机关档案管理工作中的问题与对策概述

丁玲

(常州市不动产登记交易中心金坛分中心，江苏 常州 213200)

引言

在档案管理工作中提高档案管理规范，能够确保档案管理质量更高，同时也能够符合机关单位的全面发展，机关单位的发展需要确保数据及相应资料真实准确，为机关单位的经营管理和决策提供重要参考依据。

一、机关单位档案管理的主要问题

（一）人员意识的挑战

任何一个数据对机关单位而言都至关重要，无论是数字、文本、图像还是照片、磁盘等形式，都能够帮助机关单位做出相应的调整。随着机关单位的不断发展，机关单位数据越积越多，对数据存储管理也非常关键。传统数据存储主要依托于虚拟环境下数据保护，增强数据的备用性能。但是这种数据存储方式容量比较小，必须依靠人工才能够实现存储。档案信息具有规模大、速度快、形式多样且繁杂等特点。要想满足的机关单位档案管理需求，最主要的就是根据机关单位自身的实际情况，制定科学合理档案管理策略。随着机关单位改革力度不断加大，机关单位档案管理工作难度也在与日俱增。

（二）知识结构的挑战

要想在提高档案管理的工作质量，档案管理人员自身需要丰富的知识储备与积累，满足现代档案管理的需要。随着国家机构、社会团体和个人组织参与经济的方式发生显著变化，档案产生价值也必然有相应的调整。现代机关单位档案管理人员既需要懂、档案等专业知识，又需要具备在计算机信息化等方面有较强地实操能力。如果档案管理人员自身的知识结构停留在传统的知识层面上，很容易引发工作漏洞，无法做到与时俱进。

（三）信息保密工作的挑战

在机关单位档案管理的过程中，最主要的就是加强档案管理保密工作，尤其是对档案。很多机关单位尽管有保密工作制度，但还不够完善，尤其是对保密制度贯彻落实不够深入，使档案信息的保密工作面临巨大压力。特别是涉及档案信息，既没有制定相应的档案管理保密规章制度，又没有对相关人员进行特定的保密工作培训。同时，在信息技术发达的当下，机关单位利用计算机网络来提高档案管理的工作效率，但同样也会加剧档案、数据等泄露的风险。当前，很多机关单位在档案管理上仍然使用的是传统的管理方法，也缺少各种现代化的管理设备，导致机关档案管理工作不够准确，同时还使得机关档案的完整性、真实性受到影响。

二、提升档案管理水平的重要策略

（一）加强档案管理工作的正确认识

在档案管理认知的过程中，机关单位一定要积极开展多种措施，确保对档案管理工作的重要性进行深刻的认识与讨论，并且对档案的有效利用和再利用问题进行深入分析，保证机关单位领导与管理者能够准确意识到档案管理工作的重要性，机关单位的管理者应积极发挥主动性进行学习，同时也需要接受档案管理方面的约束，在档案管理时一定要认真分清主次。档案管理部门也必须创造合理条件，保证档案管理工作顺利展开，促进各部门之间的资源合作共享，为机关单位档案管理提供数据支撑，为机关单位经济决策提供可行性建议，真正提高机关单位管理质量与水平。

（二）实现档案管理部门的专业技术水平提升

机关单位档案管理人员应该根据自身的专业技能和综合素质进行深入分析，加强指导与培训，促进档案管理工作有效开展，为档案管理工作提供有效支撑。在实际培训时应积极形成相应的激励机制，对业务能力强，综合素质高的员工进行奖励，并鼓励员工“一专多能”，让所有人都能够充分意识到档案管理的重要作用，激发员工的工作热情。同时，机关单位内部相应的监督和管理也可以提高档案管理工作的整体质量，减少工作失误，提高档案管理成效。学会在档案管理中使用各种先进的科学技术，有效地推动档案管理的信息化。要做好监督检查工作，让档案工作能够实现常态化、正规化、科学化，构建起覆盖整个机关单位的档案管理工作信息安全保障机制，让档案数据与档案管理系统变得更加的可靠、安全，有效地防止档案数据的丢失、泄密以及失密问题的出现。

（三）加强档案管理机构的建设

在机关单位开展档案管理工作时，必须优先完善档案管理机构的建设。因为档案管理的内容非常多，只有形成合理的工作思路，建立相应的管理机构，才能提高档案管理的效率和水平。随着机关单位转型升级改革程度不断深入，信息技术应用日益广泛，这也使得档案管理工作出现许多问题。在完善档案管理机构建设的过程中，机关单位还应该积极结合自身的实际情况，构建相应的管理制度规范。同时，机关单位还应加强法律政策的执行力度，最大程度上减少违规操作的情况，确保档案管理水平全面提高。积极完善相应的法律法规，构建科学合理的档案管理制度和下设机构，让档案管理工作做到有章可循，同时保证机关单位内部纵向、横向有效地通信和协调。

结语

随着经济的快速发展，规范档案管理，提升档案管理水平势在必行。为更好地增强机关单位档案管理的效果，促进机关单位内部档案管理升级，必须要“内外力”相结合。依托大数据技术为“外力”推动数据优化与存储，提高现代机关单位档案管理质量与水平；结合机关单位档案管理实际，用“内力”构建特色机关单位档案管理模式，相互促进，提升机关单位竞争实力。