高校人事档案信息化管理漫谈

王永红 辛克盛

（青岛大学，山东 青岛 266071）

人事档案是在人事管理活动当中所产生的，因其所附有的社会属性决定了它的重要价值，它是我国人事管理制度的一个重要的组成部分。在高等院校的人事管理工作当中，人事档案是全体教职工身份的重要凭证，是学校开展各种人事管理工作的重要依据和参考，所以人事档案管理工作在高等院校的管理工作当中发挥了重要的作用，随着高等院校事业单位及人事制度的不断改革，对人事档案的管理也提出了更高的要求，所以人事档案信息化管理工作亟待解决。

一、高校人事档案信息化面临的挑战

随着信息技术不断渗透到传统档案的管理当中，档案管理的工作人员也面临着新的挑战，他们不再像以前那样在库房进行整理查阅和利用，而是可以依托现代化的信息技术，先进行原始数据转化、查找定位，再进行目的利用。人事档案的管理最终还是要转向信息化，达到信息资源的分类和分度共享。当传统纸质档案的查询和利用不能满足信息时代进步的要求时，人事档案的信息化管理顺应时代发展应运而生，实现了档案信息脱离载体的解放，将纸质档案数字化处理并保存，通过电脑网络提供查询。

二、高校人事档案信息化的促进作用

（一）不断提高干部人事档案工作水平

新形势下，要坚持从实际出发，构建适应学校发展的、有利于档案管理部门和其他工作部门的共赢的人事档案的信息化管理，不断提高人事档案的管理工作水平，使之更加高效、便捷和安全。

（二）提高人力资源管理的水平

人力资源管理工作在高校工作当中发挥了重要作用，直接决定学校的发展程度，加强人事档案的信息化管理，能够有效地提高对全校教职员工管理和服务的水平，为该项工作提供依据和支撑资料。

（三）提高人事管理的科学性和准确性

对高校人事档案进行信息化和科学化管理，实现人事档案的纸质化和信息化相结合，确保每一份档案能够全面客观的反映每一位干部和教师员工的信息，便于组织部门、人事部门等进行查询利用。在信息化管理的过程当中，可以对大量的数据进行科学的分析，挖掘出档案资料的一些相关联系，为学校的教学育人、干部使用提供数据支撑，确保了档案管理和提供利用的科学性和准确性。

三、高校人事档案信息化的具体措施

（一）加强大数据背景下对人事档案信息化的挖掘和利用，构建档案信息化框架。如今在大数据日益发达的今天，数据的信息量日益增多，档案对于数据信息的处理量也不断增多，所以要对所收集的档案信息进行挖掘和利用，构建档案信息化的框架。对于这些人事档案信息的管理和人事档案信息的开发和利用，都要建立起合理的框架才行，只有这样才能够对档案的信息化进行有效的整合，挖掘更多可利用的资源，来促进人事档案的管理和利用。

（二）要对档案信息化建设做好评估和研究。要对人事档案的信息采集流程进行相关的研究，通过计算机合理有效的分类筛选有用的信息数据，在做好这些信息数据采集的同时，展开有效的分析和评估，最终形成人事档案信息化建设的可行性方案。

（三）通过多种渠道实现档案信息化建设的挖掘和利用，首先学习先进高校在该项工作的先进成果和方法，在学习的同时根据自己学校的实际情况予以积极的论证和采纳，也可以在信息技术中找到很多实用的工具来挖掘人事档案的信息化管理的方法，还可以利用相关的平台机构，对现有的人事档案信息化建设进行优化整合，运用适合学校实际情况的成熟的档案管理软件。

（四）要提高档案管理人员的信息化管理水平，提高他们的相关素质，配备上高水平的基础设备，创造良好的工作管理环境，全方位打造人事档案的信息化管理水平，从而实现人事档案管理的高效率高水平。

四、确保高校人事档案信息化的安全性

（一）提高人事档案管理人员的安全意识，首先对管理人员要加强思想政治教育和法律法规教育，提高他们自身的职业道德和思想品德，通过不断学习相关的法律规定，强化对档案管理保密性的法律意识，提高对档案管理安全性的意识，熟悉掌握相关的信息化管理技术。最终实现人为管理和信息化管理的有机结合和完美统一。在原始数据进行采集的过程当中严格把关，认真鉴别，查漏补缺。在管理的过程当中要注意跟踪，实现对信息数据的动态化管理。在查询过程当中要注意加强监管，明确纪律，严格查阅权限，按照制度和规定科学管理。

（二）做好人事档案信息化的安全保密工作，人事档案具有高度的机密性，各级单位都必须采取有效的安全措施加以防范和保护。应该建立健全管理制度，以确保信息的安全性，从开始的录入处理到分析存储的各个环节都要加强安全性的措施。同时还要在技术层面上加以安全性的保护，特别是对档案查阅权限等方面进行分析和认证，要确保访问人的身份和等级与所具备的访问权限相一致。同时要在计算机信息化技术方面做好预警和监测，确保档案资料的安全性原始性和真实性，防止黑客的侵入，不断地提高信息化的安全管理技术。