新时代企业档案馆的安全管理体系建设

张敏

（甘肃省安全生产科学研究院有限公司，甘肃 兰州 730000）

档案管理最基本的要求是维护档案的完整与安全。企业档案馆是企业统一保管重要档案的场所，是社会各界利用企业档案信息资源的中心，安全有效的档案管理对企业的全面发展来说起到了不可忽略的作用，它和时间同步见证并记录了企业以及内部工作人员的成长与发展，是企业管理工作中极其重要的组成，所以企业档案馆工作成了我国新时代档案事业不可分割的组成部分。因此，在新时代的潮流中，建立完善安全的档案管理体系是企业未来发展所肩负的刻不容缓的使命。

一、企业档案馆安全管理工作的现状

在当今信息化时代的推动下，大多数企业更加注重追求的是业绩的创新和规模的扩展，很少有公司觉得档案管理对企业的发展来说也相当重要。多数企业领导也都基本忽略了企业档案管这一部门的相关工作地管理，相当一部分领导反而觉得企业档案管不过就是收集保管部分过时的文件和材料的地方，若是投资相当多地人力，物力资源会让他们感到反而“得不偿失”。这进而导致了企业档案馆的设施基础落后，而企业档案管理人员长期处于这样地工作环境中，也在时间和现实地潮流中慢慢失去了对工作的热情，使得对于企业档案管理的工作也不再那么积极热衷。久而久之，这样的领导方式和工作方法使得企业的档案管理工作变得“墨守成规”，档案安全管理的理念也逐渐日益落后，企业档案馆也逐渐成了企业发展中的“灰色地带”。然而，时代在不断地进步，企业信息化在不断地普及，旧式的档案管理体系不仅无法跟上时代的步伐，而且还造成了电子档案的安全隐患，所以探索档案安全管理体系的建设对企业档案馆的管理来说是非常重要的，对企业未来的安全发展也起到了举足轻重的地位。

二、安全管理体系的建立对企业档案馆的重要性

档案安全是档案工作的首要任务，档案工作重要是对文档的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，它客观真实的保存了文件最起始的内容和事件。对企业来说，它最真实客观的记录了企业的发展以及每位员工的成长，能为社会各界提供相关的信息，从而有助于社会各方面对企业和企业员工有所了解，进而为之提供有效地信息资源。所以，加强企业档案馆安全管理体系地建立对企业的发展来说也相当重要。在新时代的背景下，给档案安全也提出了新的要求，企业档案安全体系的建设不单单指的是对企业档案安全管理的要求，它更注重于“以人为本”的将企业员工的安全和企业档案的安全管理有机地结合起来，进而全面促进企业的安全发展。

三、企业档案馆安全管理体系建设的相关策略

（一）安全保存纸质版档案

在企业档案馆工作的过程中，企业档案馆工作人员应该有条理，有层次地对企业纸质版档案文件进行有效安全地管理。企业可以先对档案工作人员进行分工明确地管理，对珍贵档案的保管交给相应地员工让其尽快封存原件，确保档案原件安全，用复制件代替原件提供利用。再让部分人员专门负责易退化和损毁文档地管理，及时做好修复归档工作，确保纸质档案管理归放环境。最后让相应地档案工作人员加强档案库房的安全管理，可以利用现代化技术安装监控防盗设施，加强对机密档案纸质原件的监控和确保档案管理工作人员地自身安全。

（二）备份档案信息

面对当今信息化不断发展的今天来说，由于纸质档案的管理自身存在易损毁，无法再生和需要保密等方面的局限性；电子档案相比较纸质档案来说，更易于储存，容量大，在一定程度上可以提高工作效率，并且节省人力资源和物质资源。所以，电子档案也逐渐被企业和各个领域所应用。但是，某些重要文件的保存需要原始材料介质的管理，因此，在纸质档案保管的同时，要做好档案、档案信息管理系统及电子数据的备份。它不但可以帮助抵御突发性自然灾害破坏、确保档案安全，而且有助于并存时期这一特殊阶段的档案的同步管理。

（三）建立严格管理制度

一个成功的企业必须制定一套健全而科学的管理制度。企业管理制度是企业为求得最大效益,在企业管理实践活动中制定的各种带有强制性义务,并能保障一定权利的各项规定或条例的实施。连古人都曾说“无规矩不成方圆”，因而建立严格地管理制度，更有助于企业档案馆安全有序，有效地管理。一个完善制度体系地建立，需要从领导班子抓起，结合企业自身地实际情况，在“固守原基”的基础上，改变旧式地档案管理理念，从思想上注重这一方面地工作，创新改进建立符合企业自身发展所需地完善具体地管理指导。

结束语

本文先对企业档案馆安全管理工作的现状进行了简单的阐述，在简单介绍当前企业档案馆安全管理的现状的同时，进一步说明了安全管理体系的建立对企业档案馆的重要性。而后主要针对企业档案馆安全管理体系建设的相关策略展开了深入探索和研究，并进而提出了安全保存纸质版档案，备份档案信息和建立严格管理制度等具体实施策略。最终希望通过本文的分析探究，能够给予相关的新时代企业档案馆的安全管理体系建设，提供一些更具个性化的参考与建议。