事业单位规范人事档案管理的措施探讨

沙依兰·哈比都拉

（新疆维吾尔自治区阿勒泰地区财政局，新疆 阿勒泰 836500）

做好事业单位的档案管理是事业单位各项活动有效进行的基本条件，因为如果能对人事档案进行一个规范的管理，那么在事业单位对自身评价以及对活动可行性进行评估时，有更好的条件去实施，但是目前仍然有许多事业单位不太注重于去对人事档案的管理，而导致该单位在日常工作中对于人才的利用以及分配上时常出现问题，而本文中主要从出现的相关问题上去分析讨论，得出有关于事业单位人事档案管理的有效措施。

1 人事档案管理的内涵

人事档案的管理从比较浅显的意思上来说就是去对某一组织上的人才基本情况进行一个分析、分类、整理，以及保管的过程。并且要在经历了这些过程后得到的结果才能叫做人事档案。而这些工作主要是由事业单位的人才分配部门来进行。该部门对录入的人才进行一个能力上的分析，再由这些人各自不同的特点进行分类，再将其分配进是适合他们工作的岗位。而在进行分配后，这些人的能力在适宜的岗位上得到了有效的发挥，也使得事业单位在日常的工作中不断发展，对社会有更大的贡献。

2 目前事业单位人事档案管理中常见的问题

2.1 相关单位对人事档案的管理事物尚不明确

在有关调查中，我们发现有些事业单位他们对人物档案的管理意识处于一个薄弱的状态，这直接导致了该单位在对人事档案的管理活动中将人物档案放置于一个模糊的界限上，没有去组织有关的部门去对人事档案进行一个归类分析，这使得该事业单位的人事档案管理没有任何意义，因为没有明确的分工，没有人愿意主动去对人事档案进行一个系统化的管理，这是该单位人事档案管理意识薄弱的体现。

2.2 相关人员的档案管理能力较低

人物的能力直接关系到该人物工作上的效率，在档案管理上也是如此。并且人事档案的管理需要工作人员有极好的信息管理能力，能够有一个较好的意识去对档案中所涉及的相关知识进行一个有效分析。但是有些事业单位的工作人员缺乏对档案管理工作的相关知识，导致该事业单位在人物档案管理上即便有明确部门去执行，但是效果却不大的结果。更有甚者，把人物档案的管理看作一项可有可无的工作，只是流于形式，而并非去进行有效管理。这些人员往往有着不高的职业素养，而这将使得该事业单位在对人才的分配上出现一些极其低级的错误，直接去降低该事业单位的可行性以及民众对其的信任度。

2.3 没有一个系统化的制度去对人事档案进行有效管理

在一个单位上，如果没有系统化的工作去支撑，那么这个单位很快就会成为一个流于形式的空壳。而就像在关于人物档案的管理上，如果没有一套系统化的管理规范来对此项工作进行一个具体的督导，那么这项工作也很快就会成为一个没有意义的形式。而正如上文所说，如果没有去对这项工作制定一套系统化的规则，那么所吸纳出来的人事档案也会在之后的事业单位分配上出现大大小小的问题。这也往往是事业单位没有去注重人事档案管理的后果。

在经过了对事业单位人事档案管理所出现的问题进行了简单的举例之后，我们很快就能得出结论，针对主要问题提出解决措施。

3 进行有效人事档案管理的有效措施。

3.1 去建立一个现代化信息档案管理的系统

如果事业单位能够在人事档案的管理上利用现代化信息技术去建立一个相关的系统，那么在人事档案的归类上将会简单的多。并且在对于人才分配有关方面上，如果能去通过简单的文字检索就能去对该人员的去向上去进行有效分配，那么会使得该事业单位的工作效率提高很多。并且在人力资源上，现代化信息档案管理系统能够有效节省人力。使得人们有更多的精力去进行其他工作。一个现代化信息档案管理系统的建立，既能够解放人们的双手，又能够使事业单位的工作情况得到改善，这样的措施是可行的。

3.2 对管理人员进行档案信息方面的培训

在提到的问题中，相关工作人员的信息管理能力低下也是一大问题，而如果事业单位能够对人物档案，管理人员的工作去进行一个系统的、有效的培训，那么会使得相关工作人员在工作能力方面得到有效提高。使其在今后的人事档案管理中能够有一个更高的效率，而且这不仅仅是相关人员工作能力得到了提升，还使得该事业单位在今后的人员分配上能有一个更科学、更有效的结果。并且相关人员在得到培训后能够结合事业单位建立的现代化信息档案管理系统对档案进行一个更科学的管理，比起纸质档案易丢失的缺点，这是非常有利的。因为每一个事业单位的工作人员的档案都是非常重要，的如果只是存储在纸质档案上面将会面临受潮，以及被虫鼠啃咬的威胁。而在事业单位上，人员档案的损坏与丢失是非常重要的，将工作人员与信息系统进行结合，能有效避免这些威胁。

3.3 增强相关工作人员的管理意识

如果仅仅只是去建立一个信息系统以及区域对相关工作人员进行一个技术上的培训，也是不能够完全将事业单位的人事管理工作做到完美运行的，因为如果一个人的意识不够，他完全有可能在这个岗位上做一些形式化的动作。工作人员才是人事档案管理的主心骨，但其在做好这项工作的前提应当是有一个较好的意识和对档案管理有一份较高的责任心。所以相关事业单位在进行人员的选取上应当选择对档案管理有兴趣以及对工作饱含热情的工作人员。不仅如此，还应该在后期对该工作人员进行意识上的培训，提高该工作人员的管理水平以及增强工作人员的管理意识。不仅如此，事业单位还应当制定相关的激励规则，去激发工作人员的工作积极性，而这关键的一点就是薪酬上的分配，这直接能够去决定工作人员的工作质量。除了对底层工作人员进行一个意识上的培养之外，事业单位的高层也应当对人物档案的管理工作有一个重要的认知，高层管理人员是决定人才引进的主体，如果其对人物档案的管理有一个较高的意识，去多引进一些专业的人员去进行档案管理的相关工作，才能充分发挥档案的重要作用。

我们能够知道的是人事档案的管理在每一个单位上都起着至关重要的作用。因为人事档案详细的记录着每一位人员的经历以及能力。并且我们每个人在工作中都有一份属于自己的人事档案，面对如此重要的一个部分，如果没有去对其进行一个有效的分析以及对其发出的问题进行解决，那么将会影响到认识单位相关工作的运行。目前，我国的人事单位的档案管理上或许存在或多或少的问题，但是也使得有关人员会对此问题进行关注以及有效分析，这些问题将会对这些人员起到一个吸引作用。不仅如此这些弊端所导致的问题还会引起单位对自身的工作进行反思，直接或者间接的去开启一场制度上的完善工作。但是如果事业单位能够对自身存在的问题进行反思与纠正，并且去对自己的内部和外界进行一个有效结合，就能对该事业单位的工作效率进行一个有效提升。