智慧档案馆功能及体系结构分析

李 娜

（河南工学院，河南 新乡 453000）

时代的发展衍生很多新兴技术，新兴技术的兴起和很多优点逐渐渗透人类社会生活活动进而产生了社会改革和进步，而在信息化技术化时代背景下传统档案保存和档案馆逐渐先露出很多弊端和短板，而未来的发展方向开始趋于智慧化、信息化、数字化，这需要传统的档案馆逐渐向智慧化档案馆转型并作出科学的自身定位根据定位进行功能和体系结构规划，更好的发挥自身职能。

1 了解智慧档案馆的意义

大多数人对智慧档案馆知之不详究竟什么是智慧档案馆？简单来说就是数字档案馆智能化智慧化，利用大数据和云计算等技术对档案感知化处理使其智能化，通过这些程序为人民生活工作提供更智能更多元的服务的极具智能化的档案馆。这项信息化建设项目是国家针对性长远规划而出的，由于世界各国纷纷实施“智慧地球”战略，我国在这方面也积极做出响应并投入探索研发工作，并提出了很多理念，以达到逐步让智能化像信息化一样渗透生活的各个角落帮助人们更好的生活工作更直观的提升人民的生活水平和工作质量。

2 智慧档案馆功能相较于传统档案馆有什么优势

大多数传统的工业或者技术都有着相似的特点就是数字化信息化不足且过于依赖人力资源并由人的思维模式进行主导过于片面主管，在传统档案馆主要注重于传统档案的归档收集和保养维护其耗费的人力物力资源相对过多且很多维护保管不善都会造成档案的丢失和缺损，而在信息化时代首先最简单的档案保管和维护管理工作就有着质的改变，数字化档案管理让档案管理和维护更加简单，无论是工作质量还是效率人力资源物力资源占比都更少，同时档案的利用率和利用程度都得到了更好的开发，无论是查找还是调阅都打破了传统的时间空间限制，而到了大数据时代数字化档案馆又进行了更为人性化智能化的技术突破和转变，利用更为高端的技术对档案进行深层次的解读解析和整合分析进而使得档案得到更合理更全面的利用和开发，同时国家积极对智慧化档案馆建设作出相关政策以保障智慧档案馆更好的发展和运用到生活中，通过各种提案和规划大部分传统产业数字化进程愈来愈快并形成了新的数字产业帮助政府更好的完成监管和职能提升，逐步实现智慧化档案馆对各个产业进行智能输出。

同时在与传统档案馆相比较传统档案馆的面对群体有限且限制条件过多查阅不方便，着重点在管理上而使用和开发上相对较差，而智慧化档案馆就将二者并重并同时发展，而且面对的群体更加广泛，更侧重在服务方面进行发展，信息化社会和智慧城市建设都对很多产业提出了新的要求，只有多样化多元化的发展才能更好的为人民群众的生活工作提供优质的服务，而智慧档案馆的精准人性智能化信息服务可以提供更好的体验感并更为实用，更直接的满足了时代下用户的需求方向和需求量的大幅度增加。

总而言之相比于传统的档案馆，智慧档案馆对信息的获取更为简便快捷，而且获得的信息更为多样并具有拓展延伸知识性，同时随着社会科技的发展让人民有了更多的搜索手段且知识载体更为丰富让很多平时很难接触的知识很容易接触到，而正是由于这些特点让智慧档案馆注定成为未来发展的趋势。

3 智慧档案馆的体系结构分析和功能定位

构架智慧档案馆的体系和结构是根据用户特点和受众群体的年龄结构以及工作结构等条件因素决定，需要考察分析公共档案信息真实的需求量和知识需求方向并不断利用新技术进行优化新机制进行改革，逐渐将工作细致化例如信息搜集、档案传输、板块划分及分析、信息的开发和利用分成板块进行并有机的结合成一个完整的体系将信息与服务完美衔接保证在最大程度上对用户的知识档案需求给予最优反馈和最智能化解读，并针对生活、娱乐、工作、学习等多个层次进行分类以保证智慧档案在知识层面有层次性、类别性、完整性、多样性，而在服务方面以服务作为主体具备感知性、保障性和数据资源处理等性能以保证不同聚到途径接收捕捉到的信息都会被识别筛选后进行准确细致的分类整合和信息分析开发并逐步跟进管理和分享工作并逐渐形成统一的服务标准和知识信息化数字化覆盖，逐渐完善智慧档案馆信息数字服务一体化，逐渐达到一体化一站式服务。

4 智慧档案馆的现状和完善途径

现在我国的智慧档案馆结构体系还不够明确和完善，很多方面虽然数字化达到了但是智能化人性化服务尚未达到，需要保证以人为本以服务为主体的原则保证其便捷性和实用性的特点，需要智慧档案馆的技术人员找准切入点将自身的角色和工作职能准确拿捏从一个档案管理员转换为知识信息开发者和信息提供服务者，并逐渐贯彻落实服务理念针对不同人群不同需求做出更准确的区分，同时智慧档案馆的工作人员与传统的工作人员不同，需要具备数据分析发掘能力和大数据分析以及用户浏览搜索习惯分析方便好地做好服务工作，同时要不断提升档案馆的智慧和服务水平这就需要智慧档案馆的管理人员有着极高的专业素养和知识涉猎技术掌控，也需要相关部门积极引进专业性复合型综合素质高的人才，并定期不定期对工作人员进行学习培训工作，针对性进行技能学习和观摩以及思想工作学习，努力提高综合素质和服务能力，以保证智慧档案馆的整体水平提升。

在这些工作进行贯彻落实的同时需要针对体系结构和政策进行优化，通过不断地服务和工作过程中共同研究指定符合实际情况的机制以保证智慧档案馆多元化多层次参与人民群众的生活活动和企事业单位政府工作当中，并在公众的关注和监督中进行不断优化积极听取各个层面给予的反馈意见和建议，并建立智慧档案数据库采用结构化管理或者半结构化以更好的提升工作效率和工作质量，并在整体体系中积极嵌入服务系统，通过一些了技术革新完成保存管理维护服务一体化平台并逐渐将每个地方区域进行整合逐渐完成全国覆盖可提供在线服务和异地调阅等功能，进而节省更多的财力物力人力资源逐渐完成智慧化社会建设，就目前为止我国的智慧化建设和社会覆盖及深入工作还有很长的路要走，需要不断汲取各种经验和知识技能并由当地政府积极制定相关政策条例以保证智慧化进程高速高效高质量发展。

5 总结

信息化时代瞬息万变这个时代信息和档案就是金钱就是经济发展的前提，对智慧档案馆的发展进行科学性前瞻可以说潜力巨大是社会发展的趋势，给人民群众企事业单位和政府机关的工作提供了更为简单便利的条件，对整个社会发展和人民生活水平提高有着积极的作用，但是需要针对性建立智慧化档案馆的结构体系和职能定位做出科学规划才能保证其健康高速发展。