企业单位档案工作规范化管理探讨

马 亮

（国能新朔铁路有限责任公司，内蒙古 鄂尔多斯 010300）

档案管理是一个企业经营管理的重要组成部分，不仅能够对企业的知识资源和信息资源进行收集和保护，同时也能够促进企业的研发、生产、经营、管理等活动的有效开展，有助于企业的创新和发展。本文就企业档案管理工作作一粗浅探讨，谈一些自己的见解，愿与同行一起切磋。

1 档案规范化管理的重要性

企业档案管理工作的质量在一定程度上反映了企业的管理水平。企业在日常生产经营过程中会基于具体事项的需求记录一些历史资料，比如企业发展中会对业绩进行记录，所以相关的业绩资料会留存在档案中，为了在后期能够快速有效地调取资料，就要做好档案管理工作。在日常工作中，快速调取资料了解公司发展状况，有利于促进企业未来持续健康发展。在当前社会经济发展形势下，要在实践中不断创新管理理念，引进新的管理方式，保证档案的完整性、真实性。除此之外，企业档案记录了企业的各项具体活动，管理人员根据档案记录资料可以及时对工作进行总结，了解过去发展中的不足，在进一步发展中总结经验，制定更科学的发展规划。

2 企业档案规范化管理目前存在的问题

1）档案缺乏专业人员负责。档案是企业的痕迹，它记录了企业发展的历程，而有些档案目前没有被高度的重视，因此，只有很少的企业对档案管理方面分配专业的人员进行负责。没有专业的人员负责，就说明企业的高层管理人员没有对自己公司的档案有着很好的认识，同样，专业人员缺乏也会导致档案无人管理。档案管理这个名词听起来容易，但是从企业建立开始发展至今，有着无数的记录，这需要专业人员一点一点的进行查证、分类并归拢起来，方便下一次的查阅或者拿出来当做证据。专业人员会比非专业人员更加注意档案的收集与归档，分类也更加的细化和项目类别化。专业人员的缺少直接导致档案放置混乱，没有好好储存导致档案丢失或者损坏都会给企业的发带来不利的影响，甚至还会因为档案的缺失造成企业倒闭，因此，档案管理的发展管理需要更加专业化。

2）档案管理建设缺乏长远规划。结合档案管理信息化建设的实际看，其具有极为明显的综合性特征，内容辐射到不同学科、不同领域的专业知识。企业如果没有在发展过程中重视档案管理工作和未来发展趋势，就会使得档案系统存在巨大的缺陷，也会导致档案管理信息化建设面临巨大的漏洞修补困难，甚至无法再对现存档案资料进行补充完善[1]。

3 企业单位档案管理改革的建议

1）重新构建档案管理业务流程。首先，需要优化业务流程，需要对企业单位部门的环节流程进行梳理，充分清理好档案部门和其他部门之间的往来，然后对企业单位全体成员对于档案信息的录入、编制以及对信息的检索、利用、处理等各个流程做出具有针对性的设计和职业规划。第二，通过制度的方式将企业单位业务流程标准化，重新对流程规划以及未来发展进行审视。最后，将电脑技术充分纳入人员的考核标准，使得企业单位的工作人员能够更充分的了解流程的运作。

2）制定和完善管理制度。管理工作需要管理体制和制度进行规范。在档案管理工作实践中，需要企业制定的完善管理机制，根据企业发展的实际情况建立相应的档案管理制度。企业管理制度的制定需要从企业性质方面考虑，必须保证一致性。对于企业而言，档案管理人员处理信息时必须关注经济利益，这样才能够促进企业发展。对于企业单位而言，建立相应的制度和机制更为重要。档案管理人员在工作中必须保证信息的全面性、真实性，日常以服务为重点。除此之外，利用制度加强管理，保证管理工作严格按照流程进行。

3）实现档案资源共享。在做好传统档案工作的同时，应用现代化计算机网络信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使档案管理模式由传统的档案逐步转变为现代化的档案。实现资源共享，大大提高档案工作效率。企业也应加大投入，解决好科技档案信息化建设的关键问题，应用现代化计算机网络信息技术，使科技档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步转变为现代化的档案实体的数字化、网络化信息管理。随着社会的发展，经济体制的改革，企业必须要注重自身矛盾的特殊性，要关注自身的发展问题，结合实际情况，不断完善档案管理体系，制定出更加符合自身的因地制宜的制度[2]。

4）培养专业人才。专业人才缺少直接导致了企业档案管理无法顺利的进行，高素质的专业人才是每个企业都需要的，能够提高企业的整体素质。从学习目的、学习角度、学习方法、学习内容等等多种学习方式，来对人才进行培养，打造出全方面的人才。将理论与实际内容相结合，让他们在学习的过程中实践，根据不同类型的人开展不同的教育方式，因材施教，让他们知道什么样的学习方法适合自己，并能够在实践的过程中找到适合自己的档案管理方法。对于档案管理工作必须要有专业化的管理人员，才能起到高效的管理水平。提高管理人才的整体素质，将档案管理专业人员培养成全面型人才，不仅仅在档案管理领域上出色表现，同时能够在企业其他职位上也能展示出自己的才能[3]。

5）重视档案管理工作，对档案进行电子普查。企业单位在长期的信息化建设过程中，需要对档案的信息化管理保持一定的关注，并且通过完善相关机制体系来推动信息化成为现实。因此，企业要推动档案电子普查工作的步伐，通过对海量档案信息的查缺补漏，删除内部无价值的内容，借助信息平台及电子技术等对档案展开全面清查，对档案各自的内容及价值进行清晰界定，确保全部的档案资料足够实用。从总体上看，这能够帮助企业单位有效节约资金、人力成本，提升档案管理的准确性及经济性[4]。

6）重新组建档案管理组织的架构。通过以上的讨论得知，若想充分实现企业单位档案管理方面的改革，就需要在它组织框架上大下功夫。对于企业单位档案管理的本身，可以借助网络技术平台实现管理的信息化，对于组织结构的改革，可以通过网络技术人才归入到管理组织的结构中。然后大力培养专业人才、现代的网络技术人才与档案管理人才，从而达到双管齐下的目的。要不断的引进新技术，吸引大量人才，进而充分实现改革创新。比如，单位需要积极引进新型人才，注重管理团队的同时，要对档案管理工作人员的职业技能进行考核，从而对职业技能不达标的员工进行培训，从本质上提高档案管理服务的工作质量。除此之外，需要企业单位有意识的培养员工的创新性思维，改变以往的定型思路，从而让员工积极的接受信息化改革浪潮下的新型管理模式，为档案管理模式的平稳过渡提供有力的保障[5]。

4 结束语

企业档案管理是企业发展的基础，企业的档案越完整，发展的路上就会越有底气，更容易发展和升级，在进行档案管理的同时，也要加大档案重要性的宣传，让更多的人了解企业档案的重要性，提高人们普遍的认识。根据分析当前企业档案管理的问题，提出相应的对策和建议，加快企业的发展，还要结合企业自身的发展状况，进行适合自己企业的档案管理模式。