从财务管理角度加强仓库管理的探讨

赖小英 南昌铁路局集团公司龙岩铁路工务段

仓库存货作为铁路工务系统流动资产的重要组成部分，存货积压或短缺，可能导致流动资金占用过量、存货价值贬损或生产中断，其合理管理就尤为重要。本文就讨论如何从财务角度完善存货核算的基础仓库管理，提高资金使用效率，减少国有资产损耗。

一、铁路工务系统仓库管理现状

经过多年的发展和努力，目前铁路工务系统仓库管理已经形成了一整套完整的模式，有相应的流程和软硬件系统，也具备一定的人才基础。但是多年的审计表明，我们铁路工务系统仍然存在几个典型问题：1.不少地方存在大额账外料；2.废旧轨料报废不及时，废旧轨料未按照流程进行报废，甚至发生偷卖废料等职业风险问题；3.仓库管理制度落实不到位，实际管理形式不规范，仓库分类不科学；4.仓库选址和建设不规范，有些仓库因条件限制直接露天摆放，导致不少备品备件质量受影响；5.账、卡、物不符，账账不符；6.仓库设置不科学，过多跨区调动导致二次三次搬运成本过高；7.各工区仓库实际管理人员未经过仓库管理培训，实际管理水平欠缺；8.不关心废品残值和备品备件价值变化，导致财务对资产变动不敏感。

二、建立完善的仓库管理制度

要加强仓库管理首先就是要从以下几个方面考虑，建立完善的仓库管理制度：1.多年来沿线各仓库的功能定位，仓库的建立依据；2.仓库备品备件的采购及入库出库流程及其历史沿革；3.备品备件的价值依据及年度盘点的资产价值变动重估；4.废料的残值估算及处理后实际残值结算；5.备品备件周转周期的估算及修正管理；6.仓库管理人员的设置和职责设定；7.仓库台账和财务系统一致性保障机制的建立；8.仓库管理的远程化和信息化水平，信息系统和财务系统的一致性保障。

例如，为了规范铁路工务系统仓库的材料管理程序，提高物料运转效率和节约成本，促进工务系统仓库朝标准化、规范化、按需设置、科学布局、效率最优等方向发展，建立以下管理方法（简易范例）。

物资采购计划：物资供应计划由沿线各车间及段线路科、路桥科、材料科等根据生产计划编制而成（或由路局下指令进行编制报批）。当采购计划申请获得批准后，仓库应当及时核实实际库存，并在此基础上为各部门提供分析数据，以保证完成精确的采购申请。

设计最佳库存：主要材料：铁路工务段备品备件主要材料一般为各型号的铁轨、道砟、扣件、燃油、除草剂等，各材料库存情况要根据材料消耗定额、供应商状况、最短供货时间以及资金的周转情况等确定；低值易耗品：低值易耗品主要有一些常用的办公用纸张、笔、打印机及计算机耗材等，根据平时各车间各部门的实际消耗量、最短供货时间、预算定额的使用情况等确定；主要材料和低值易耗品都必须在日常运营过程中完全满足需要，但是为了节约资金减少库存积压和资金占用，提高各部门协作程度提高仓库的实时信息共享进而根据实际各种备品备件和低值易耗品的周转率。

备品备件入库：所有备品备件入库前采购员必须要收集合格证收发货清单及审批程序，进行系统入库及现场验收（或由仓库管理员兼检）；各申请采购部门和使用部门应当进行系统数量核验，以确保采购的备品备件是本部门申购的，减少实际使用误差和供货错误率，并进行数量质量方面的再次确认。

备品备件的出库：仓库管理员凭领料人的领料单如实发放，若领料单上车间主任和材料科负责人未签字、字据不清或被涂改的，库管员有权拒绝发放物资。

为了减少浪费，先采购的物质勘用的应当尽量先出，段领导出于实际运行和其他安全保障等特殊需求要用最新的备品备件的应当进行审批登记等程序。各类单据按照层级和权限进行审批操作，未经规定程序不准拿走物质不得越权和跨级提领物质。

存货的盘点：存货盘点应结合本段实际情况确定盘点周期、盘点流程等相关内容，核查存货数量，及时发现存货减值迹象。单位至少应当每年年度终了开展全面盘点清查，并形成书面报告。盘点应当由财务部门牵头，纪委监督，材料科、路桥科、办公室、计财科等部门抽调精干人员组成临时工作小组，小组成员从盘点开始到结束不得变动，盘点时保证做到盘点数量的准确性、公正性，严禁弄虚作假、虚报数据。所有的盘点数据都需盘点人员签名确认，发现的存货盘盈、盘亏、毁损、闲置以及需要报废的存货，应当查明原因、落实并追究责任，按规定权限批准后处置。

三、仓库管理过程中的财务核查分析

铁路物资管理系统中对库存货品只统计采购价格和数量，并在各报表中根据需要呈现统计情况。随着国民经济的发展，我们的主用材料比如各型号铁轨和道砟砂子和燃油等市场价格波动变化是巨大的，各路局集团公司应该对这些材料的期货价格波动对各站段进行公告，站段材料管理部门和生产部门可以根据生产需要和价格波动实际进行动态库存调整以便于节省成本，实现国有资产的保值增值。比如，钢材价格从2003年开始就出现了几次大的波动，范围从每吨3000~8000元宽幅波动，我们对铁轨的需求是稳定而长远的，就可以选择在靠近3000元或者低于4000元的时候多备货，在靠近8000元时候少备货。在物质系统中，增加一个货品现值估算栏，通过输入市场调查或者集团发布的现值参数动态调整资产价值，便于财务合理估计仓库资产，准确提供相关报表给领导做相关决策使用。

动态评估需要设定周期，各站段可以根据集团公司发布信息的频率实时动态调整，也可以根据会计年度核算要求调整资产价值。资产价值的评估对废品残值的意义也是非常重大的，通过对大宗商品价格的采集评估使用可以相对合理的处理废料，使得废料价值最大化，提高国有资产的保值水平。另外，对废料的处理，我建议要做到尽量公平公开，提高站段所有员工对废料处理的知悉程度，最大限度地实现低成本的群众监督。

四、探索建立仓库管理和财务管理系统的自动对接机制

目前我们的财务系统账目主要是依据资金的变动设计的，对材料管控没有物资管理系统那么细致，导致各站段财务要经常进行人工审核台账，且要手动盘点并仔细核对，自动化程度低，劳动强度大，部分站段财务人员配置不足会导致盘点核查账目等监督工作长时间未进行，直接导致工作长时间没办法监督纠偏，等审计发现问题都相对比较严重了。

我建议在财务系统中设置仓库库存子系统，根据财务账目的要求建立相应的子账目，并做好仓库管理员的权限设置，使得现场的物料变动直接反映在资产变化上，在仓库管理子系统中设置价值修正系数，合理反映沿线所有仓库的存货价值，对价值的异常变动系统进行自动提醒，财务人员及时根据实际进行核查盘点和监督，这样可以大幅度减少事后盘点监督的工作量。

认真研究两个系统的特点和特性差异，找到共同点，比如上面提到的货品价值，还有货品数量型号、货品的使用场合等，在系统中合理设置算法进行系统自动审核，人工复核，以减少人工劳动强度和人为偏差。

五、提高仓库管理的信息化水平

这二十年来，中国铁路事业快速发展，铁路工务系统的维护压力也快速增长，人员配置数量的增长往往无法满足实际需要，这也是导致仓库管理不规范的重要原因。目前我们基本上做到各个车间的仓库都依托铁路物质管理系统进行简单的数量及出入库管理，仓库管理的信息化自动化程度普遍较低。

首先，我们可以在每个仓库都安装高清网络摄像机，利用现在的图像识别技术对人员进出物料进出的时间和大约品种数量进行准确的自动化记录；图像识别技术还可以做到无人值守的防盗防火，通过视频记录仓库的所有操作，实现不可抵赖性。这些摄像机联网后可以统一汇总入值班室或者24小时有人的工作场所，通过调整人员管理规定实现低成本仓库安全管理。

其次，可以开发APP根据视频触发事件，进行物料的出入库手机上直接操作，提高办事员和仓管员的办事效率和便捷程度。仓库管理APP通过合理的权限设置，把原来需要人工办理的申请审批等程序全部无纸化，结合视频识别可以做到极低的错误率。

六、加强人才队伍建设

所有的工作都是由人来完成的，人才培养好了才能更好地完成相应的工作，建设一支层级合适、能力适岗、遵纪守法、道德优良的相关工作队伍对铁路工务段的工作特别重要。从一线线路工兼职领料到专职办事人员再到计财科专业会计师，每年根据集团公司的培训和在教育计划都要进行培训，同时要根据各段自身业务特点自身人员构成特点建立个性化的人员培训计划。比如，工区仓管员要培训仓库管理的办法、各类型货物的归置整理办法、仓库安全管理基本知识、信息化系统使用技能及职业道德等；车间办事员要进行财务报账规范性培训、出入库规范性培训、零星采购申报及实施流程培训、台账规范性填写培训等；计财科财务人员则需具备系统的财务知识和丰富的实践经验才能适应新形势下铁路工务系统发展需要。

七、小结

总之，仓库管理从未独立，尤其是仓库和财务联系更紧密。铁路工务系统的仓库管理是否规范是否安全，不仅关系到存货核算的准确性、财务数据的真实完整性问题，更关系到铁路工务系统工作的可持续性保障问题，甚至关系到各层级同事的职业安全，我们应该加以重视并不断完善之。