提高办公室文件档案管理工作质量对策

王 静

（云南省地方病防治所，云南 大理 671000）

1 办公室文件档案管理的特点

办公室档案管理需要具备一定安全需求，因为办公室的文件资源汇集了很多科室的各种资料，这些档案资源对于很多部门的一些决策管理工作都有很大的影响。其次办公室文件档案管理具有一定的系统性，主要是因为这种档案资源是在日常工作中产生的，与单位的发展息息相关，因此需要对其进行有效的保存和利用。第三，办公室文件档案管理具有广泛性，其涉及的内容很多，包括了单位发展的每一个环节、每一项内容、具体情况、成本支出等，这也就需要办公室文件档案管理工作对所有的档案信息进行准确记录，并且保证安全性，可以为单位可持续发展予以支持，因此有提高办公室档案管理质量非常重要。

2 办公室文件档案管理现状

当前在办公室文件档案相关工作存在以下不足，首先是相关理念较为落后，因为办公室是单位不可或缺职能部门，其内容繁杂，产生资料以及相关信息也是比较多的。如果一些工作人员的观念相对滞后，对档案管理工作没有予以充分的精力，在落实相关任务时仍然采取老旧工作模式，这样会使得在管理大量的文件档案时会存在一定的阻碍。

其次，文件档案制度仍然不够健全，因为档案管理工作本身就是一项系统性工作，在过程中会涉及很多细节问题，如果缺乏一套系统而且规范的管理制度作为保障，就会使得其所收集的信息资料不够完全，所获取的信息也不够真实，无法更好的使用档案资源为单位的发展提供支持。办公室文件档案能够为整个单位开展各项工作提供资源支持，但是由于缺乏健全的管理制度以及管理模式，会导致一些文件在管理过程中缺失，再加上档案管理工作者自身素质不达标，导致档案资料等意义无法充分呈现出来。

第三，档案管理人员的素质有待提升。现在新时期下，需要档案管理工作人员具备更高的能力水平，无论是在综合能力上还是职业道德素养上都需要达到要求。但是一些档案管理工作往往是由其他部门的员工兼职，这样就使得这些工作人员精力有限，在开展档案管理工作时会产生各种各样的问题，使得档案资料不够真实、不够安全。

3 办公室文件档案管理策略

3.1 创新文件档案管理理念

随着当下办公室档案数量越来内容范围越来越广，需要有效地对其实现收集与管理，应当更好地结合当今时代发展的特征以及办公室的具体工作来加强管理。因此，首先要做的是创新文件档案管理理念，在传统的档案管理工作中，往往需要档案管理人员对相关档案进行整理、记录、编号、收集、保存，而人的精力是有限的，因此在该过程中如果出现某个环节的纰漏，那么会对整个档案的使用情况管理情况带来很大的影响。因此需要借助现代化手段来实现档案管理工作，需要对档案管理人员进行教育，使其意识到信息化管理的重要性，比如对于一些办公室的档案内容，其容量较小，一般通过手动录入便可以将档案更好地进行保存和使用，这样也能够不断提高档案管理水平。对于档案管理人员来说，也应当意识到档案管理工作的价值，不仅仅是将档案进行收集管理就可以完事，而是需要对其进行保护，在日常的工作中要充分地利用档案资源来开展工作，这样才能发挥档案资源的价值。

3.2 完善办公室文件档案管理制度

在办公室文件档案管理中要完善管理制度，这是提高档案管理水平的关键。很多时候由于一些办公室的档案管理制度不够健全，因此导致相关工作较为落后，在开展一些工作时也会存在纰漏，因此可以从以下几点来完善档案管理制度。首先，在办公室内部可以构建档案管理责任制，这样能够确保对管理人员进行督促，需要管理人员具备更强的责任意识，开展各项工作都要认真仔细，并且辅以奖惩制度来确保各项工作能够落到实处、有条不紊。对于不同的档案管理人员，要明确职责，出现问题要能够找到相应的责任人，并且对其进行适当的处理。第二，在内部要构建档案安全管理制度，尤其是档案所包含的内容非常特殊，有可能是一些秘密机密等内容，如果档案资源遭到泄露可能会出现严重的后果，因此要进一步提高档案管理水平，建立档案管理人员的安全意识，需要具有权限的人员进入档案管理系统，保护档案资源的安全。

3.3 提高档案管理队伍业务技能

档案管理工作有条不紊的开展，需要一支高素质高能力的队伍提供保障。因此需要档案管理工作人员具备更强的专业性，在招聘相关工作人员时需要其具备管理工作经验，这样才能够更好地提高管理水平，尤其是当前时代的快速发展，信息化已经成为一种大的趋势，这就需要更好地提高档案管理人员的能力。在日常管理工作中要加强对管理人员的培训，从业务技能方面和职业道德方面综合加强其职业能力和专业素养，使其意识到档案管理工作的重要性，这样才能够为办公室文件档案管理工作的落实与高质量发展奠定基础。

3.4 充分发挥文件档案价值

办公室文件档案对于单位开展各种工作有着积极的支持价值，因此要充分发挥文件档案的价值，使得其能够与各个部门相互协调、提高工作效率。比如在开展工作时，办公室一些文本答案可以追溯类似工作的开展方法，为其他部门开展类似工作提供经验，也可以将传统工作模式工作内容进行归纳总结，形成一套较为成熟的工作方法来指导后续各项工作的开展。通过做好文件档案管理，可以对工作全过程进行记录、归纳、汇总，即可以做好对过往工作的负责，也可以对日后新开展工作提供借鉴和指导。档案资源只有被充分利用其才是有价值的，如果档案仅仅是被束之高阁，那么其价值根本无法彰显。单位的管理者以及档案管理人员都需要具备更新的意识，在档案管理工作中主动进取，探索一些可行的管理方式，充分发挥文件档案的价值。

4 结束语

单位在经济建设项目建设以及自身发展过程中，需要文件档案提供支持。加强文件档案管理工作，是单位实现可持续发展的基本考量，需要不断提高单位档案管理人员的业务水平、道德素养，也需要革新管理技术，确保档案管理的准确性与安全性，在信息技术时代有效的接触现代技术来实现对档案管理工作的创新与改革，不断完善管理制度，提高办公室文件档案管理水平。