低，不同医院在档案管理信息化水平方面参差不齐，同时医院其他相关系统与档案管理信息系统尚未实现兼容，无法完成信息共享。此外，医院档案信息较多，但信息化程度较低使信息检索效率不高，影响对档案中各类信息的利用，不能更好地发挥档案信息在医院管理方面的作用。

档案管理相关制度不健全，制度执行不到位。不同医院根据档案管理的规范化要求制定了相应的管理制度，但是管理制度不健全，不够精细化，侧重于整体档案规范化管理，未能充分考虑医院各类档案的特点以及实际管理需求。部分医院虽然有档案管理制度，也能够定期更新，但是因为缺乏监督以及没有对档案管理进行绩效考核，造成制度在实际指导档案管理工作过程中存在执行不到位的情况，没有充分发挥制度的指导以及规范化管理作用，影响医院档案管理工作规范化开展。

新医改背景下医院档案工作规范化管理措施

持续规范医院档案管理流程。医院在档案工作规范化管理中需要有规范的医院档案管理流程，并结合新医改的发展持续调整。结合医院不同档案特点，针对不同档案类型确定出统一的档案管理标准，确保不同类型医院档案在分类、档案编号、档案存储、档案使用、档案查阅等方面有统一的管理标准。确保医院档案管理的标准化，规范整个管理流程，确保档案管理工作的规范化。考虑到档案管理人员在整个医院档案管理工作中的重要性，可从档案管理基本知识、档案管理标准与要求、档案管理信息化、档案管理相关软件操作等知识与技能出发，加强培训，通过定期开展档案管理培训，帮助医院档案管理员工提高医院档案管理知识与技能，按照要求完成对医院档案的规范化管理。通过对医院档案管理流程的规范与统一，提升医院档案规范化管理质量。

提升医院档案管理的信息化程度。医院在档案管理方面不仅需要注重信息化技术的应用，还需要提高档案管理的信息化程度。应强调电子档案管理系统的应用，并注重该系统与医院其他相关系统的兼容与部分信息的共享，实现不同管理系统的信息联动，提升医院档案管理的规范化与高效性。运用信息技术实现对医院档案信息的数字化存储、查询与检索。重视大数据技术、云计算技术等在医院档案信息管理中的应用。为了提升医院档案管理的信息化程度，要做好硬件设备的支持工作，如购置高性能计算机、高性能快速读取存储设备、较好的网络设备等，确保医院档案管理有较好的信息化基础设施。医院档案信息化管理过程中也需要做好信息防护，避免档案信息可能被非法获取、非法篡改或者泄露等，要求档案管理人员及时做好档案数据信息备份、通过相关加密技术以及访问控制等确保信息化背景下医院档案管理的安全性。

持续完善医院档案管理制度并强调执行力。医院档案工作规范化管理过程中需要不断完善管理制度，强调管理制度的精细化，依据医院基建档案、病历档案、人事档案、文书档案、科研档案等各类档案的重要性、数据量等制定出符合各类档案管理内容的管理制度，提升管理制度的精细化程度，通过更加具体、详细、规范的管理制度确保医院不同档案管理工作的规范化开展。精细化的档案管理制度可让不同档案管理岗位工作人员结合档案类型、范围、分类、保管期限、管理要求等完成管理，指导医院各类档案管理工作，提升档案管理的规范性。为了让医院档案管理制度有效实施，需要落实档案管理责任制，明确不同人员在档案管理中的责任、义务、工作内容等，保证权责对等，确保不同档案管理制度能够执行到位。在档案管理制度执行期间，还可加入考核机制、激励机制、监督机制、沟通机制以及反馈机制等，通过考核评价、激励措施，确保不同人员能够按照要求开展档案管理工作，提升医院档案管理工作质量与管理效率。通过沟通机制，促进不同部门、不同科室与医院档案管理室的沟通与协调，提升档案管理效率，并收集不同部门对档案管理的意见建议。通过反馈机制的应用，便于患者、医护人员、档案管理人员、医院行政管理人员等参与到档案管理中，并提出对档案管理的建议等，能够对医院档案管理流程的优化以及档案规范化管理提供动力，对做的不好的方面进行调整，从而为不同人员提供更加便捷、安全的档案信息，提升对档案信息的有效利用。

医院档案的规范化管理对提高档案管理效率与管理质量、促进档案管理人员业务能力的提升有积极作用。不同医院在档案管理过程中应充分认识到档案管理的重要性，并重视基础设施的投入，依靠现代信息化技术的应用，提升档案管理的信息化程度。对医院档案管理人员需要定期加强知识与能力的培训，确保不同档案管理人员符合新医改背景下的档案管理要求。在医院档案规范化管理中还需要不断总结，听取来自各方的建议，促进医院档案管理的规范化以及服务质量的持续提升。