基于数字化背景的事业单位干部人事档案管理探究

张莹

（安徽省机电排灌总站,安徽 合肥 230022）

在2018 年出台《干部人事档案工作条例》之后，要求发挥干部人事档案在干部选育用管之中的作用，并且进一步提升了对于干部人事档案管理的实际要求，要求其按照基本的环节明确其数字档案的利用、专递、保密等方面的具体管理要求，以数字化为基础的干部人事档案管理模式可以推动干部人事档案逐渐朝着数字化的方向不断前进。

一、数字化干部人事档案管理的基本概念与意义

（一）干部人事档案

在实施干部管理中，干部人事档案会积累得越来越多，其主要关乎了品德、经历、能力、才能等进行真实的记录。基于内容来分析，干部人事档案包含：第一，相关学历与职称方面的文字记录。第二，个人经历、工作变动、家庭情况等方面的文字记录。第三，奖励、处分等方面的材料。第四，参加党团活动的记录。第五，录用、任免、出国、工资、聘用等方面的详细记录[1]。

（二）重要意义

对于事业单位干部队伍建设而言，实施数字化的管理，其本身就具有重要的现实意义。第一，有利于长时间的保存重要人事档案与载体。作为最原始的证据，还需要针对干部人事档案做好管理，针对干部人事档案实施数字化管理可以减少原始纸质档案材料方面的损耗，并且将保存期限适当延长。第二，有利于全面提升档案资源的实际利用率。在实施档案的数字化管理之后，就可以满足共享资源的目标，让相关人士更加灵活地使用这部分资源，进而提升人事档案的实际利用率。第三，有利于对干部人事档案深度的分析，也可以满足综合利用的需求。在实施数字化管理之后，就可以综合化的处理其中的海量数据信息，以便落实档案的管理需求，并且对提出科学的决策、实现干部人力资源的深度开发都能提供重要的、科学的依据。

二、事业单位干部人事档案数字化管理存在的问题

（一）信息化支撑保障不足

针对事业单位干部人事档案数字化的管理，是将信息技术作为其核心支撑，虽然档案信息化理念已经提出多年，但其支持力度、应用广度和实际需求之间还存在较大的差异。很多事业单位干部人事档案管理的数字化建设都在初期的尝试阶段，整体管理效果不够理想。还有部分单位缺少信息化的支撑手段，对于信息化建设的基础性工作配置难以到位，软硬件更新换代缓慢。并且因为信息基础数据采集不够完善，数字化档案制作环境相对简陋，最终影响档案数字化管理的实际效率。

（二）信息入库时间较长，综合利用率未知

就目前的事业单位干部人事档案管理而言，因为其收集、规整和数字化处理需要大量时间，周期较长，导致基本的干部人事档案资料都没有进入信息系统。并且，由于没有信息数据作为检索与处理的基础，导致实际工作寸步难行。

（三）信息网络风险管控不足

由于事业单位干部人事档案本身带有较高的保密性，而信息技术的飞速发展使得网络信息安全问题较为突出。在这一开放的网络环境下，干部人事档案的数字化管理就可能面临网络安全方面的威胁，进而造成信息被泄密、篡改、增加或删除的风险，对档案数字化管理的安全性带来严重的影响[2]。

（四）档案管理人员综合素质达不到要求

对于事业单位档案管理人员达不到综合素质要求，其主要表现在：第一，管理人员的技能相对的单一，只懂得基本的流程和办理程序，对于计算机操作虽然有所涉猎，但是缺少过硬的技术应用能力。第二，个别单位对于干部人事档案管理工作的重视度不足，处于档案管理工作岗位的人是外行，也就是不懂得档案管理，同时对于计算机操作也属于初级入门人员。第三，针对档案管理人员也没有进行相应的培训，导致管理工作落后于时代的发展。针对干部人事档案的数字化管理，就需要实现网络技术和数字化技术应用能力的全面提升。

三、事业单位干部人事档案数字化管理的有效策略

（一）重视干部人事档案数字化管理

考虑到干部人事档案实施数字化管理可以减少传统纸质档案管理投入的人力与物力，可以实现对干部人事信息的永久保存，再搭配高科技手段就可以高效管理干部人事档案。所以，事业单位需要进一步宣传、引导干部人事档案的数字化管理，并且提升实际的宣传力度，以促使档案管理单位还需要对数字化建设的必要性加以了解，这样才有利于提高档案数字化管理的专业能力[3]。

（二）切实可行的数字化档案管理系统

在构建事业单位干部档案管理系统中，基于B/S 模式作为架构，其模式主要包含三个部分，具体如下：

第一，针对业务管理模块，主要是做好日常的档案信息管理与维护工作。在这一系统中要求鉴别、收集、归纳与保管人事干部档案管理的档案和信息材料，并且要做好对应的传递、统计、查阅等服务。第二，档案的查阅模块，在相对应的查阅环节，还需要基于系统专网来实现，其本身就带有远程的查阅以及本地的审评。对于事业单位的干部人事档案管理，利用浏览器/服务器架构的基本模式，可以在内部实现本地与远程的查档，并且拥有阅档的基本功能。这一系统的可靠性和安全性较高，可以按照日期与时间来进行授权阅档。在这一过程中还需要详细记录日志，并且利用多种加密手段和信道来实现信息数据的安全加密传输，确保系统运行的稳定性和安全性。第三，数字化信息采集模块，主要是采集系统建库之中的档案信息数据，在这一数字化过程中需要现代化技术手段的支持。在采集干部人事档案资料中，主要是实现纸质档案的数字化处理，对于人事干部档案资料的采集要基于纸质档案资料实现数字化处理，做到目录整理、数据信息采集以及对应的审核。并且通过网络技术手段来提供多人和多客户端的服务，尤其是需要实现对于多本档案资料、不同类型材料信息的采集，体现出数字化程度高、高效快捷等基本特点。

总体来说，针对事业单位的数字化人事干部档案管理系统，就是基于数据代理的基本机制，可以满足查询应用以及对应的网络采集需求。这一系统的实际，就可以满足原本的服务模式和程序的替代，确保在传输原文的时候能够保证其快速性和准确性。

（三）完善健全档案管理控制机制

作为事业单位的档案管理部门，需要建立网络信息安全保障团队，以此来提升数字化系统的安全运行能力。

第一，基于权限控制来实现系统管理人员、安全审计人员和安全保密管理人员的相互分离。其中，系统管理人员主要是对用户进行创建与删除，安全审计人员主要是检查日志，安全保密人员是实现权限的分配。为了保障事业单位干部人事档案信息数据库的安全性，还要对应的软件加以支持，以此来提高建设数据库的有效性。在选择软件时，根据规范性和安全性的基本原则采取标准化的软件，即具有较强保障能力的软件系统，进一步强化网络安全。基于这一前提条件，需要做好数据录入、传输、存储、访问等相关节点的数据管控工作，并且利用特定的MAC 地址绑定，以此来实现用户利用固定设备访问系统，对文件也要进行特定的加密传输，实现图像文件加密，最终保障相关工作的安全性。

第二，档案管理部门需要做好对应的电子备份工作，在数字化信息安全性得以提升的同时关注信息的一致性，尽可能避免在调阅档案时出现篡改、增删、撤换等问题。这要求在档案调阅之中做好对档案管理流向的严格监管，从借阅时间、借阅时限、借阅人员、归还日期等方面进行严格的把控，并且在归还之中要对照副本，确保信息准确无误，这样才可以提升档案资源的安全性，同时简化调阅手续和管理流程，提升档案信息的流动率。

第三，考虑到事业单位干部人事档案的私密性和重要性，基于多冗余机制的利用，确保数据不会出现丢失。在操作之中利用有效的技术手段来实现系统的拷贝，甚至可以通过灾难备份体系的搭建，利用双中心或者多中心的模式确保数据的安全性。在一致性方面，可以尝试对区块链等技术的使用，进而统一标准、修改留痕，利用有效的技术手段从根本上解决隐患[4]。

（四）提高档案管理人员的综合素质

针对事业单位干部人事档案管理人员而言，需要积极开展专业化的培训，帮助其提升综合技能，这样才能为干部人事档案管理的数字化提供可靠的人才保障，服务档案数字化管理工作的深层次发展。第一，积极开展网络技术、计算机技术以及信息安全技术等方面的培训，让管理人员掌握更多数字化管理技能。第二，做好档案管理人员专业知识方面的培训，使其进一步深入开发与利用信息化的档案资源，为后续开展工作提供专业基础支撑。

四、结束语

在干部人事档案管理过程中，事业单位难免会出现一些问题，对工作效果带来影响。所以，基于数字化背景探讨事业单位干部人事档案管理的有效途径，能够让事业单位内部的所有人员都认识到数字化的重要性，进而提升干部人事档案数字化管理效率，提高事业单位人事档案管理数字化的整体质量，帮助事业单位提升竞争优势。