如何做好高校图书馆采访工作

徐美兰

采访工作是高校图书馆资源发展中非常重要的环节之一，关系到读者服务工作的质量以及图书馆可持续发展的大局。“后人若对我们工作如有所褒贬, 绝不是因为完备的目录,精密的分类方法,简便的出纳制度,或是完善的参考服务,而是针对藏书——究竟从我们的手中留下些什么?或是忽略掉了什么?”——美国前全国图书馆协会主席、伊利诺大学图书馆馆长罗伯特·唐斯(Robert B Downs)在论及后人对图书馆采访工作的评价时的感言精辟地道出了采访馆员在图书馆资源发展中的重要性。

图书馆的采访工作，分为采、访两个环节。采，即选取，包括资源种类的选取、资源获取途径的选取、供应商的选取；访，即广泛地征求意见，一是广泛地调查读者的信息资源需求，二是广泛征求师生对馆藏资源的评价。访是采的决策依据，采是访的资源基础，采、访相互作用促使图书馆采访工作这个有机整体的可持续发展。

一、访，泛谋也

访，“泛谋也”，即广泛地征求意见，《说文解字》对“访”字的解释准确地诠释了其在图书馆资源采访这一术语中的含义，即广泛地调查读者的信息资源需求，广泛征求师生对馆藏资源的评价。“访”是采访馆员的工作着手点和重点。

（一）读者信息资源需求的调查分析

1.基于读者引用行为的需求分析

通过读者发表文章、论著的引证文献统计分析读者的信息资源需求。文章、论著是读者科学研究的成果形式之一，反映了读者科研过程中的部分信息资源需求。采访馆员可以利用CNKI、SCI等数据库，通过本校师生发表的期刊论文、会议论文、学位论文、专利等文献中的引证文献来统计分析读者的信息资源需求，作为资源选取和保障策略的决策依据。

2.基于读者请求文献的需求分析

读者的文献请求，反映了读者在学习和科研过程中使用信息资源的行为特征，直接反映应读者实际信息需求和馆藏资源对读者实际信息需求的保障情况。

读者请求文献一般通过三种方式： 一是通过OPAC检索，二是人工咨询，三是通过原文传递和馆际互借。要统计读者在请求文献中体现的信息资源需求，需要读者服务部门、技术部门、业务部门的协调，读者服务部门收集读者人工咨询和原文传递和馆际互借中的信息资源需求，技术部门收集读者通过OPAC检索值体现的信息资源需求， 业务部门的采访馆员负责汇总分析读者所请求文献对本校读者的潜在价值，决策相应的保障方式。

3.基于读者推荐订购的需求分析

读者推荐订购， 是图书馆提供的个性化服务项目。读者荐购信息体现两种情况，一是读者需求但在馆藏中未能找到的资源，二是读者自己拥有并认为对本校读者有潜在利用价值的资源。 图书馆采访人员要从多方面调查分析、评价荐购资源对本校师生的价值，从而判断其对本校读者的潜在价值，进而决定适当的保障方式。

（二）采访质量评价—基于订购反馈的读者意见分析

采访质量评价的重要指标是馆藏资源的利用率，馆藏图书可通过借阅情况统计利用率，而不外借的连续出版物资源，可利用引文法调查读者利用情况，以及利用调查访问法广泛地征求读者的评价反馈信息。

1.引文法评价

引文法，是一种主要反映读者引用信息资源情况的馆藏评价分析方法。从读者发表文章的引证文献调查馆藏信息资源的利用情况。采访馆员利用数据库的参考文献检索功能，以本馆现有馆藏信息资源作为检索条件，检索本校师生发表文章中引用本馆藏信息资源的具体论文数据，论文数越多，说明该刊与本校相关专业的信息需求匹配度越高，采访质量越高，反之相反。

2.调查访问法

将馆藏信息资源评价结果通过E-mail、面谈等访问形式广泛征求读者意见。首先访问对象的选择，利用上述引文评价方法， 选择发文多且影响力强的本校通信作者；然后确定访问的内容，从以往关于学术期刊订购的访问调查经验发现，被访问对象对是否维持续订持无所谓的默认态度，对采访决策不能起到依据作用，而转换思维，对被引用次数低甚至为零的资源征求停订意见，反而会引起师生的关注，并提供反对停订某种资源的依据，这样的反馈信息对采访具有决策依据作用。

资源采访工作是一个周而复始的循环过程，采访质量评价中反馈的意见和建议是下一年采访工作要重点解决的问题，由此循环往复，不断总结、发现和解决问题，不断提高采访质量，使信息资源能满足读者不断变化的信息需求，最终达到经费与资源发挥最大效用的目的。

二、采，选取

（一）资源的选取原则

1.资源适用性

经费缩减、馆舍有限的条件下，“大而全”“小而全”的高校馆藏发展方针难以达到信息资源全部学科覆盖、重点学科精深的目标，发展适应大多数读者的信息需求的资源，拓宽资源保障途径，更符合高校图书馆经费和馆舍的实际状况，因此采访馆员要持续关注读者的信息资源需求变化及馆藏资源利用情况，及时调整相应的保障策略，让读者的信息资源需求主导资源采访行为，图书馆学术资源保障从“just in case”转向“just in time”。

2.资源效用最大化的原则

资源效用最大化，就是利用有限的资源所能达到的最大的满足程度。一方面是从读者需求的角度，科学研究是不断发展的，读者的信息需求是不断变化的，采访馆员在购买决策时，应以大多数读者对某一资源的需求作为购买决策依据；另一方面是从资源效用最大化原则考虑，跨学科性资源能够满足多个学科专业的读者需求，所以资源的跨学科性也是采访馆员的购买决策依据。

（二）资源保障途径的选取

在数字技术环境下，图书馆都已实现纸本与电子资源共有、实体馆藏借阅与数据库查阅、网络开放获取、原文传递与馆际互借等资源获取途径广泛并存；按需出版、单篇购买是在数字技术支撑下产生的满足读者的个性化需求的资源获取方式，以及交换、赠送等多途径保障信息需求。采访馆员要结合经费预算、资源选取原则以及读者需求与馆藏资源评价结果来选取资源保障途径。

（三）供应商的选取

从商务和技术两部分考察供应商的供货服务能力，并且细化各部分指标， 商务部分包括供应商的场地规模、人力资源、财务状况、同类项目业绩、用户满意度、供货渠道等，技术部分包括资源订到率、订全率、价格合理程度、包装及清单、到货速度、送货频率、查漏补缺、书目数据提供、出版信息动态、咨询服务反馈速度以及供货商提高的个性化服务等方面。采访馆员在招标文件中权衡轻重，为以上各项设置合理分值，以减少评标中的主观因素干扰。

三、准确把握资源发展政策

（一）参与制定资源发展政策

资源发展政策包括资源发展目标、经费分配制度、资源采访的原则、资源保障策略、资源评价等。采访馆员准确把握了政策纲领，才能有目标地建设信息资源，同时采访馆员在信息资源建设过程中会出现经费的调整、新技术新资源的引进和应用、新的信息获取途径等情况，要适时调整资源发展政策。因此，采访馆员也是制定资源发展政策的参与者。

（二）明确本馆资源发展目标

采访馆员了解本校的办学特色和水平、学科设置、学科的重点和特色，明确配合学科建设的本馆资源发展的重点及全面学科的保障策略，保持采访工作的一致性。

（三）明确本馆资源购置经费分配制度，做好预算

资源购置经费分配制度，一般采用层级分配制度，如三级分配制度，初级分配依照文献载体形式，即传统印刷版资源和电子资源；二级分配按照语种，即中文资源和外文资源；三级分配按照学科特色重点保障和学科全面兼顾的原则即馆藏特色进行分配。

做好经费预算，要根据读者需求建立采选分区表，根据各区的保障方式分配相应的经费。

（四）明确资源采访策略

1.馆内各部门共同参与

馆内各部门共同参与“访”的工作，流通阅览部门通过读者对资源的利用行为收集不同类型读者的阅读习惯和需求特征，为采访馆员提供决策依据。读者培训部门尤其是学科馆员在开展信息资源宣传和推广工作的同时，要主动协助采访部门,通过本专业学科的学术专著、专业学术期刊、学术会议文献、学位论文等文献资源进一步归纳整理本学科馆藏资源利用情况的调研分析报告，根据本学科课题的研究动态情况， 了解教研人员的信息资源需求，向采访人员提供采购建议及必要的信息源，促进本学科馆藏信息资源建设的优化。

2.图书馆与院系资料室协调共建，避免重复订购

图书馆和院系资料室都是为教学科研提供信息资源保障的服务机构。院系资料室的信息资源内容精深、专指性强，图书馆和院系资料室应分工协调共建，院系资料室订购精深的专业资源，图书馆订购专业基础性资源，院系资料室资源信息整合到图书馆的自动化系统，提供公开查询阅览。

3.高校协作共建、联合保障

高校协作共建，形成“纵向核心深入、横向广泛覆盖”的资源保障体系。纵向深入保障是指在本校重点学科重点保障的基础上，联合国内同类高校根据学科专业特色分工建设各校核心资源，特色资源互补、共享，降低购买成本，提高核心资源的深入保障能力，达到满足国际前沿科研的资源需求保障能力；横向广泛覆盖是指各学科资源广泛涉及，平衡本校其他学科的资源需求满足程度。

四、采访工作应避免的误区

（一）墨守成规

新技术的发展与应用、读者信息需求的变化、经费减少、资源价格渐涨是图书馆采访工作面临的客观条件和挑战，如果采访馆员墨守成规，坚持“大而全，小而全”的原则开展工作，馆藏资源势必呈现“基础资源覆盖面有限、特色资源保障深度不够”的尴尬局面。

（二）重采轻访

主要表现： 一是缺乏对专业信息资源需求的调查，二是主观推测信息资源对读者的适用性，三是忽视馆藏信息资源评价，凭采访馆员的主观判断，盲目地采选。

（三）决策片面

资源采选决策的片面性主要体现：一、一荐即购；二、单凭影响因子作为学术资源采访的最终决策依据，而忽视学术期刊与本校学科专业的需求的匹配程度评价；三、“连续性、完整性”的收藏原则指导下的连续性资源的采访工作演变成了历史订购的延续，缺乏全面的读者信息需求调查之下采选的资源，难以满足读者不断变化发展的信息需求。

（四）捆绑购买

出版社为了增加销售，向用户提供捆绑和套订的购买方式，出版社以较大的价格折让提升尚无影响力的新刊的销售，订户由于经费限制而又追求馆藏种类的增加，盲目地接受这种捆绑式销售，终将造成积少成多的浪费。

五、采访馆员具有担当精神，尽职尽责

（一）加强角色认知

美国一项调查显示，“美国高校教师认为高校图书馆在所承担的各种角色中，buyer的重要性居首位”， 读者对图书馆的最首要也是最重要的认可体现所需要的信息资源。采访馆员是图书馆“buyer”角色的具体担当者，其职责是“购买到读者所需要的信息资源”。

（二）加强服务意识

采访馆员要有强烈的服务意识，围绕“服务读者”“一切为了读者”这一宗旨，以“最大程度满足读者信息资源需求”为中心，读者需求驱动采访馆员的工作，提高采访质量，做好图书馆的服务先导。

（三）强化责任意识

采访馆员应利用各种渠道调查师生的信息资源需求，分析师生利用信息资源的行为特征，采取相应的资源保障策略，使得采访的信息资源发挥最大效用，让师生对图书馆信息资源服务产生需求依赖性，实现图书馆及馆员工作的核心价值。