档案管理智慧化路径探讨

孟凡福

（潍坊市人事考试中心，山东 潍坊 261000）

前言：随着各种信息技术的发展，档案产业的发展速度和改革速度也在加快。档案管理基础设施的改进和档案管理环境的优化，为档案管理的智慧奠定了基础。智慧档案管理可以调整单位的档案管理结构，减轻人员负担，节省档案管理成本。作为现代电子信息技术和档案管理服务相结合的产物，智慧档案管理已成为必然的改革趋势。

一、档案管理的智慧组件

（一）定位良好的智慧意识

档案系统中智慧档案结构的知识迅速增长，档案管理员会全力以赴，并提倡建立智慧档案。各级管理员都投入资源和精力来探索档案管理的智慧。智慧档案馆建设不仅明确了智慧档案馆管理的价值和趋势，而且明确了智慧档案馆的目标和实施方法。建设智慧档案是新时期省档案馆的一项重要任务，数字档案馆的建设属于智慧档案馆的范畴。促进智慧档案建设，提高公共服务能力的建议。将档案管理的智慧整合到各种业务目标和内容中，反映出人们对构建有意识和智慧档案的高度重视。

（二）管理对象的纵向和横向扩展

构建智慧档案的另一个关键组成部分是有效保留和集成有价值，全面和全过程的档案，以确保它们可以通过参与国家治理，为民生服务来提供相关信息，并通过提供档案的使用信息资源。一方面，在前端控制和全过程管理的概念下，智慧档案管理的对象不仅是档案，而且是生命周期中最先进的档案以及有效的管理控制，档案管理是通过系统和平台来实现的。电子档案档案管理和档案服务网络是两个主要的执行模块，目的是在全面管理的框架下随着时间的推移保存和整合档案，并将其作为与之相关的有机信息资源来应用，通过存档保存行动来执行政府事务和社会服务。另一方面，随着数字技术的发展，在大数据战略下，智慧档案馆的建设将管理对象扩展到数据，并通过改善管理对象的多样性，积累了足够的资源，提供档案管理的信息。

（三）指导组成部分

建立治理体系为了确保档案的智慧和循证管理，制定一系列政策，标准和规范，以确保业务，档案和档案管理部门可以正常运行。在法律法规框架内履行职能，为不同单位实施智慧记录管理改革提供了有效的指导。这些系统的构建形成了一个治理系统，其范围从高级设计到特定规范。它不仅维护档案管理的智慧，阐明宏观政策和战略的基本方向，而且将国家治理与智慧档案处于高水平的“互联网+政府事务”联系起来。除了外部环境，智慧档案管理所需的特定规范也从微观层面制定。政府应制定一系列系统，例如《政务服务网电子档案管理暂行办法》，用于管理政府服务网络的电子档案，以及电子档案的特定要求，以确保真实性，完整性，有效性和可靠性。《政务服务网电子档案归档数据规范》用于电子归档过程中的数据结构，命名规则，数据格式和数据，网址为政府服务网络归档信息包的布置提出了特定要求，并且是其中的一部分重要的是要改善对电子归档服务的支持。这些系统与其他系统结合使用，以确保可以根据管理对象，流程和平台实现档案管理的智慧。

（四）可执行组件

智慧数字平台开发，电子档案管理和增强自动化平台建设，使用预档案模块和政府服务网络交换模块，电子档案接收系统，电子档案保存系统建立子项目的长期保障机制建立省内政府事务在线处理，备案，保存和使用的长期工作机制。

二、智慧管理路径

（一）档案智慧移动终端服务

档案智慧移动终端服务是基于智慧移动终端和互联网技术。一方面，单位建立相关服务平台是提供智慧移动终端服务的基本条件。具体来说，该部门不仅可以开发相关应用程序，还可以在官方微信账户上提供智慧移动终端服务。应用程序模型和官方微信账户模型各有优缺点，APP模型的优点是稳定性，它还可以为单位创建档案管理品牌。APP模型的缺点是单位需要在技术改造和技术维护上花费更多的钱。官方微信账户模型的优势在于其低成本，并且直接依赖于现有的微信技术来提供档案服务。官方微信账户模型的缺点是稳定性差，难以为用户提供优质服务，使用过程中很容易遇到系统崩溃的问题。另一方面，单位必须使用信息处理技术和数据技术在平台和单位的档案管理系统之间建立通道，以确保可以及时更新和同步各种档案数据资源。只有保证档案数据资源更新通道的畅通，才能提高用户体验和对单位档案服务工作的满意度。

（二）智慧档案安全管理

信息资源只有当它们是真实的和原始的时才是有价值的资源，智慧档案管理的核心仍然是档案安全性。只有确保档案资源的安全性，才能保证档案资源的可用性。各单位应充分利用各种信息技术，加强档案管理的预防和预防。一方面，就预防和控制机制而言，该部门不仅必须在计算机上建立相应的防火墙，而且还必须使用信息隔离，信息加密和区块链技术来修复档案的内容，并存储最原始的数字内容。这些档案处于相对封闭的环境中，该驱动器已加强了预防和控制，以防止黑客和特洛伊木马程序入侵驱动器的档案管理系统，降低档案管理风险并确保档案资源始终在可用环境中。另一方面，在事后预防和控制机制中，单位应集中精力加强档案备份工作，利用云存储技术实现档案资源的高效备份，节约成本。单位应加强与相关云存储技术提供商的合作，并将相关档案资源批量转移到云终端数据库。档案资源丢失或损坏后，请及时将相关档案资源下载到云终端，以增强驱动器档案管理的抗风险能力。

（三）培养高素质人才

智慧档案管理要求单位建立一支高素质的人才队伍，这是实现智慧，科学，系统的档案管理的唯一途径。一方面，该部门必须有效地加强人员培训，将信息技术操作课程纳入培训课程，并提高档案管理员使用最新技术的能力。另一方面，单位必须提高员工使用信息处理设备和系统的能力，并提高员工使用扫描仪，单链接机，档案管理系统和档案安全管理软件的能力。

结束语：近年来，从提高档案管理效率的角度来看，许多单位已经开始使用一些新的信息处理设备来处理档案资源。档案管理朝着多元化，智慧化和高速化的方向发展。本文以智慧档案管理为背景，探索了信息技术与其他信息处理和档案管理设备的集成路径，以丰富智慧管理领域的研究。