新常态下事业单位档案管理规范化标准化建设探析

杨珍珍 青岛市市南区教育保障中心

近些年，我国经济水平迅猛发展，我国的事业单位也同样得到了较为明显的进步与发展，但是在实际的发展过程中，依然存在着较多的问题，其工作不规范且不标准成为严重制约事业单位档案管理工作顺利进行的一大因素，所以需要相关的档案管理工作人员根据实际问题进行深入的探究，并采取较为有效的策略解决问题。

一、事业单位档案管理工作开展的重要性

简单来说，事业单位档案的形成主要来自实际的活动记录、未来目标的规划以及各种员工信息资料的备件等，所以事业单位的档案管理工作开展对于事业单位未来的发展以及单位和员工的隐私安全都有着至关重要的作用。除此之外，一方面，档案主要内容包含了整个单位里所有的工作成果，通过这些档案资料的整理可以为未来的单位工作奠定良好的基础；另一方面，档案资料具有较严格的法律性和秘密性，可为法律相关的部门提供良好的资料咨询服务，从而确保个人以及单位的权益。

二、新常态下事业单位档案管理规范化和标准化面临的新任务

在经济发展和改革的过程中，我国各级事业单位已逐渐意识到档案管理工作的必要性。对此党中央国务院对档案管理工作指明了改革方向，要在经济新常态下加强其的规范化和标准化建设工作，确保在各级事业单位在高制度标准和高目标定位的工作要求下，实现事业单位的现代化建设。在事业单位档案管理规范化和标准化建设的过程中，各级事业单位应当抓住时代发展的机遇，迎接新的挑战，应主动地引进先进的技术和方法，在确保提升档案管理质量的同时，积极地将现代计算机技术与互联网技术融入档案管理工作中。

三、实施措施

（一）建立健全标准化的档案管理机制

想要促进我国事业单位档案管理的标准化和规范化，就必须建立健全档案管理机制。并对其进行严格考核，在此过程中，一定要建立较为完善的档案管理制度和体系，确保所有档案管理的相关人员能够严格按照相应制度和体系进行工作。除此之外，还需要要求档案管理的相关人员在真实的工作过程中把信息技术融入其中，从而提升档案管理工作的效率。还需要激发档案管理的相关人员工作积极性和责任心，以确保档案工作的顺利进行。

（二）建立健全事业单位立卷归档的标准

在事业单位档案管理规范化和标准化的建设过程中，立卷归档工作是影响档案管理工作规范化和标准化的关键，部分事业单位在立卷归档工作方面存在不规范是影响档案管理改革工作推进的主要影响因素。所以将建立健全事业单位立卷归档的标准作为推进事业单位档案管理规范化和标准化的重要途径是必要的。在规范事业单位立卷归档的过程中，相关人员应当从以下几个方面进行探讨。首先，基于档案的重点。在进行立卷归档时，相关人员应当基于档案的重点，对各种资源进行区分、归类和删选，不仅要确保立卷归档工作能够有序推进，还要保证在立卷归档的过程中不会出现档案重复、冗余的现象。其次，基于档案的时效性。在进行立卷归档的过程中，档案管理人员应当重视档案的时效性，只有当立卷归档的档案所承担的任务完全结束时，才能够进行归档处理，保证档案管理的规范性；最后，基于档案的完整性。档案管理人员在进行归档时要确保每一份档案的完整性，只有完整的档案才能够发挥出最大的价值，这就要求在工作的过程中，档案管理人员应当严格的遵守立卷归档的相关规章制度，确保其的规范化和标准化。

（三）强化宣传教育工作

过去，许多单位对档案管理规范化和标准化缺少足够的认识，导致实际的档案管理工作效率较差。因此，要加强对工作人员进行档案管理标准化和规范化的宣传教育，真正意识到其存在的重要意义。此外，对相关的工作人员进行宣传教育后，档案管理工作人员能够及时意识到自己的不足和缺陷，并及时改正，从而促进档案管理的开展。并且要建立起全新的互联网信息化档案管理的理念，应用互联网软件技术增强对资料的整理，加强计算分析技术，提升工作效率，保证工作质量。

（四）加强工作人员的行为规范及约束

如查阅资料，工作人员应当出示自己的工作证件，进行资料查阅实名制登记。与此同时，电子资料的查阅还需要工作人员登录账号，输入密码进入系统中进行资料查阅。

（五）提升事业档案管理人员的综合素质

事业单位档案人员的综合素质对该项工作的进行具有不可忽视的影响，所以在进行档案管理改革的工作中应当加强对档案相关人员的综合素质提升。在具体的实施过程中，事业单位可以从2个方面入手。第一，多方增加事业内部档案人员的培训工作，让档案管理人员在培训的过程中学习新的管理方法与理论，不断地进行创新，实现档案管理工作的优化；第二，在人事招聘方面，在具体的过程中，相关人员应当根据实际的需求，将更多高素质的人才引入到档案管理的工作中，提升档案管理人员的整体素质，以提升其的建设效率。

（六）根据规范标准对档案管理进行全新整合

除了上述措施以外，对其进行标准化和规范化整合是有效解决事业单位档案管理工作问题的重要措施。重新组卷作为一种较为有效的档案整理方法，可以把一些联系较大的档案资料收集整理，把一些缺失页码以及缺失目录的档案资料重新地编制，只有这样才可以有效地提高档案管理工作的规范性和标准性。除此之外，档案管理人员还能够按照档案资料重要性以及档案类型等进行分类整理，以此有效提高后期档案资料的利用率。

四、结束语

事业单位档案管理规范化标准化对事业单位的改革和发展具有极其重要的作用，事业单位应当将单位管理工作重视起来，不断地利用新思想和新技术实现档案管理工作的优化，特别是运用信息技术手段开展档案管理工作，提高工作水平和质量，促进其规范化，标准化发展。