试论事业单位档案管理存在的问题及对策

杨 理

（湖北省石首市人力资源档案管理服务中心，湖北 石首 434400）

事业单位是政府组织机构，主要从事公益事业，包括科技、卫生、艺术、文化、教育等工作，具有服务民生、转化政府民生政策社会职能。档案是记录社会发展、机构演变和个人成长的重要历史资料，将档案资料维护好，对社会发展具有重要的意义，为了实现这一目标，应当通过创新性的改革和创新，实现对档案的科学化管理。事业单位的档案管理也同样重要，在当前的社会形势下，事业单位的发展离不开与社会的接轨和人才策略，必须要及时优化传统档案管理制度，对人事档案实施有价值的管理手段，以信息化和智能化的手段提高管理水平，实现档案管理与人才策略的紧密结合。

1 事业单位档案管理存在的问题

1）缺乏高层次档案管理专业人才。人才是事业单位各项专业工作开展的基础，事业单位的档案管理工作也需要高层次的人才，实现管理工作的不断升级。但实际上，事业单位档案管理工作从业人员，大多数缺乏档案专业的学习和系统化培训，而是从其他岗位转型而来，在缺乏专业知识的前提下，完全不具备档案管理的基本常识和手段，系统化的管理也成为无稽之谈。专业程度不够的档案管理人员，只能承担资料的收集和装订，无法挖掘出一份档案资料背后的历史价值和重要意义。档案管理工作虽然也有一部分水平高的专业人才，但他们往往身兼数职，无法实现档案管理的转移性和系统化。

2）信息档案检索的效率有待提升。通常情况下，档案资料在储存的过程中，需要调取或查阅时，纸质的档案管理方式需要各个步骤的人工操作才可以完成，这其中的程序是相对复杂的，不但需要确认档案编码，而且还需要在众多的档案资料中进行人工翻阅与查找，流程比较繁琐，而且也需要耗费大量的人力物力，这种情况完全不符合现代化档案管理的需要。当今社会属于信息化新时代，档案管理的要求提升了很多，对于档案管理人员是一个重要的挑战，计算机技术在档案管理的过程中起到了非常重要的作用。还有一些基层事业单位，在档案管理方式上虽然运用了信息化的管理手段，但是计算机设备相对陈旧，而且硬件配置也不达标，在这样的大环境下，信息化技术很难得到运用与开展，这也是导致档案事业很难提升的重要因素，长此以往，导致档案管理工作效率低下。

3）对人事档案管理有一定的忽视。人事档案管理对于事业单位来讲，不仅是工作组成部分还是维护其人才的关键方式。因此，要一直强化人事档案的整个管理力度，才可以符合单位未来发展的方向和目标。然而，目前有个别单位忽视人事档案管理，将发展的目光和重点放在了业务上，没有重视人事档案管理对其产生的积极影响，这就对其发展产生一定程度的阻碍作用。同时，一些单位的高层自身对人事档案管理的整体了解甚少，只是知道其管理工作的大概情况，对于实质性的具体内容缺少全面认知，所以造成其管理工作效率低下，工作人员的态度不端正，管理质量不佳。

2 事业单位档案管理优化策略

1）对管理制度予以进一步优化。在事业单位进行相应的档案管理过程中，需要进一步对人事档案管理制度进行有效的优化，传统的档案管理制度往往在具体的应用过程中已经无法与创新时代的发展特征相符合。因此，相应的事业单位需要充分对当前单位自身的发展特性以及单位人力资源自身所拥有的特点进行详细的探究，并以此对相应的管理制度进行有效的制定，使整体管理制度能够深入人事档案管理的诸多角度，使相应的档案管理工作得以有效细化。由此，使档案管理在发展过程中所拥有的管理制度得以进一步健全。此外，在建立优质的档案管理制度时，需要进一步对整体档案管理的考核激励机制予以有效确立，进而以考核与激励的手段促进档案管理人员端正工作态度，并且将相应的档案管理责任落实到人，使事业单位档案管理的综合效率得以大幅度提升。

2）提高档案管理人员的素质。提高档案管理人员的素质是提升事业单位档案管理质量的重要举措，所以事业单位不仅要重视引进优秀的档案管理人才，也要加强对原有档案管理人员的培训和考核，提高其业务能力。档案管理人员在接受培训以及考核的同时，也要重视自我学习，及时了解档案管理最新的发展状态、最新的理论和技术，致力于提高工作效率和质量。如果事业单位内部缺乏专业的档案管理人才，可以选择外聘的方式聘请专业的档案管理人才，进而对内部人员进行培训。为了保证培训的有效性，应当成立监督部门，专门负责培训和考核工作。

3）加强对档案管理工作的重视。事业单位档案管理工作之所以一直难以取得较高的管理成效，与单位领导的重视有着直接关系，因为单位领导对待档案管理工作的态度将会直接影响档案管理人员的工作状态。为此，事业单位领导应当加强对档案管理工作的重视，加大人力、物力以及财力的投入，为档案管理部门配置相关的设施设备，并做好“八防”工作，使得档案管理部门的工作开展能够得到基础性支持。同时，事业单位应当形成对档案管理工作的全新要求，认真做好相关的督促检查工作，对不合理、不合规的档案管理操作应当加以纠正，督促档案管理人员严格按照规定进行管理工作。

4）将信息化建设应用在人事档案管理工作中。随着信息技术的发展，科技的广泛使用改变了我国传统落后的工作方式，事业单位的人事档案管理也应引进信息技术，根据工作的具体情况，改善工作条件和工作方法。首先，在进行档案管理工作时，可以利用信息化档案管理系统将传统的文字图像等具体信息转化为数字信息资料，方便工作人员对档案的调取，促进人事档案管理工作顺利开展。其次，工作人员在开展工作时，尽可能大范围地使用计算机软件、云盘、虚拟储存空间和大数据处理技术对人事档案进行保存，保证档案工作的安全性和保密性，信息技术的应用为人事档案的储存节省了空间，同时也提高了档案管理工作的效率。

5）创新管理思路，借鉴现代管理理念。事业单位管理与企业管理存在本质的不同，主要表现在工作内容和效果评价层面，但在管理制度上存在较多的共同之处。事业单位档案管理制度存在一定的落后，从根本上来说在于管理理念的落后，主要领导干部的思维不进步，整个单位的管理水平便难以提高，无法跟上时代的新变化。因此，事业单位档案管理工作的升级优化，需要自上而下地创新管理思路，通过借鉴现代企业管理制度的一些理念，有机地融入档案管理工作中，树立现代化的档案管理机制，提高运行质量。

3 结束语

综上所述，事业单位要正确认识到人事档案管理的价值，在目前的实际管理中，存在忽视人事档案管理、人事档案记录不够详细、管理智能化落后以及管理工作人员素养较低等方面的问题，这需要事业单位提高对人事管理的重视，强化档案管理的有效性，促进管理现代信息化发展以及建立和强化管理人才团队等，促进事业单位的全面管理水平和未来发展。