RPA 技术在财务领域应用的特点与实施建议

马兰 中国航空制造技术研究院

随着科技颠覆浪潮不断高涨，越来越多的企业日益明确了技术创新带来的机遇与挑战，努力寻求竞争优势的企业已开始调整其战略重点，通过企业整体数字化转型升级，更迅速地获取由市场和数据所驱动的机会。实现这一战略的优先任务是在领导层意识、技术储备、流程优化、人员能力等领域展开快速变革与创新。

财务作为企业中信息化应用最早的领域之一，新技术的应用一直在企业运营管理中位于头部，经过近些年的发展，已逐步由信息化向数字化、智能化迈进。成功的数字化转型能够增强财务职能提供各维度、各层级决策支持的能力，帮助企业制定市场策略、管理机制、推动创新并更有效地管理风险。近些年来，随着RPA 技术在财务领域应用的不断深入，其给传统财务会计的工作模式带来了诸多改变，它低耗、高效、准确的特点受到了越来越多企业的认可和青睐。

一、RPA 技术的定义和特点

RPA 是Robotic Process Automation 的 简称，中文全称为机器人流程自动化。RPA是一种最终用户可以轻松对其编程或发出指令的软件，用以在当今多种系统未得到无缝集成的环境中执行基于规则的大批量、可重复任务。它能够替代工作人员访问多个系统，不受传统IT 架构的约束，并帮助进行数据连接。它能够快速、准确地对流程内数据自动进行条理分明的传输，将宝贵的人力资源从繁冗重复的工作中解放出来。为了保证数据的完整性和审计线索，RPA“用户接口”技术使用“用户ID”实现接入，与真实人类员工所用方式相同。

RPA 与信息系统无关，它位于现有应用程序的上层，能够模仿人类员工通过身份认证后在各操作界面的行为。RPA 技术的优势在于无须改变、取代或废止现有应用系统，便可实现流程自动化的功能。相比之下，传统的自动化解决方案需要通过应用编程接口或数据中台的模式集成到系统环境中，从而实现数据和信息在应用程序之间的传输。随着企业信息系统种类和数量的增多，跨越多个系统的数据联通变得异常复杂，如果遇到系统建设年代久远或原有供应商配合度低等问题，数据连接的困难程度将成倍增加。与此同时，并不是所有的应用系统都可以兼容应用编程接口，即使兼容，其接口开发的复杂度也相对较高，源代码编程非常耗时，往往需要消耗大量IT 资源。而在没有源代码或应用编程接口选项的情况下，RPA 技术的系统集成优势就会更加凸显。

二、RPA 技术在财务领域的应用现状

（一）不同国家/地区RPA 技术在财务领域的应用情况

随着市场上RPA 技术在财务领域的解决方案日趋完善，越来越多的企业开始尝试应用RPA 技术提高财务会计工作的效率和质量。根据特许公认会计师公会（ACCA）、澳大利亚及新西兰特许会计师公会（CA ANZ）与毕马威（KPMG）的联合调查（以下简称联合调查），只有不到一半的受访企业在财务领域应用了RPA 技术，但是，某些国家/地区在采用率方面已占据领先地位。与此同时，大型企业的应用率高于中小企业。

根据联合调查的结果，如图1 所示，中国大陆正在测试或已经在财务领域应用RPA 技术的受访者比例为40%，这一比例低于美国、英国、加拿大等主要发达国家，略低于受访者平均数46%。这说明，我国在财务领域应用RPA 技术还有广阔的拓展空间，需要在未来一段时间充分认识并做好部署该应用的准备和决策，否则财务团队将可能错失提升其工作效率和重要性的机会。

图1 不同国家/地区RPA技术在财务领域的应用程度

（二）RPA 技术在财务领域应用的主要流程

根据上一节的分析得知，RPA 技术最适合在重复性强、规则清晰的业务流程中使用，结合财务会计的工作特点，RPA 技术在财务领域中的应用至少可以包括以下流程：从采购到付款、从记录到报告、从订单到收款、薪酬计算与发放、绩效报告、资金管理、税务管理、费用报销、成本录入等。实践表明，应用RPA 技术，可以大大缩减以上流程的工作时间耗用。以费用报销中的退款流程为例，根据毕马威（KPMG）的经验和基准测试，该流程在应用RPA 技术之前，共有7 项人工环节，执行时间约为每月240 个小时，准确率90%。应用RPA 技术之后，共有两项人工环节，执行时间约为每月20 个小时，准确率100%。

三、RPA 技术在财务领域的应用优势

在财务领域应用RPA 技术能够带来诸多方面的优势，提高流程效率、降低人工成本可能会被首先提及，但实际上企业在财务领域应用RPA 技术还会得到更多方面的受益。

（一）提高内部控制刚性

RPA 技术基于特定的规则和流程运行，这意味着我们预先设定的内部控制条件变得不可逾越，流程运转完毕自然满足合规要求。与此同时，RPA 技术可以在每个步骤进行核实并记录财务流转过程，这将为我们提供有助于合规审计的线索和流程显性化的分析信息。

（二）提高流程处理速度

随着互联网时代的来临，人们工作和生活节奏逐渐加快，企业中对流程的响应速度要求也越来越高，财务流程因其影响人员范围广、发生率高等原因，提高处理速度的需求更加强烈。RPA 技术可以大大降低特定规则下重复性流程中的人工环节，大大缩短处理周期，让工作效率大幅提高。

（三）降低数据加工成本

应用RPA 技术与降低数据加工成本之间的关系并非完美线性相关，只有达到一定的应用规模，其优势才能逐渐凸显。这里提到的降低成本，不仅仅是通过RPA 技术所能减少的人工成本，通过充分利用RPA 技术最大程度压缩财务团队的事务性工作时间，从而使其关注附加值更高的工作，更多的参与业务决策和其他可提升效率的项目，进而为整个组织创造更多正向价值。

（四）增加夜间和休息日时间利用

与人类员工不同，应用RPA 技术编写的程序能够一周七天、一天24 小时地无间断工作。在适当的流程中，它可用于处理任务的时间至少相当于人类员工单班次的三倍。

（五）提高流程处理准确性

财务数据与资金直接相关，对准确性要求高，RPA 技术可帮助财务团队在处理相关流程时提高数据的准确性和质量。RPA技术中，程序会严格按照既定的规则运行，并具备一定的数据验证能力，不会像人类一样因疲倦、干扰等因素出现计算或其他错误。但需要说明的是，如果程序编写出现问题，后果也是灾难性的。

（六）提高流程优化可靠度

RPA 技术的一个重要特点是可以提供持续有效的有关流程运行和处理的分析信息，从而为流程优化提供宝贵线索、依据和方向。

四、企业应用RPA 技术的实施建议

（一）与企业整体数字化转型升级统一考虑

应用RPA 技术是企业数字化转型升级的一部分，应在企业设计数字化转型架构与实施路线时统一考虑。RPA 技术的应用与企业网络布局、主数据管理、数据中台、业务中台、流程引擎、企业大脑等的部署紧密联系，避免让应用RPA 技术的相关流程和数据成为信息孤岛。

（二）先行财务流程优化工作

目前，我们已经拥有了六西格玛、BPMN2.0 等许多业务流程优化方法与工具，它们通过架构梳理、痛点分析等一系列过程，实现流程优化和标准化。RPA 技术的应用目标并非解决流程设计中的问题，而更适合应用于那些标准化的、有明确规则的流程。特别对于复杂的流程来说，在部署RPA 技术前先行做好流程优化，会事半功倍。

（三）财务人员全程参与部署过程

财务人员必须充分理解RPA 技术，清楚该技术将给他们工作带来的收益以及对其工作角色和职责的潜在影响，并乐于接受新技术的到来和角色转变。这一点非常重要，不但可以尽量减少在工作模式变革过程中可能遇到的阻力，也可以让财务人员更加信任RPA 技术并在后续工作过程中帮助不断优化改革和创新成果。

（四）充分研讨并确定应用范围

RPA 技术在财务领域的应用并非适合所有流程，在开始实施RPA 技术部署之前，了解并掌握相关流程的复杂性和特点非常重要。可以先从相对简单、容易见效的流程入手，避免因为实施工作过于庞大复杂或迟迟未见成效而失败。