关于企业档案工作数字化转型升级的思考

陈悠然

（南京莱斯电子设备有限公司，江苏 南京 210000）

1 前言

企业档案工作是企业管理的重要组成部分。随着信息技术的快速发展，企业的档案工作内容不再是简单的文件收集整理和提供利用，而是应注重管理能力的提升，实现通过信息资源支撑向数字化管理迈进。为了更好地实现档案工作数字化转型升级的目标，必须把握好数字化建设的战略部署，并从企业发展和档案工作实际出发，制定具体的实施方案。

2 数字化是企业档案转型的必由之路

1）信息技术正在改变着企业档案工作的理论和实践。当今，信息技术日新月异，“数字化转型”成为企业改革的关键节点。反之，企业档案要想做好，也要充分借助信息技术的动力，研究谋划企业档案工作转型、发展的问题，以档案数字化驱动企业档案管理的现代化，促进企业档案工作的创新发展。

2）企业档案工作的特点决定其必然走上数字化道路。企业档案储量庞大且工作繁杂，企业的管理成本也随之增大。企业档案工作完成数字化转型后，不仅能缩减企业档案管理开支，而且能提高企业的经济效益，同时能提高档案利用率，提升员工的工作效率。

传统的企业档案管理方式通常采用纸质文件归档，纸质档案数量有限，无法同时满足企业多人利用，使得档案利用效率大大降低。而且档案资料存放集中，当档案需要利用时，档案管理员需要花费较大精力查找，这给档案管理员和使用者造成很大不便。档案数字化主要采用的是电子文件归档，使用者只需要在档案管理系统中输入信息，便可以迅速查阅档案，这样档案利用更加准确和简便。

3 企业档案数字化转型升级工作的主要方式

1）完成企业档案转型工作部署。转型工作部署的内容包括企业档案数字化工作目标，档案管理系统的功能结构，档案管理系统与业务系统归档的数据集成，开发实施工作的组织，所需人员及系统的操作和运行，以及企业档案工作数字化转型的效益分析和实施计划。

2）完善和规范企业档案业务。企业档案业务主要包括完善企业档案管理制度、企业档案管理的集中统一、规范企业档案管理业务流程等，这是开展企业档案数字化转型工作的基础。企业在原有档案管理制度基础上，从数据传输、存储、利用、人员和设备设施等方面开展企业档案数字化转型升级制度体系建设，做到全程有法可依、有据可查。企业档案管理的集中统一需要建立档案资源库，主要包括目录及全图文数据库。企业将通过扫描、数据库、文档碎片化等技术手段将增量和存量档案数字化，存量档案包括之前归档的纸质文件、声像材料、光盘材料等。企业通过建立目录数据与数字图像、结构化数据等关联关系，建立各类档案资源库并将档案资料录入库内。企业档案管理业务流程主要包括收集整理、鉴定、存储保管和利用等阶段。在档案收集整理阶段，企业业务系统与档案管理系统建立归档接口，电子文件在业务系统中完成拟制和办理，并通过归档接口完成文件及其元数据的收集；未与档案管理系统建立归档接口的，电子文件形成或企业办理部门应在档案管理系统进行电子文件的挂接以及元数据的著录，并提交归档。整理过程应保持电子文件的内在有机联系，建立电子文件与元数据的关联，电子文件应与纸质文件进行同步排序，排序结果应能保持电子文件、纸质文件之间的有机联系。在档案鉴定阶段，数字对象进入档案管理系统后，自动将元数据标注，然后系统提取数字对象所涉及的符合规范的全部信息。经过标注的文件进入人工审查阶段，这样既保证档案数据的准确性，又降低企业用工成本。在档案存储保管阶段，档案管理系统将数字对象碎片化存储，既可以保证档案信息的安全，而且档案信息检索更为精准。在档案利用阶段，根据工作岗位、职责、知悉权限等要求在企业档案管理系统为利用者设置相应的档案利用权限，利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载档案及其元数据，电子档案被授权后，通过档案管理系统在线或离线的使用记录应以系统台账的形式体现，记录信息包括利用人、利用方式、档号、文件编号、文件名称、利用时间等。这样既提高企业档案利用效率，又为利用者提供更人性化的服务。

3）积极参与业务系统实施过程。企业需在档案管理系统实施前就提出文件归档要求，包括参与企业业务系统需求分析、详细设计、测试及上线等工作，负责在业务系统规划、设计、开发、实施等过程中落实归档和档案管理需求，保障归档功能的顺利实现，并确保归档文件符合企业档案管理的要求。

4）优化企业档案信息资源开发利用的设备设施。企业档案信息资源开发利用的设备设施的优化有助于提高企业档案数字化专业能力，并保障档案利用的安全和效率。企业建立相对独立稳定的、能够满足企业档案利用需求的设备设施，包括网络设施、硬件设施、集成软件、安全保障系统、终端及辅助设备。企业需专门设立档案室，配备档案管理系统服务器、扫描仪等档案数字化加工设备，满足企业档案数字化加工需求。

5）培养企业档案人才队伍。企业要为档案数字化的长期发展做好人才储备工作，一方面可加强企业现有档案人员的能力培养，档案人员通过参加专业培训及学习，了解新技术、新动态，提升技能水平，学以致用；另一方面向企业其他部门人员开展档案数字化的基础培训。此外，企业在招聘档案人员时，建议引进档案专业人才和具备计算机技术的复合型人才，提升档案队伍综合素质水平，培养一支专业性强的人才队伍。

4 企业档案数字化中保密工作的开展

1）企业档案保密工作的重要性。随着档案跨入数字化领域后，保密要求更加严格，保密任务更加艰巨，保密形势更加严峻。企业人员保密意识需进一步加强，绝对不允许懈怠、放松思想。企业要搞好经常性、普及性的保密宣传教育工作。

2）执行企业保密措施。用户归档时，对于涉密的电子档案资料，要在档案管理系统流程中标明档案密级，档案管理员在流程中确认并接收，系统要按照不同密级进行存储管理；对于涉密的纸质档案资料，用户归档流程与电子流程相同，但是档案管理员接收时应及时将涉密纸质档案电子化，然后将纸质涉密档案登记台账并存于单独的保密柜。用户利用涉密档案时，应符合国家秘密载体保密管理制度的要求，用户提出借阅流程，经领导审批后，档案管理员核对用户权限确认是否同意借阅。

综上所述，企业档案工作数字化转型分为三个方面，一是档案工作数字化转型包括管理对象、管理手段和效果，它们互相联系、互相依存；二是企业档案数字化是一个连续和系统的工作；三是转型包括管理能力、管理效果和效益的转变，企业要注重进一步明确档案工作数字化得发展方向和难点，积极探索发展路径，提高企业档案工作发展水平，保障企业档案数字化转型能朝着现代化、规范化方向发展。