企业管理流程与OA 协同办公系统的融合应用

（山东泰山钢铁集团有限公司，山东 济南 250000）

一、办公自动化系统

办公自动化也就是我们俗称的OA。其是在通信技术与计算机技术的推动下衍生出的一种新型的办公方式.结合了包括计算机、通信与互联网等现代化技术在内多种功能。因此，互联网时代的OA 系统需立足信息安全，为多组织、多终端以及多维度的信息共享提供支持.使集团内各企业、各部门和人员之间能够及时交流与共享相关数据，其特点主要有以下：

（一）支持集团协同。OA 系统需同时具备两种功能。即集团统一管理功能和集团分权管理功能，集团型企业单位可借助同一套OA 系统达到协同办公的目的。利用集团统一管理功能。集团层面可实现包括跨组织机构的业务流程协同、集团管控以及信息共享等在内的多项内容：而集团总部与下属单位在集团分权管理功能之下，则可实现其内部的流程管理与共享内部信息。

（二）支持多移动终端。快速发展的互联网移动应用。促使现代企事业单位急需借助各种移动化手段来服务于其战略发展或价值实现。其中居于首位的便是OA 系统。因而，OA 系统需在移动终端中施以规范化、流程化以及高效化的管理，企事业单位的各层人员可利用移动终端在不同的地点通过碎片时间审批业务流程.进而促进组织整体的业务流程执行与管理效率的提高。

二、企业管理流程优化设计

（一）内部控制基本原则 1)全面性原则：企业管理内部控制应当贯穿决 策、执行和监督全过程，覆盖企业及其所属单位的 各种业务和事项。2)重要性原则：企业管理内部控制应当在全面 控制的基础上，关注重要业务事项和高风险领域。3)制衡性原则：企业管理内部控制应当在治理 结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成 相互制约、相互监督，同时兼顾运营效率。4)适应性原则：企业管理内部控制应当与企业 经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适 应，并随着情况的变化及时加以调整。5)成本效益原则：企业管理内部控制管理应当权衡实施成本与预期效益，以适当的成本实现有效控制。

（二）内部控制要素。企业建立与实施有效的内部控制要素：1)内部环境：内部环境是企业实施内部控制的基础，一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。2)风险评估：风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。3)控制活动：控制活动是企业根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内。4)信息与沟通：信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。5)内部监督：内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，应当及时加以改进。

三、利用 OA 协同办公系统进行流程信息化

（一）利用 OA 协同办公系统进行流程信息化转化的优势。某企业开始使用OA 系统，目前采用EKP 组件，结业务需求和管理模式定制开发的协同办公平台。协同办公平台的核心定位是 “办公系统+知识管理+业务活动管理+管理支持”，可同时满足日常办公、知识管理、业务活动管理和管理支持方面的需求。利用 OA 协同办公系统进行流程信息化转化的好处如下： 1)OA 协同办公系统以“工作流”为基础，支持复杂流程定制创建，支持流程节点条件判断；支持流程处理过程中有权限的人员可以发起设定流程外的并行或串行流程；具有流程跟踪、动态流程配置或子流程功能、流程间衔接功能、流程与业务衔接功能，满足此次内部管理控制流程信息化转化的需求；2)OA协同办公系统在酒钢应用广泛、操作简单、无需操作培训；3)OA 协同办公系统支持移动办公,PC 及移动端均可进行待办事项处理；4)OA 协同办公系统对系统用户权限进行分层管理，不同权限用户对应不同操作模块,避免了数据的非法访问。5)OA 系统可以对工作流中的相关文件和数据进行跟踪和检查，对关键岗位关键操作可记录、可审计、可追溯；关键文档删除操作可在设定时间内恢复；用户登录信息可保留、可追溯等。

（二）OA 协同办公系统进行流程信息化转化的基本原则。1)流程所描述的业务属于日常业务，要求及时响应、及时反馈，实际工作中无审批环节的流程不进行转化。（例如：生产数据的填报、数据分析、人员评价等业务）2)流程所描述的业务已经在除OA 系统以外的 其他专业信息系统（例如：ERP系统（SAP）、电子采购平台、仓储物流系统等）中实现的流程不进行转化。3) 流程所描述的业务需要向上级行政部门提交纸质资料，纸质资料需要签章、备案待查的流程不进行转化。

（三）OA 协同办公系统转化。企业内部控制流程的应用效果企业内部管理流程优化经过了业务调研、体系建设、OA 协同办公系统进行流程信息化转化阶段，最后股份公司流程信息系统中实现电子审批、OA 协同办公系统中新增流程、业务流程无法实现转化，80%的业务流程实现了流程信息化。

基于公司现有业务流程、管理体系，对照内部控制要素进行梳理，建立满足公司战略发展需要的内部控制管理体系，以 “表单+流程”的方式来固化审批流，成功实现了内部行政类、事务类、财务类等各种审批事项的流转自动化。规范了公司的办公流程，监督了办公程序，明确了工作责任，方便追溯问题，提高工作质量；移动应用的使用，更是让审批人能够打破时间地点的局限，随时随地进行审批。这不仅提高了股份公司各职能处室管理的规范性和可控性，更有效提高企业执行力，为股份公司在新的经济环境下提高综合实力、实现经济效益稳步增长创造有利的条件，促进企业健全发展。