大数据时代档案管理工作如何与时俱进

张丽辉

（龙港区委综合服务中心，辽宁 葫芦岛 125003）

在大数据时代，社会各行各业的发展都面临庞大信息数据管理方面的挑战，档案管理工作也不例外。在企事业单位当中，档案管理是一项重要的工作，主要是记录和保存企事业单位的档案信息，并对企事业单位原始档案信息内容进行收集、整理、保护、利用等。在大数据时代，企事业单位档案管理工作面临庞大的信息数据挑战，因此要做到与时俱进，推进大数据技术在工作中的运用，实现档案管理结构体制的优化，转变档案管理工作模式与机制，使档案管理工作与时俱进，在切实提升档案管理工作质量的同时，实现工作的全面、可持续发展。

1 大数据时代档案管理的新特点

1）拥有海量的数据资源。我国的档案资源丰富，种类繁多，主要来源于两个方面：一是各业务部门通过业务系统产生的业务数据转为档案数据，具有及时、广泛、内容繁杂的特点；二是档案部门通过人工填写录入、搜集归类后转为档案数据，最为常见的是将馆藏的实体档案通过数字化技术转为档案数据，如拍照修图、扫描识别等。随着档案数据资源“存量数字化”“增量电子化”发展模式的全面展开，档案数据资源的数量快速增长，形成了真正意义上的“档案大数据”。然而，传统的档案管理模式已不能满足现代档案用户的使用需求，档案的处理需要采取建立跨平台、跨数据库的新方式，这就促进了档案管理方式的变革。

2）新时期档案管理的特征为共享性。网络系统中的数据资源带有极强的共享功能，利用高效率的资源共享完成了各个数据间的有效连接。各企事业单位在开展档案管理的过程中要改变信息收集方式，利用网络系统间的有序联系扩展数据范围。基于档案管理中的信息共享，工作人员可借助数据挖掘、语义分析与云计算等技术满足多类信息检索服务，将档案资源内部的共享价值展现出来。当前的档案资料检索仅需通过类型名称、时间或关键词就能搜索出档案结果，打破了传统搜索方式的限制。

2 大数据时代档案管理工作面临的挑战

1）对传统档案管理工作理念的挑战。企事业单位以往的档案管理工作模式，是以纸质档案的管理为导向，通过对单位档案信息的记录、整合，实现这些档案信息的归档、管理等工作事项。在档案管理过程中，由于档案是以纸质模式为存储形式，需要对其做好相关的标记，以便在运用档案时能够快速查找档案管理信息。在大数据时代，这种档案管理模式已经不能够适应信息数据多元化发展，若依旧沿用该模式，会出现管理模式与理念过于陈旧、落后的情况，不利于相关单位的进一步发展。此外，在大数据时代，档案管理向信息化方向发展已经成为必然趋势，对此，档案管理人员就要学会运用大数据技术、云计算技术等开展相关工作，推进单位档案管理的现代化进程。这就要求档案管理人员必须转变传统的档案管理理念，树立现代化的档案管理思维，进一步加强档案管理信息化的相关学习与培训，切实推进企事业单位档案管理工作的与时俱进。

2）缺乏专业的技术型人才。在大数据背景下，档案的收集和管理需要大量的专业性人才。目前，从事档案收集和管理的人员并不具备专业的数据处理能力和档案处理管理能力，对新形势下的档案管理模式不重视，停留在传统的、陈旧的档案管理模式上止步不前，不思进取、不念创新，在数据收集与最终整理的过程中都存在很大的障碍，直接影响档案管理工作的长足发展。因此，应该加强对档案管理方面人才的引进和培养，改变档案管理中人才、技术缺失的现状，要为我国的档案管理事业储备人才，提供技术保障。

3）对档案管理人员综合素养形成的挑战。在大数据时代，档案管理工作模式、方法、体制的变革都对档案管理人员的工作胜任能力形成了一定的挑战。大数据支撑下的档案管理工作模式的开展，需要档案管理人员具有信息化素养、符合时代发展特征的档案业务能力及档案专业技能、良好的档案职业素养等。从当前档案管理人员工作现状来看，多数工作人员由于已经适应传统的档案管理工作模式，对信息化的档案管理工作模式的适应能力不强，导致大数据技术融入到档案管理工作的成效存在严重不足。例如，多数档案管理人员能够意识到档案管理信息数据的重要性，也知晓档案管理数据化的关键性，但在具体工作实施中，还是存在自身能力与工作实际情况脱节的情况。

3 大数据时代档案管理工作的革新路径

1）档案资源的收集。档案资源的收集是进行高效的档案管理工作的前提条件，也是档案管理行业可以获得平稳发展的关键之处。只有让档案资源更加丰富，才能够促使档案管理工作拥有可持续性。提高档案资源收集的力度，能够有效地保障人民群众的利益，同时也能够构建比较完整的馆藏结构，让经济社会获得发展，这也正是提高档案管理效率非常重要的途径之一。在大数据的时代下，将大量的数据进行分析，归类建成数据库，是相对较为复杂的活动，需要社会各界工作人员积极参与进去，主动将获取到的信息存储存到数据库以及档案馆里。

2）转变档案保管方式。在传统档案管理中其多数资料为纸质材料，电子档案，如视频音频材料或管理文件仅视为辅助性手段，因而其档案管理的成本较少，且检索时间不长。在大数据技术的快速发展后，档案资料中的数据信息出现较大变化，出现了数据库系统、声音、影像、图形、图像、文本与多媒体链接等多种形态，其呈现方式多为邮件、图片、网页等，其内部的数据信息隐藏着多种价值，因而运用大数据技术分析与挖掘档案信息极有必要。在文件信息的储存方式上，档案管理人员应适时优化信息存储结构，借助光盘存储介质融合非结构化与半结构化数据，有效促进档案资料的检索效率。例如，某电力有限公司在进行内部档案管理时，为存储更多的数据信息，管理人员转换了管理模式，其设置了专业化的信息管控平台，利用内部的数据挖掘技术改进了档案管理的效率。

3）创新服务内容。使用大数据创新档案管理模式，必须要从服务出发，不断创新服务内容。比较传统的档案管理相对较为封闭，数据信息的私密性是比较高的，一般不会对外开放，人们如果想要使用档案中的数据非常困难。随着社会不断发展，人们对档案的重视也变得更加显著，档案部门如果想要提高服务质量，就必须建立更新的服务框架，但需要合理的公开，让人民群众能够从中获取有用的信息。

4 结束语

大数据时代，随着档案管理的不断改革和创新，档案管理模式的不断变化，我国的档案事业正以一种稳健的势态向前发展，但在档案管理工作的探索阶段，我们依然应该明确目标，正视档案管理的优势与不足，不断探索和改进，勇于实践和创新，为提高档案管理的工作效率和服务水平而不懈奋斗。