企业物资供应采购中的风险管理与控制策略研究

■刘艳梅 开滦（集团）有限责任公司物资分公司

良好的物资供应是企业存续和发展的关键所在，而其又依赖于采购这一重要的供应链管理过程。物资供应采购对市场、政策、需求等多元因素较为敏感，天然存在各种内部和外部风险，如采购目标模糊、内部监督机制失效、计划性不足、供应商管控不力以及不可抗力等因素。这些风险可能导致采购目标难以实现、供应链中断、质量问题以及成本增加等不利影响。因此，加强物资供应采购中的风险管理与控制至关重要。

一、物资供应采购中风险管理与控制的概念

1. 物资供应采购的定义和影响因素

物资供应采购是企业为满足生产、运营或项目需求而从外部采购所需物资的过程，涉及选择供应商、谈判合同、购买物资以及管理供应链等环节。物资供应采购的成效受多种因素的影响，其中内部因素主要包括采购需求和计划、组织结构、采购预算和资源限制，以及内部控制机制等，而外部因素则通常涵盖市场供需变动、政策法规和行业环境、以及自然灾害和不可抗力因素等。内外部因素都将影响到物资供应采购目标的实现，带来不确定性和风险，关系企业正常生产运营和长效发展目标的实现。

2. 物资供应采购中风险管理与控制的定义和基本原则

物资供应采购中的风险管理与控制是指企业在物资供应采购活动中，通过识别、评估、规避、转移和管理风险，最小化风险对采购活动的不利影响，起到确保物资供应采购顺利实施、保障企业正常运行的关键作用。落实物资供应采购的风险管理与控制，既需要遵循系统性原则，建立成体系的机制以确保对风险隐患排查到位、处置及时，也需要重视动态管理原则，实现持续而全面的风险评估，以尽可能提前识别和科学预测潜在风险、及时采取应对措施，以充分降低损失、提高风险管理与控制效果。

二、物资供应采购中的主要内部风险

1. 采购目标模糊削弱采购针对性

对企业而言，物资供应采购往往涉及相当体量的现金流调动和一定的采购周期，并关系到企业能否及时获取正常运行所需的资源。在目前市场大背景下，企业之间的竞争更加激烈，而作为企业正常运行必不可少的物资供应直接决定了其能否在激烈竞争中站稳脚跟。一旦物资供应采购出现异常，不仅可能影响企业运行，更可能因此增加其所占据的现金流，进而令企业在市场竞争中处于劣势。故而，物资供应采购流程所提供的容错率较低，更要求企业通过明确的采购目标确保物资供应采购的精确性和及时性。

在实际中，企业内部可能由于采购团队开始采购之前对所需物资的规格、数量、质量标准等指标了解不充分、对不同部门间的需求协调不充分等原因，令采购计划与实际需求产生偏离，导致采购活动缺乏明确的方向和目标。这可能导致所采购的物资存在质量不符、类别错误等无法充分匹配实际需要的情况，削弱采购的针对性和效果，而必须通过支付额外的成本调换甚至重新采购，造成时间成本、经济成本等方面不必要的损失。另外，这也将引起供应商选择不当、成本控制偏离实际等情况，不仅不利于企业在物资供应市场上建立良好形象、与供应商维持良性关系，也不利于对物资供应采购过程进行精准绩效评估，使采购活动的效果无法准确衡量和改进。

2. 内部监督机制失效产生隐患

企业内部对物资供应采购过程的监督机制不到位，工作流程有失规范，缺乏成体系的管理制度和有力执行等现象，将导致一系列风险和不当行为的产生，不仅影响企业的运行效能，更不利于其通过高效运用资源实现长远发展。从合规性监督角度来说，缺乏有效的内部合规控制和监督机制可能导致采购活动中的不合规问题，如违反法律法规、违背道德准则、不当竞争等，进而带来法律风险和声誉损失。例如，采购决策和行为没有规范的授权与审批程序，可能导致采购人员的行为脱离掌控，进而增加内定供应商、操纵采购过程等贪污腐败和权力寻租情况。另外，内部监督机制的失效，也将加大物资供应采购过程中产生未经授权的信息披露、数据篡改等信息泄露和数据安全问题的发生概率，为企业带来经济、商业口碑等多方面的损失和不良影响。

3. 对于物资采购的计划性不足加大风控难度

尽管企业的物资供应采购具有一定的动态性，但依然需要通过合理规划和计划进行控制，以避免采购计划调整产生的供应链管理和库存控制风险。基于过往经验以及当前企业实际运行情况，在理论上可以实现对物资供应采购需求的科学预估，作为企业物资供应采购的决策依据。当前，企业相对忽视对物资采购的计划性与前瞻性问题依然凸显，导致在制定物资需求的评估规划上缺乏准确性和稳定性，既不能准确贴合物资采购计划与实际需求，同时也没有建立有效的采购计划变更适应机制，导致企业物资供应采购计划频繁变更、扩大，因此造成的不必要损失，引起了更多工作时限与风控流程的矛盾，为有效落实风险控制提高了难度。具体来说，一方面采购预算等的制定不科学，与实际情况产生偏离，且未进行及时修正，导致在采购活动落实过程中引发资金短缺、无法满足采购需求的情况，使风险隐患增加。另一方面由于采购计划的不确定性增大了项目管理失效和执行不及时的可能性，使物资采购产生时间延期、体量或规格误差等情况，不利于采购目标的实现。

4. 管理手段和专业素养不高失去有效监管

在管理手段方面，缺乏有效的采购流程和制度等基础和依托，增加了采购决策和过程管理的随意性，科学依据和数据支持不足，更容易产生不合理的采购决策，同时对采购过程中的内部监督机制不够健全、审计等手段运用不到位，难以及时发现和纠正采购过程中的问题和违规行为，导致风险隐患酝酿，扩大可能产生的影响和损失。而负责物资供应采购的部门工作队伍对风险管理和控制的重要性认识尚不深刻，时常出现负责物资供应采购的工作队伍尚未熟练掌握企业运行和物资流转的各个环节、其余公司部门不了解物资供应采购的流程的情况，使二者之间产生明显脱节，加剧了因专业素养和技能不够扎实导致的企业协调配合效能降低现象，以及对潜在风险点的理解和把握不到位问题，令监管流于表面、风险隐患存在漏控可能。

三、物资供应采购中的主要外部风险

1. 供应商管控不力

对物资供应方的资格审核和现状关注不足，没有及时掌握和更新其具体情报，也缺乏供应方管控和储备意识，在遇到因不同因素导致的供应商无法提供物资情况下，需付出更多成本实现物资供应采购目标，甚至无法及时获得所需物资。比如，对供应商的合同履行能力评估不到位，导致错误估计供应商能力，从而增加供应链不稳定性，在供应商的能力无法满足采购需求时无法有效应对物资供应不足、交货延误等问题，不利于企业运行和发展。另外，对供应商了解的同时，也决定着采购方与供应商之间的信息对称性，缺乏对供应商的了解，将无法识别出其中信用或者能力方面劣势的供应商，更容易造成企业难以应对因此带来的供应商如以次充好、合同条款陷阱等以利益为导向的不当行为，以及降低对供应商的管控质量，进而因管控不力使其供应物资的效率和质量下降，影响企业的正常生产经营活动。

2. 市场环境波动不敏感

对物资所处市场环境供需关系和政策影响等情况没有实时掌握，从而在制订采购计划和执行时产生供需双方间的信息不对称，导致在供应链维护和物资采购价格谈判、合同签订等环节更难以达到符合企业利益的最优解，限制企业发展目标的有效实现。这一角度包括对市场供需条件和价格变动的波动导致的物资供应采购难度与成本变化，以及有关政策法规出台所带来的影响、市场发展趋势等多元因素的考量。

3. 不可抗力导致的风险

企业物资供应采购过程中的风险管理与控制，还存在不可抗力影响，即使通常因为不可抗力客观存在而导致的风险一般为小概率事件，但在特定条件下依然可能对企业的物资供应采购造成冲击，进而影响企业的存续和发展。常见的不可抗力包括如地震、洪水、台风等可能导致供应链中断、设备损坏或物资运输受阻的自然灾害，或对身处国外、政治不稳定条件下的政府变革、社会动荡等情况，又或者是全球性的金融危机、通货膨胀等金融波动导致供应商失灵、物价波动或物资供应紧张等情况，从而为企业物资供应采购除常规风险管理和控制能力外的抵御风险能力提出了要求。

四、物资供应采购中加强风险管理与控制的措施

1. 完善组织架构和制度体系

为企业的物资供应采购建立专门负责风险管理与控制的工作团队，负责制定和实施风险管理策略、制度和流程。在此基础上，推进基于企业生产运营实际的流程梳理和明确的风险管理与控制方案，对风险识别、评估、监控和应对等各个环节的具体步骤和工作责任进行细化明确，形成完整的风险管理与控制制度框架，基于细分的职责职能与标准化操作过程进一步提高物资供应采购流程的规范性。同步构建和完善系统化的风险信息收集和监控系统与内部控制机制，既确保工作团队能及时获取和分析与物资供应采购相关的风险信息，也通过落实审计制度、风险控制指标体系和全过程监督，保障风险管理与控制措施得以有效实施。另外，还需要建立物资供应采购的模拟演练与评估机制，将负责物资自采购到使用全过程所涉及的部门和人员纳入演练与评估队伍，实操物资供应采购过程，并针对其中的潜在风险点、可优化提升环节进行识别，通过定期排查和演练实现物资供应采购的持续优化以及风险预估，便于及时采取措施、提前制定风险处置预案做出针对性的预防。

2. 制订动态采购计划和全过程管理制度

实现物资供应采购全过程管理，对物资供应采购的各个环节进行管理和控制。在采购计划制订前充分考虑其动态性，根据实际需求和市场情况以及可能的风险与变动及时进行调整和优化，确保采购计划与风险管理策略相协调。采购计划的制订过程中，统筹考虑内外部风险点和体现形式，通过设置备用方案、科学预测等方式，实现对潜在风险的有效应对。在物资供应采购落实过程中，充分探索供应链可视化和实时追踪，掌握物资的流向和供应链节点，及时发现和解决潜在的风险和问题，确保供应链的稳定和可控性。在物资采购和收取时围绕质量控制设置科学的指标体系与检测方式，确保物资符合质量要求和采购目标，减少质量风险发生的概率。另外，围绕不可抗力和监管失效等突发情况，合理制定风险溢价策略，并适当预留物资作为备货和缓冲，以应对物资供应采购中的不确定性。

3. 加强供应商管控与审核

建立完善供应商资质评估和综合筛选机制，立足企业实际需求对潜在的供应商进行全面评估和建档入库，掌握并及时更新其财务状况、生产能力、产品质量、产品价格和交付时效等多元指标，确定主要供应商和备选供应商，以此预留风险应对空间。引入专业技术支持队伍、物资利用部门、采购责任部门等多元主体参与招投标和合同签订，提高物资供应采购的专业性，并预先设置违约条款等指向供应商的约束机制，确保供应商履行合同义务，减少合同风险和纠纷的发生。依托物资供应采购的阶段性节点，就工作成效开展绩效评估和供应商审计，将结果运用至流程优化和与供应商共同改进之中，进一步加固双方合作的稳定性，减少风险发生的可能。

4. 构建信息化平台优化管理手段

探索建立集中统一的物资供应采购信息化平台，用于整合和管理与物资供应采购相关的数据和信息，以及供应商数据库、采购计划与执行成效、风险管理系统等内容，促进实现实时信息共享和数据交互，加强信息化平台的数据安全与保护措施以确保信息安全。同时，有机结合技术手段和风险管理与控制，例如探索物联网、人工智能和大数据技术在物资供应采购之中的应用，嵌入例如物资调度、质量检测、数据预测等环节之中，充分提高供应链各个环节的风险监控、数据分析和预警等领域的自动化智能化程度，减少误判可能并提高工作效率，缩减重要数据和关键信息获取和对风险隐患做出响应的耗时，提高风险管理与控制决策的有效性。

5. 加强专业队伍建设

为风险管理和控制团队提供专业知识和技能的培训与补强，促进其充分提升对企业物资供应采购全流程和生产经营实际的了解与掌握，并通过促进多部门协同合作进一步拓展风控团队的知识面，提高其对市场波动、政策法规等外部因素和内部控制等情况的敏锐度。根据企业实际需求，适当引入第三方团队或招聘具有相应领域工作经验和技能基础的工作人员，作为提高团队专业性的节点。同时，将风险管理和控制相关的教育培训范围拓展至企业全体职工，以塑造其风险管理与控制的正确意识和认知，形成良好的风控氛围。结合差异化、阶梯性激励机制设置，充分激发企业上下重视风险管理与控制、积极提升专业技能、执行相应决策的积极性与主动性，实现物资供应采购中风险管理与控制成效的长期提升。

四、结论与展望

物资供应采购领域的风险管理与控制不仅面临一系列挑战，同样随着工作理念与技术手段的革新和普及而迎来机遇，通过有效风险管理与控制提高物资供应采购的稳定性与综合效益，有助于企业更高效地运用自身资源，从而在市场竞争中获取并积累优势，有效抵御内外部的风险，实现自我优化，从而达成企业的经营发展目标。为此，需要业界对该领域的工作提起高度重视，实现长效探索和资源倾斜，围绕供需双方更好协作等方面做出持续努力。