电子与实体档案一体化安全管理系统设计与实现

江莹莹

（湖北省电力勘测设计院有限公司，湖北 武汉 430040）

档案资源不能再生，其内容非常珍贵，随着信息技术的飞速发展，档案管理制度也不在不断更新和完善。为了实现档案管理的智能化，本文提出通过建立电子与实体档案一体化安全管理系统，使得档案管理工作更加简单快捷。电子与实体档案一体化安全管理系统需要应用互联网等比较先进的技术，最终形成智能化管理机制，实现对档案的安全管理，同时满足人们实时调取档案的需求并且提高档案管理工作的安全性。

1 电子与实体档案一体化安全管理系统的设计思路

电子与实体档案一体化安全管理系统是为了优化档案管理环境，并且能够精细化的控制档案。同时增加档案的安全性以及保障管理人员的安全。在一体化管理系统的设计中应当将实体档案管理区域划分为多个不同的模块，每个模块儿都安装相应的控制器，使得每一模块中的控制器在系统管理下都能独立工作，也能满足大系统对单独模块地控制。

1）确定接口。电子与实体档案一体化安全管理系统建设应当应用比较先进的国际通用的控制措施，建立全方位的接口，通过模块控制器和系统平台建立连接，展开智能化管理。实体档案室中不同模块应当有机连接，相互协调工作。另外，需要应用扩充组件实现与工作平台的接通，以此使档案管理系统更加具有扩展性。

2）构建系统。构建系统就是建设电子与实体档案一体化安全管理系统，此系统内服务类型涵盖比较广，比如通信连接，监控报警以及系统服务等内容。整个系统都是以档案管理为核心而运行，接口是整个系统相互连接的重要衔接段，接口与系统相互配合造成电子与实体档案的一体化管理。每一个服务内容都需要相互协调，使一体化管理智能运行。

3）智能应用。电子与实体档案一体化安全管理系统含有较多智能应用功能，例如实体档案区域定位体系，使得档案管理可以应用电子标签展开非触摸式智能化管理，为每个档案都建立自己身份信息，同区域网以及智能门禁建设一个完整的档案定位系统，使得档案管理更加细致。另外实体档案管理模块区域内设计的环境监测云平台，可以有效检测每个区域的环境，同时能够及时对空气进行消毒并且智能化处理区域环境。云平台技术提供的手机端应用可以实施远程监控，有效控制区域内的温湿度环境，提高区域内环境的安全性。

2 电子与实体档案一体化安全管理系统设计方案

电子与实体档案一体化安全管理体系的建设方案以系统总体架构为出发点，将管理系统分为两大系统：系统管理平台和一体化功能平台。一体化功能平台中主要包括四个系统，智能管理档案系统、区域安全管理系统、空间环境智能管理系统及档案内容管理系统，整个一体化平台将电子以实体档案管理的各个方面全面涵盖。从档案应用角度方面来看，电子以实力答案一体化管理系统分为应用、资源以及服务三个层次。

3 电子与实体档案一体化安全管理系统建设的基本内容

1）实体档案管理室的设施建设。实体档案管理室的设施建设内容比较多，比如地面、电、网络通信以及一些硬件设施的建设。在建设中会模仿实体档案室的手动密集架设备建立智能的网络架构存储档案数据。智能网络架构需要铺设专门的轨道。同时，通过完善电力设施满足网络通信以及不同设备用电的需求。

2）电子与实体档案一体化安全管理系统建设。一体化安全管理系统是系统建设的重点，其目的就是使档案管理工作更加高效，例如通过视频监控保障档案管理人员的安全以及档案数据的安全。另外，一体化安全管理系统会记录档案数据内容，同时提供数据应用的多种选项，使得档案信息更加完善，服务更加密切。

3）对实体档案管理室环境监测云平台的建设。实体档案管理室环境监测云平台的建设可以对档案室内以及附近环境进行监控，然后同物联网无线技术相结合进行传感通讯。云平台可以依据环境检测功能进行存储和报警，建立完善的实体档案室云检测物联网系统，对实体档案室的档案展开实时监测与管理。

4 电子与实体档案一体化安全管理系统功能内容的应用实现

1）一体化系统视频监控防盗功能应用。一体化系统视频监控有着自身单独的防盗监控功能，其对数据的一致性要求非常高，在防盗监控画面运行的时候不能进行任何操作。系统视频防盗监控有五种服务功能。第一是解除报警。在系统视频防盗监控运行过程中，可以通过手动的方式布防，一旦出现防盗报警，可以人为的点击取消报警声音，使系统撤防。在撤防之后如果再有盗窃情况发生，系统会又一次进行警报，并且记录警报，但是不会再有声音警报。第二是恢复报警，该功能使系统在自动监控情况下展开防盗报警预设，在报警声音出现后，点击此功能就可以解除报警声音。第三是手动设防，可以将档案室改为手动设防模式，一旦有人出现就被认为是盗情，因为没有人脸认证，所以此时系统报警指示灯会变为红色，系统在这种状态下会进入手动设防状态。第四是手动撤防，手动撤防可以将电子与实体档案一体化安全管理系统创设为手动状态，当有人出现在档案室时，系统会感应到，并且指示灯会提示，这就需要来人出具身份证明，如果此人可以进入，就会出现手动撤防。第五是自动监控，实体档案室可以调到自动监控的模式，并且设定好监控的位置和监控时间，使得系统能够实时运转。自动监控系统使得系统的智能化水平得到提升，降低了工作强度，有着非常强的实用性。

2）一体化系统中其他创新设计应用。一体化系统中图书室的自动监控系统是一项重要成果，除此以外，此系统还囊括其他创新设计应用，比如电子与实体档案一体化安全管理系统整体解决方案，此方案中需要先进的技术作为支撑，物联网是核心技术，使档案室中所有内容融入一体化管理的整个系统中，同时为不同设备创设运行空间，依据系统设定的要求使得系统中不同分支相互协调运作。另外，一体化安全管理系统还有光栅技术，这是针对密集架所创设的功能。该系统在密集架外设有红外线感应器，能够对密集架中的档案准确搜索定位，使得档案的安全性得到大幅提升，并且实现对密集架的远程控制，提高档案管理工作人员的安全性。

4 结束语

企业的档案管理工作关系着企业的发展，所以企业中档案管理工作是非常重要的内容，通过建立完善的电子与实体档案一体化安全管理系统，可以大大提高档案管理工作的安全性，同时提高档案管理工作的效率。电子与实体档案一体化安全管理系统依托物联网技术，拥有比较多的分支系统，可以为档案管理提供比较多的服务内容，使得档案的日常管理工作都纳入系统监控中，使得档案管理工作更加人性化且符合规范要求。