浅析国企办公物资集采平台的品类管理实践

作者简介：胡丹，（1987.12-），女，汉族 ，湖南省益阳市，中级职称，硕士，研究方向：经济类。

摘要：市场经济与社会环境的快速发展对国有企业物资采购管理提出了更高的要求与挑战。 办公物资集采平台为破除机制上的瓶颈以获得突破性提升，应跳出传统采购模式思维，引进品类管理机制。本文基于核电领域某国企办公物资集采平台实施品类管理的可行性与必要性，分析其物资采购品类管理现状及优势，以促进物资采购的管理提升，从而提升采购效率和采购质量。

关键词：办公物资采购;集采平台;物资采购管理;品类管理;管理实践

办公物资采购存在需求零散、种类多、频次高的特点，集采平台的成立一定程度上集中的采购规模，但未对商品品类进行划分和管理，传统一单一采的方式耗时长，采购服务满意度低，已经不足以支撑核电领域办公物资需求的快速增长。品类管理理念的提出，是实现对需求和商品的有效分类，能够促进办公物资采购整体管理水平的提升，从而推动物资采购战略管理目标的实现。

1传统采购方式存在的问题

传统的采购主要采取邀请询价、竞争性谈判、招标等方式进行，在实际过程中：

（1）办公物资采购需求种类复杂，包含办公设备、IT物资、家用电器、家具餐厨、办公文具、日常生活用品、物业五金等。同类需求缺少统一标准，需求零散、涉及品类广，导致需求计划无法按时、准确提报[1];  （2）集采平台采购人员大部分精力疲于“一单一采、一单一付”的重复劳动，每一单采购均需要根据授权管理制度进行审批，没有精力和时间对市场进行深入调研;（3）采购工作量大，只能关注事后把关。所采购物资的质量、价格、交期相关的风险控制都是通过合同的签订、格式条款的质量承诺、到货复检、事后质量验证等方式来将风险降到最低;（4）供应商数量众多，资质与信誉参差不齐，导致对供应商准入、审核、履约管理难度大，缺少长期合作的战略伙伴; （5） 物资采购品类繁多、采购数量大、采购周期长，需要采购人员具备较高的职业水准和专业技能，否则无法从根本上保障所有类目尤其是复杂类目商品的供需平衡和综合效益。

2品类管理的概念及重要性

2.1品类管理的概念

品类管理的概念，最早起源于商品管理领域，主要用于解决零售商的营销决策问题。在最初的管理实践中，品类管理的应用是基于“商品零售商通过将品类作为一个策略经营的单位，以消费者的价值提升作为焦点，以实现品类共同管理的过程”作为定义。

近年来，品类管理逐步被引入企业的物资采购管理应用中，提出了以“将供应商的产品与服务作为焦点，对企业的战略管理和运营成本持续优化，对商品实现有效分级分类，从而推动实现对采购的产品与服务分类管理，达到资源整合、节约成本、提升采购效率的目的，促进采购活动的综合利益最大化。

2.2品类管理的重要性

品类管理的本质其实是企业依据产品或需求类别开展专项品牌管理。与传统品牌管理方式不同的，品类管理使得每一个类目下的商品都能得到均衡和充足的资源支持，以保障日益增长的贸易权利向商品品类盈利能力转变。在实施品类管理时，应首先确定商品品类架构，覆盖所有采购需求的具体要求[2]。

在物资采购领域，品类管理作为企业内部管理的一项战略手段，需要从采购的产品及服务的技术参数、用途等具体特点出发，通过一定的管理实施，整合物资采购的各个环节，充分利用物资采购数据开展管理决策项目，从而来推动采购成本的降低和资源的节约。

3核电领域某国企物资采购管理现状

3.1采购管理制度注重流程规范导致资源浪费

由于核电领域备件及工业品等物资属性本身具有较大局限性，加上集团对采购过程管理的严格性，导致现有采购管理工作制度与体系建设方面存在重流程规范、轻采购结果的情况，不同采购量级的采购流程基本一致，采购人员的投入与产出不一定呈正相关，导致资源配置与运用不合理造成资源浪费，变相造成采购成本的增加。

当前采购管理制度中主要包含邀请询价、竞争性谈判、招标等传统方式，对流程规范性高度重视，缺少新型采购方式的探索，采购方式缺乏适度的灵活性，采购人员“一单一采”，每一单采购均按照流程和环节审批，采购周期长影响物资的保供。

综上，现有采购管理制度对于降本和增效的采购管理目标有一定的不利影响。

3.2办公物资种类繁多、需求分散，导致采购管理难度高

办公通用物资涵盖的种类多样且复杂，包含办公设备、IT物资、家用电器、家具餐厨、办公文具、日常生活用品、物业五金等，加之采购数量大、采购频次高、采购周期长，导致在采购过程中存在各类不确定因素从而加大了物资采购管理的难度。且在当前采购管理实践中，并未对物资分级分类管理，所有类别的采购均遵循同一采购流程进行管控，必然会对采购管理的效果产生一些不利影响。同时，由于采购管理力度的不足和难度的提升，经常出现物资采购周期超出采购计划日期，严重影响到集采平台物资采购的综合效益。

3.3引入品类管理理念，但配套管理机制并不成熟

虽已初步意识到品类管理理念的必要性，但由于集团采购管理理念较为落后，管理制度过于深入与固化，品类管理局限性较大，目前仍缺乏科学完善的、可切实執行的品类管理机制使品类管理工作与采购工作各环节相匹配，在具体的采购计划和管理策略方面也不够全面与合理，造成品类管理实施的效果与目标存在偏差，更谈不上从本质上保障品类管理工作的科学性与有效性。同时，面对当前物资采购成本管控的业务压力，如何从实际业务场景出发，运用好品类管理机制，以提升集采平台物资采购综合效益成为当务之急。

4品类管理实施的重要因素

品类管理是以品类为核心，建立标准的品类树目录，持续关注各品类的采购活动，通过数据分析，从品类的生命周期角度制定合适的品类策略和机制并落地实施，从而降低供给风险和采购成本的一系列活动。

4.1品类管理的实施基础

建立一套标准的品类树目录，涵盖办公物资所有需求。以品类为核心，以需求为导向，改变供应商越多越安全的理念，从品类全生命周期的角度，以价值为导向引入、储备和优化供应商库。以品类树为抓手，打通采购需求与供应商之间的供应链。制定合理、科学的采购计划，有序开展签订采购合同、合同履约及供应商履约绩效管理一些列活动，在合法合规的前提下提升采购综合效益。

通过分析市场行情、设置统一的技术标准、确定影响价格的因素、筛查和评估供应商、确定采购策略、组织采购实施、签订采购合同并跟踪合同履约等品类管理的主要因素，识别和关注高价值链条，实现供应链总成本最低、总效益最高的管理模式。

品类管理是释放品类管理流程的力量和提升组织价格的先决条件[3]。它建立在三大基石和四大支柱上。三大基石分别是战略性采购、管理市场、推动变革。四大支柱是指突破性思维、以客户为中心、跨部门团队合作，及依托事实和数据。这些支柱源于实践，是促使采购品类管理成功的必要因素[4]。

4.2品类管理的实施步骤

品类管理的全过程实际上是一个按顺序完成一系列单独活动的全过程。主要包含支出分析、需求分析、供应市场分析、制定采购策略、选择供应商谈判、管理供应商合同、交易及持续跟踪七个实施步骤 [4]。

通过对基础数据的分析，使采购人员对各个品类的供需情况了解更清晰，同时为后续制定科学的采购策略提供依据。通过对每个品类的动态管理，不断调整和改进每个步骤，以促进品类管理更科学、更合理的实施。

5品类管理实施的有益举措

为推动品类管理在办公物资采购中应用实现，建议从以下几方面对品类管理相关机制进行管控和完善。

5.1站在数据的后台连接需求与供应商

在办公物资实施品类管理的实践应用中，应注重对历史数据与过程资料的有效利用，建立办公物资采购品类管理数据库，通过数据分析了解各品类的管理特点和市场变化。同时，通过对数据的整合、提炼，分析各类采购需求的趋势，摸索各类数据之间的内在规律和关联，为品类管理实施的科学性、有效性提供数据支持，充分发挥采购活动背后数据资料的价值和作用[5]。另一方面，应保持对市场发展前沿动态进行分析，保障品类管理机制能贴近市场与行业发展。

品类管理实践，本质上是对一个目标品类进行商品动态管理的过程。集采平台已经对办公物资梳理出390个商品类目，后续应该利用信息化手段对各个类目下的需求及采购情况进行数据分析和利用。以需求为导向，持续对各个品类实行数字化评估，建立数据化评估体系，根据采购需求的发展，确定阶段性品类策略和评估结果并不断优化和完善，同时要避免数据分析停留于纸面，真正发挥数据对实际业务的指导作用，成为商品决策的支撑。

针对核心品类由集采平台与供应商组合完成核心品类共享核心资源、共商品类策略，实现互利共赢的战略成果;对于普通品类利用信息化电商采购平台的供应链优势，对单次采购价值低、采购频次高的商品进行全覆盖，释放采购人员的精力投入更有价值的采购活动，提升整体采购效益。

5.2对物资品类进行合理的划分与配置

根据帕累托法则，80%的年采购额仅覆盖20%的采购品类。通过收集和掌握采购需求，对需求商品的品类进行划分与定义，并形成统一的界定标准。对物资品类的划分，能对各个品类的基本属性和关键属性进行有效识别，再根据采购需求的紧急程度、重要程度进行合理的设置，有利于品类管理相关活动的实施。

同时，通过建立契合实际需求的品类管理工作体系，能够在实现对办公物资采购品类划分和定义的基础上，促进采购服务质量的不断提升，实现节约资源、控制成本、提升效率的目标。因此，持续优化品类采购策略与工作方案，对办公物资采购中商品品类、属性、价格、数量、供应商资源等因素的相互协同，为提高品类管理的决策水平提供有效支持。

5.3成立品类管理组织

从采购模式转向集采平台后， 传统采购部应该从技术型的采购工作中解脱出来，转向商品管理的模式，按照品类管理的模式运作，构建以品类经理为核心的品类管理型组织，培养品类经理和品类专员，借助信息化系统和电商平台从管理型的工作转向经营性工作。前者负责品类下商品线的规划、数据分析以及需求分析，将商品的买和卖联系起来;后者类似于采购员角色，进行日常补货、库存管理、支付管理等，实现内部供应链分工。

商品管理型组织主要致力于研究需求与商品的对应，为采购需求与供应商之间做好连接，其主要变化在于强化了品类管理的理念，设置了品类经理的角色，实现对需求和商品负责，保障需求的及时供应、提升采购的综合效能。

5.4从战略层面与核心供应商培养良好合作关系

在对办公物资实施品类划分和品类管理的基础之上，通过与采购需求的相关结合，筛选战略供应商和关键供应商构建良好的采买合作关系，利用供应商的强大供应链资源为办公物资的集采提供支持和保障。要实现与核心供应商的友好合作关系，一方面，需要对关键品类进行识别与确定，寻找相匹配的供应商资源;另一方面，需要对现有供应商进行履约能力的综合评估，实行分级分类，加强与优质供应商合作的力度。

结合战略采购的理念，可以根据品类、金额和采购风险将供应商分为：战略供应商、瓶颈供应商、杠杆供应商和一般供应商，其采购特点、采购策略如表1所示。

5.4持续优化和完善品类管理相关流程

持续优化办公物资品类管理的作业流程和操作环节，也是促进品类管理效果提升的有益措施，具体可以从以下方面着手：

（1）对办公物资实行品类管理的可行性进行客观评估，正确认识现有品类管理能力，通过对组织和人员的能力培训，打好品类管理工作实施的基础。

（2）加快集采平台向品类管理组织的转型，设定采购管理目标，由品类经理对相关工作开展有效执行和有效指导，促进品类管理有效实施的同时提高管理成效。同时，也需要关注品类管理工作人员技能水平的提高，分析存在的问题与不足，适实调整品类管理组织架构，为制定科学、合理的品类管理实施计划奠定硬件基础。

（3）充分发掘和培养组织与人员品类管理的潜力后，制定明确的的品类管理实施计划与执行步骤，并严格落实，对计划的有效实施进行实时监督与纠偏，以保障品类管理工作的效果。

（4）关注品类管理实施的经验总结和反馈，将品类管理的执行效果与采购管理的战略目标进行核对、检查，对战略目标与计划中各个品类角色和技术开发进行明确，促进采购战略管理的灵活实施，为物资采购管理战略目标的实现和管理水平的提升提供强有力的支持。

6结语

办公物资采购下的品类管理是打破体制机制瓶颈，推动传统的采购方式向供应链一体化采购转变的有益探索，通过合理整合市场资源，达到提升采购管理质量和水平，提高办公物资采购工作效率的目标。

品类管理工作是一套系统、复杂的管理体系，应当注重与实际业务情况相结合，加强物资采购品类管理的力度，从采購管理的战略与决策目标出发，不断完善具体的管理对策并严格执行，保障品类管理的有效实施的同时最大限度的控制采购管理成本。

参考文献

[1]陈晟. 框架协议招标对于企业的重要性分析[J]. 经济视野，2014 （13）： 65.

[2]姜威 . 某海油工程公司承建的涉外LNG项目风险管理问题研究[D]. 西南交通大学，2017.

[3]马振光. 浅析竞价采购[J]. 铁路采购与物流，2006 （5）：46-48.

[4]Jonathan O’Brien. 采购品类管理-使企业盈利最大化的 战略方法和实施流程[D]. 北京：电子工业出版社，2017.

[5]鄢浩宇. 品类管理实践系列报道之三：站在数据的后台理解消费者[J].中国药店，2011（1）：64.