探索如何优化事业单位档案的管理制度

王宏宇

（内蒙古兴安盟科右前旗政协办公室，内蒙古 兴安盟 137423）

事业单位档案不仅数量较多，其种类也十分繁杂，如果采取传统管理方式对其开展管理工作，不仅会影响整体使用效率，同时也不符合时代需求。基于此，也就需要事业单位相关人员能够对档案管理工作进行一定优化，改变传统工作思路及模式，结合目前事业单位档案管理情况，对管理制度进行优化和完善，通过融入现代技术，促使管理效率得到进一步提升。

一、事业单位档案的管理制度现状

就目前事业单位档案管理工作的开展情况而言，其问题主要出现在三个方面：其一，部分事业单位对档案管理工作的重视度不够，导致财力、物力以及人力的投入不足，最终影响到档案管理工作的顺利开展；其二，很多事业单位的档案管理体系和制度不够完善，导致档案管理工作的开展过于随意，不具备规范性，从而导致部分档案不够完善，失去存档价值；其三，相关工作人员的综合能力、信息意识不够，无法满足现代档案管理工作的开展需求。

二、事业单位档案的管理制度优化措施

（一）增强事业单位档案管理工作的重视程度

要想对事业单位档案的管理制度进行优化，首先需要增强档案管理工作的重视程度，也就需要提升相关领导的关注度，转变其对档案管理工作的传统认知，能够真正地明白事业单位档案管理工作对现代化建设的意识，以及其对事业单位发展的重要性，进而促使其将档案管理工作提升到重要工作日程中，为更好地开展事业档案管理工作打造一个良好的氛围，增强财力、物力以及人力的投入，从而为优化事业单位档案的管理制度提供保障。

另外，相关工作人员也需要不断提升自身的工作意识以及工作积极性，要具备一定的民族责任感，能够对档案管理工作进行认真处理，从而确保档案的完整性、及时性以及全面性，保证事业单位档案管理工作能够顺利开展[1]。

（二）对事业单位档案管理制度进行不断完善

在新形势下，想要确保事业单位档案管理制度能够得到有效优化，还需要对事业单位档案管理制度进行不断完善，并对档案管理流程进行规范，只有这样才能够确保事业单位档案管理工作能够高效运行。另外，在完善管理制度的过程中，需要相关管理人员能够结合事业单位自身情况，根据自身的发展方向及管理内容等因素，对档案管理制度进行科学制定。具体完善措施如下：

其一，事业单位应该构建具有现代信息特性的档案管理制度，比如采用OA 系统等，以此对档案数据库进行完善，确保档案信息能够得到及时更新和完善。

其二，要对档案管理的流程进行有效优化，也就需要相关工作人员能够对档案的收集、汇入等管理内容进行全面整合，对各个环节进行明确规范，并制定相应的管理制度。比如，档案管理人员不可以对原档案进行自行更改；在对档案进行借阅时，需要由相关管理人员进行审核，在签字后方可提取。

其三，事业单位还需要建立档案管理监督机制，制定相应的监督制度，从而确保相关工作人员所开展的工作内容，以及所进行的工作流程被全面监督，一旦发现其中存在问题，需要对其进行及时指出，并进行相应出来，以此提升事业单位档案管理工作的整体效率[2]。

（三）将信息化建设与事业单位档案管理进行结合

为了确保事业单位档案管理工作能够满足现代社会需求，还需要将信息化建设与事业单位档案管理进行结合，具体表现在以下三方面：

其一，需要对事业单位档案管理相关工作人员的综合素质进行提升，不仅需要相关工作人员具备扎实的理论知识以及实践能力，同时还需要其具有良好的道德品质，能够确保档案的及时性、准确性以及完整性。因此，也就需要相关单位能够定期组织工作人员进行培训，确保工作人员能够与时俱进。

其二，需要对事业单位档案管理相关工作人员的信息化意识进行提升，要求相关工作人员熟练掌握现代技术，并将其运用到实际工作中，能够对计算机等网络资源进行充分利用，打破固有工作理念和方式，不断提升档案的全面性、真实性。另外，相关工作人员还需要对现存档案资料进行充分利用，要不但提升自身的信息化意识，促使自身的工作思想能够满足社会发展需求，制定符合单位发展的高效管理策略。

其三，需要对事业单位档案管理的信息化制度体系进行完善，从而确保档案管理工作能够在信息化背景下有秩序、有规律地进行；其次，通过完善信息化制度体系，也能够为相关人员更好地开展事业单位档案管理工作提供相应依据，确保事业单位档案管理工作有法可依，一旦出现问题能够找到相应负责人员[3]。

结束语

在新形势背景下，事业单位想要更好地进行创新和改革，必然要对自身的档案管理工作进行优化，从而为实现自身创新和改革提供保障，推动自身在新形势下快速发展。基于此，也就需要对事业单位档案的管理制度进行优化，根据目前档案管理工作的开展现状，制定相应的优化措施，从而确保事业单位档案管理制度能够与时代要求相符。