事业单位管理档案中电子档案的管理途径

路 标

（大庆市杜尔伯特蒙古族自治县机关事务服务中心，黑龙江 大庆 166200）

在事业单位中，有效的开展档案管理工作是必要的，随着技术的发展，电子档案已经成为事业单位档案管理过程重要的管理部分，如何提高电子档案管理效率需要工作人员提高认识，要重视结合电子档案管理内容，科学制定更加完善的管理体系，优化管理方式，创新电子档案应用方法，从而进一步推进事业单位电子档案管理工作开展。

1 电子档案的优势

在信息化技术不断发展的时代背景下，电子档案管理工作也频繁应用信息化技术，可明显提升工作的完成效率。本文认为电子档案具有下述优势：首先，能够提升信息处理的效率。以往档案均以手工形式完成数据的记录，而电子档案则使用信息技术，通过相关程序来对数据信息进行处理，这样不但能够明显降低人为操作的失误率，还可有效提升信息处理的效率。其次，查询速度加快，且更为便捷。电子档案可通过关键词检索来获取目标信息，系统依据提供的数据对目录进行检索，这样用户便可使用较短的时间找到相关的档案内容。再次，提升信息存储的安全性。电子信息的特征与纸质内容不同，对存储环境的要求相对较低，无需环境保持更高的整洁和温湿度指标，且不会由于随意翻阅而导致档案信息破损。即便计算机出现系统问题对电子档案构成破坏，也可通过云系统对数据进行存储，全面提升信息保存的安全性。最后，降低工作人员的工作量和难度。以往档案管理和查询工作主要由专人负责，工作强度较大。而电子档案无需投入更多的人力资源，管理者只需运用计算机便可完成大量的工作内容，明显降低了时间投入。

2 事业单位管理档案中电子档案的管理策略

事业单位的电子档案主要记录人事资料等，包括人员的出生、工作时间，学习和工作精力等信息内容。因此电子档案的管理便是对档案进行全面分类、使用的过程。从上述层面讲，便是对电子档案的整理、保管、统计和运用的过程。当前基于云计算和大数据等技术支持，我国事业单位的档案管理效率也得到了相应的提升。

2.1 完善管理体系

建立更为完善的管理体系能够深化规范员工的行为，便于提升档案管理的效率。因此相关人员需认真掌握单位的管理制度要求，对其中存在的不足进行优化改善，此后借鉴其他单位的制度要求，依据本单位的需求来制定具体制度要求，如档案下载和存储流程等方面的规定。

2.1.1 建立安全管理制度

为提升档案管理的安全性，避免发生档案内容的泄露、篡改等风险，需建立完善的安全管理制度内容。具体可从下述方面实施：第一，需分工制作电子档案内容，明确档案制作的具体责任人，保证所有档案内容均可对应相关工作人员，如果出现问题便可及时追查原因，并向相关人员追责。第二，在对档案进行归档前，需细致检查，保证档案内容的完整性和准确性，与原文件保持一致。第三，为降低档案被非法利用的风险，需聘请相关专家建立完善的保护系统，并对系统进行维护管理。第四，所有档案内容需复制三份，一份用于阅读，其他两份存储于计算机的云系统当中。

2.1.2 建立监督机制

有效的监督机制能够提升电子档案管理的效果，若相关人员要查询档案信息，便需使用个人账号登录系统方可查询，且工作人员所能获得的权限与自身的职级相符，仅可获得档案浏览的权限。如果需对档案内容进行外带或者修改等操作，便需经由上级同意后，在档案管理人员的监督下实施。如果需要复制档案信息，而需使用只读光盘。在人员浏览档案信息时，需进行实时监督，一旦发现浏览行为存在异常，则需立即终止其操作，并对人员开展调查，通过调查后方可恢复其权限。

2.2 提高工作人员的综合素质

档案管理工作人员是直接接触电子档案内容的人员，需具有更高的职业素养，这样才能保证档案管理工作的有效性，可见提升管理人员的职业素养更为关键。对此可从下述几方面实施：第一，从单位角度讲，可定期组织员工参与技术培训，如信息技术、档案管理方法和工作意识等方面。此外还需从薪酬方面进行优化，档案管理工作难以获得更为明显的业绩，因此岗位提升空间较小，这便影响管理工作人员的积极性，因此单位还可从薪酬等方面激励管理人员，使其具有更高的工作积极性。第二，在管理人员方面，可充分利用工作之余来开展自我学习和提升，持续优化自身的职业技能和知识储备，从而加强自己对岗位的适应性，全面提升电子档案管理的工作效果。

2.3 提升电子管理水平

电子档案形式已经成为我国档案管理工作的开展趋势，因此事业单位也需对电子技术进行优化，作为档案管理工作的技术支持，全面提升单位的信息管理水平。如事业单位需更为重视电子档案的管理，持续关注档案管理工作的开展，掌握行业前沿的管理技术。在实施日常管理工作时，需为档案管理工作提供必要的资金支持，促使档案管理工作优化升级，为电子档案管理提供必要的条件。资金可投入到先进技术和设备引进等方面，这样更利于优化档案管理工作，提升事业单位的档案管理质量。信息技术的应用使得事业单位档案管理实现了电子化，使事业单位档案管理更具条理，效率更高，但同时也存在一些不足，相关工作人员必须要对事业单位电子档案管理进行不断的分析与改进，如此才能够实现档案信息的价值。

2.4 加强信息安全防护

事业单位在构建电子档案管理体系时，需侧重加强信息安全保障，定期对档案管理设备和软件进行维护升级，及时查杀漏洞和病毒等，对防火墙系统进行完善，引进行业先进的防护软件，提升对电子档案的安全检测和防护工作。此外，事业单位还需定期对档案管理设备环境进行管理，与易燃易爆等危险品保持相应的距离，从而优化设备存放环境，保证电子档案管理的工作能够顺利实施。以此为基础，事业单位还需从人员意识方面加强安全教育，组织制定应急预案，这样更有利于发生危机时能够及时解决，为档案管理模式提供有效的保障。

3 结束语

总之，在实践分析过程，事业单位档案管理工作人员应重视结合具体工作内容，科学的进行实践分析，从而创新事业单位档案管理形式，有效地为事业单位电子档案管理工作开展提供有效助力。希望通过以上分析，能总结更加完善的电子档案管理对策，从而加强实践管理与分析能力。