有关如何做好乡镇街道档案管理工作的思考

颜世旭

（邹平市黛溪街道办事处，山东 邹平 256200）

近些年来，乡镇街道档案数量急剧增加，使得档案管理工作面临巨大的挑战，与此同时，大部分乡镇街道档案管理基础设施建设相当落后，未能与时俱进地引进档案先进设施和管理方法，从而导致我国乡镇街道档案管理工作水平整体偏低。针对这种情况，如何提升乡镇街道档案服务质量，值得相关工作人员深思。鉴于此，本文通过论述乡镇街道档案管理信息化发展，进一步探讨如何做好乡镇街道档案管理工作具有一定的研究意义。

一、乡镇街道档案管理信息化的重要意义概述

乡镇街道档案管理信息化的重要意义总结包括以下两个方面：

（一）体现绿色工作理念，降低成本。乡镇街道办事处作为政府基础职能机构，虽不是营利性组织，但是在具体的工作也需要考虑成本问题，传统档案主要以纸质为主，在具体的档案工作中需要耗费较多的人力、财力，都是较大的支出项目。同时，传统档案管理主要采取分类管理方式，会产生大量新的职位和部门，与当下精简机构改革理念相悖[1]。现阶段，绿色环保理念深入人心，档案管理工作中也应将绿色环保工作摆放在首位，这种情况下，乡镇街道档案管理信息化建设，可以实现绿色办公，可在有效保护环境的同时，有效降低乡镇街道档案管理工作成本，这是档案管理信息化的突出优势之一。

（二）方便群众，便于管理。乡镇街道档案管理信息化降低了管理风险，传统纸质档案不易保存，且容易出现损坏问题，即使保护措施得当，也没有电子档案的安全性高。乡镇街道办事处的档案大部分要保留较长的一段时间，在信息化管理的支持下，可以得到了有效地保护，以实现长时间的安全保存。值得注意的是电子档案得以长时间安全保存的前提是信息系统安全，并做好电子档案数据的备份[2]。另外，档案信息化管理实现信息共享，群众可以通过网络共享平台了解相关信息，极大地方便了群众，也减少了乡镇街道办事处管理人员的工作量，这对提高乡镇街道档案管理工作效率和质量是极为有利的。

二、做好乡镇街道档案管理工作的有效策略

新形势下，乡镇街道办事处要想做好档案管理工作，就应重视信息化建设，具体应做好以下几点工作：

（一）严把档案入口关

档案管理信息化系统的建立，档案“入口关”是基础，必须严格把控此环节的工作质量。在档案信息录入时，应严格按照规范的采集程序，准确完整地录入所有档案信息，并将现有纸质档案转化为电子档案，后利用数字档案管理系统逐步完成档案编目、检索等工作。同时，档案管理工作人员的具体工作并非是零散的，而是相互之间紧密联系，这就要求在档案管理工作实践中，必须保证各个环节的工作质量[3]。档案管理信息化系统可以在实现自动检索的基础上，简化档案整理过程，利用关键词或者特殊标志进行自动检索，整个过程耗费时间短，且可以规避人为失误现象的发生。除此之外，计算机在档案管理工作中发挥着重要作用，利用计算机和扫描仪实现档案数据化处理，并对档案数据传输进行加密处理，整个过程与计算机的使用息息相关，这就要求乡镇街道办事处配备齐全计算机设备，为开展档案信息化管理工作提供保障[4]。

（二）实现档案自动管理

乡镇街道办事处档案管理工作内容广泛，工作过程相当繁杂。乡镇街道档案管理实现自动化，对简化管理工作程序、减少管理人员工作量和提高工作效率是大有裨益。在档案管理工作中，利用数字档案管理系统完成档案登记、调卷、统计等工作，可以为多用户借阅提供服务，并可以验证用户信息的真实性，以准确获取阅览信息，实现档案信息的自动化实时统计，可以保障乡镇街道档案管理工作质量。邹平市黛溪街道办事处在实现档案管理自动化时，基础工作是实现档案排架自动化，后利用计算机技术整合数字化档案信息后台大数据和档案分配情况，实现档案架位自动化分配。这样一来，邹平市黛溪街道办事处在档案管理工作中，对当下现有档案架位进行有效的有序调整，可促进架位整体利用率的提高，这对于提高邹平市黛溪街道办事处档案管理水平是大有裨益的。

（三）加强档案真实性和安全管理

数字档案信息系统的建立，数据的真实性十分重要。在电子文件整理过程中，应严格按照文件规范，统一格式进行处理，以保证档案数据的真实性。在档案信息数字化记录时，应动态关注文件要素，以保证档案信息在流转过程中不会出现失真现象。同时，为了有效提高档案的利用率，在档案保存过程中，还需要密切以下几点，一是考虑档案文件的兼容性，确保电子化档案可以满足多种环境下的使用要求，这就要求档案保存时应使用分离数字信息的语义进行保存。二是重视档案的完整性，即在重视手头档案文件收集的基础上，又要重视以前档案的完善，尽可能地保证档案内容的完整性。只有保证档案的完整性和真实性，才能有效提高邹平市黛溪街道办事处的档案管理水平。

此外，档案信息化管理与传统管理方式相比，最大的区别在于采取电子文件方式进行保存，而电子文件保存在邹平市黛溪街道办事处档案信息管理系统中，容易受外界干扰而出现遗失或者盗用等问题，从而影响档案信息的安全性。因此，在档案管理工作过程中，应加强档案安全管理，以防止档案数据的遗失。只有这样，邹平市黛溪街道办事处才能不断提高档案服务质量。

三、结语

总之，邹平市黛溪街道办事处档案管理工作服务水平提高的重要性不言而喻。因此，在邹平市黛溪街道办事处档案管理工作实践过程中，档案管理人员应严把档案入口关，实现档案自动管理，同时加强档案真实性和安全管理，才能有效提高档案服务水平。