体裁理论视角的商务英语邀请函文体分析

（西安外国语大学 陕西 西安 710128）

商务英语信函以其简洁、高效的特点，在国际商务交际活动中被普遍使用。随着“一带一路”倡议的推进，国际贸易的规模和范围已遍布全球，商务英语信函更加广泛地应用于沟通交易信息、展开商务合作领域。

一、简介

现代商务礼仪活动是企业与合作伙伴之间的重要沟通渠道。越来越多的企业通过商务礼仪活动与合作伙伴交流情感，为企业创造良好的外部环境，树立良好的企业形象，更好地促进企业发展。公司为举行年终客户答谢会、产品订购会或贸易展览会、开业周年庆典等发出邀请函，与合作伙伴进行正式的仪式性联络，邀请来宾和朋友光临，以增进合作与友谊。

邀请函是特定的交际事件，具有特定的交际目的和交际对象，在文本结构、文体风格和社会功能方面具有特定的体裁特征。本文基于体裁分析理论，将从通用结构和语言特征两个方面分析来自https：//www.51test.net的真实商务邀请函。

二、体裁分析理论

体裁一词起源于拉丁文，意为种类或类别。在20世纪90年代，Swales在修辞学和文学研究中首次使用流派这个词[1]。斯沃尔斯在语步—步骤的基础上，分析了体裁分析中的学术话语：学术和研究环境中的英语。Bhatia在继承了体裁分析理论之后，将体裁的概念进一步概括为“可识别的交流事件，这种交流事件通常发生在特定的专业或学术团体内，其特征是一系列交流目的可以被社区理解和认可”[2]。秦秀白对体裁分析的概念和功能做了清楚的解释。他认为，体裁分析可以通过将话语分析从表面语言的描述转变为对更深层次的语言结构的分析，从而达到话语交流的目的[3]。

三、商务邀请函分析

1.文体结构

商务英语是一种实用性很强的功能语体，具有简洁、准确、严谨、规范等独特的文体特征[4]，而英文商务邀请函由于其独特的交流目的和社交功能而成为一种特殊的语篇体裁。它们的宏观结构通常包括五步：语步1，邀请；语步2，介绍情况；语步3，推荐；语步4，探测合作；语步5，期待答复。

这五个动作由邀请函的交流目的和功能决定。它们构成邀请函特定类型的认知结构。真实邀请信的写作必须遵循这种认知模式。毫不奇怪，如果我们想掌握如何书写真实的邀请函，那么一定要知道邀请函的文本宏观结构和认知模型。表1将展示对真实申请函的具体分析。该邀请函仅包含上述五步骤，但并不是所有英文商务邀请函都包含上述五步骤。

表1 商务邀请函的5步

从表1我们能看出，本篇邀请函仅仅包含四个语步，分别是：语步1邀请，语步2介绍情况，语步3推荐和语步4探测合作，没有涉及语步5期待回复。在上表中，本篇邀请函首先用“invite”表明邀请意图，并说明了具体的时间地点，实现了语步1。接着，邀请函用“we’re one of……in sanitary ware”，介绍自己的身份，达到语步2。其次，邀请函用“advantages”亮明自己的优势，将自己推荐给对方，完成了语步3。随后，邀请函用“It would be a great pleasure to meet you”表明自己想要和对方谈合作的意图，实现了语步4。由于是首次与贸易对象沟通，不了解对方的态度，所以此邀请函并没有涉及语步5期待回复。

2.语言功能

邀请函的语言特征是清晰、简洁和礼貌。例如：

商务英语邀请函适用于商务活动，其节奏高效快捷，为了节省沟通的时间成本，商务英语邀请函通常运用直白简洁的表达方式传递邀请人的意图。因此，邀请函常有清晰、简洁和礼貌三种特征。邀请函首先要传达清晰的信息，其次尽可能使用更简洁的词汇和句式，最后要礼貌地传达意图。在这篇邀请函中，邀请人运用“invite”一次清晰准确地传达了信函的目的，使被邀请人能立刻了解此篇信函的目的。再者，邀请函通常以单词替代短语，词组替代从句的形式保证句子的简洁。上表中邀请人使用“offer”一词替代词组“provide sb with sth”更显简洁。最后，商务邀请函代表的是公司的形象，因此在遣词造句中要传递礼貌讯息，维护好公司形象。上表中邀请函多次使用“sincerely”及虚拟语气这样的礼貌语，将对方身份抬高，给被邀请人留下好印象，以便更易促成合作。

四、结语

本文通过研究英文商务邀请函的文体结构和语言特点，为商务邀请人提出以下建议：首先，撰写邀请函时，邀请人应明确交际目的，按照邀请函的五步骤逐层递进。其次，邀请人应采取适当的务实策略，并在语篇中更加注意体裁特征，运用不同的表达手法保证真实的邀请函礼貌、简洁明了，以达到沟通合作的目的。