MRO采购数字化系统管理在制造企业中的应用

摘要：在竞争日趋激烈的市场环境下，尤其是后疫情时代的到来，实体经济面临严峻的挑战，制造型企业如何发展，内部管理和调控显得尤为重要。非生产性物料MRO作为企业采购中不可或缺和管理难度较大的组成部分，本文结合当下制造业非生产性物料MRO的特点，就数字化系统对MRO采购及其供应商管理的流程优化进行阐述并提出改善性建议。

关键词：MRO;数据化;间接采购;供应商管理;产品数据库

在全球产业信息化和数据化的大趋势下，智能数据系统已经日益取代传统的人工流程操作，成为企业的核心运行模式和管理体系。EPR系统，全称为企业资源管理计划（Enterprise Resource Planning），是企业通过信息化、系统化的管理进行经营决策和运营的平台。通过对采购、质量、物流、财务、生产资源计划、销售、人力资源等进行管理和定期数据分析，达到优化资源配置、提高效率和降低成本的企业经营目标。

MRO是维护（Maintenance）、维修（Repair）和运营（Operation），属于企业间接采购范畴，即原材料采购以外的耗品、备件采购，包括刀具、夹具、各类工具、润滑油、工业气体、油漆等非生产性物料。与生产性物料采购相比较，MRO采购在制造企业运营管理中较难取得足够的重视和管理，主要原因有：

1.购量少。由于品类繁多，每种品类的采购量少，总体采购量相比生产性物料较少。大部分制造型企业中，MRO采购量仅占到总采购量的10%～20%。

2.采购需求分散。MRO采购需求来自企业内部不同的职能部门，集中程度不高，沟通成较大，工作量较大。

3.计划和库存管理难度大。由于多品种小批量的特点，MRO采购难以形成稳定的需求计划和周期库存。

4.MRO供应商参差不齐。MRO耗品、备件属于工业品范畴，市场上的供应商有工业品跨国平台，也有私营业主，优劣势并存，管理难度较大。

随着市场竞争日益激烈，尤其是后疫情时代来临，制造企业如何降低成本成为生存硬指标。在生产性物料降本空间有限的前提下， MRO优化和管理显得尤为重要。企业通过智能数据管理系统，对MRO采购管理进行优化和配置，可以从两大方面入手：

1.外部供应商管理

（1）建立电子招标系统。电子招标系统将招标、评标、合同等一系列流程通过数字化集成，可以促进企业与供应商的规范化管理，降低人工招标可能带来的道德风险，提升流程效率和公平度。目前大型国有企业和外资企业基本已实现MRO电子招标模式，但仍有不少中小型企业在招标管理中存在系统和相关流程问题，全面建立MRO电子招标系统可以使供应商形成良好地竞争意识，提升产品和服务品质和标准，对整体提升市场能力和产业升级有重要意义。

（2）供应商档案管理。由于MRO产品的多样性特点，MRO供应商数量相对较多。企业应对所有MRO供应商，尤其是一般化学品和危险化学品资质进行数字化管理和及时更新，对其经营范围、生产许可、代理授权、质量认证、物流资质、环保资质、综合评定报告等一系列信息进行智能系统建档、跟踪、更新等管理。

（3）供应商开发和新建流程管理。市场中的客户需求不断变化，企业销售和生产需求也随之变化。为了满足新的外部和内部采购需求，MRO供应商的前段开发流程显得尤为重要。新供应商的开发需要进行需求、采购、质量、财务等多部门共同参与决策，企业在数据化流程管理系统中应建立相对应的开发流程，设定合理和公开透明的标准值和打分機制，降低多部门合作的时间成本和沟通不畅的低效率可能性。开发流程完毕后，应按照企业内部授权决策体系建立标准化的档案建立流程，可通过数字化平台实现线上申请和审批，既可以实现流程和数据的可追溯性，又能提升企业内部的工作效率。

（4）供应商分类管理。目前国内MRO工业品渠道多样化，小到批发零售公司、贸易公司、代理公司，大到工业品跨国平台企业、电商平台等，不同类别的MRO供应商优势各不相同，一般情况下制造企业都同时与多家MRO供应商有长期合作业务。企业可以通过建立数字化系统平台对不同供应商进行分类管理，根据自身实际需求制定供应商合作战略。

（5）供应商绩效管理。MRO供应商的评定与审核在供应商管理中具有重要意义，传统的独立绩效评估的参考价值有限，且与行业中同等供应商缺乏比较性。企业可通过系统智能设定多维度评估标准和打分或者等级机制，按分数或等级、不同期间等多方面管控和数据、报表分析管理，实行联网资源共享，企业内各部门可根据需求参考。

2.内部流程优化

（1）编制产品数据库。对于MRO产品中具有周期性采购和使用超过一定数量的产品，建立MRO数据库是非常重要的，也是企业进行MRO采购管理的最关键步骤，相比较零散管理，建立MRO数据库有以下优点：

产品数据全面、清晰、统一管理。产品的详细信息，如品牌、图片、规格、包装、价格及其有效期、起订量等建立完整的数据，便于查找和检索。对于相同属性或者类似信息的产品，系统可以进行智能归类和比较。

产品对应的成本科目和成本中心明确。由于MRO产品的特殊性，在很多企业中对于其成本归属是采取经营中心&科目的方式进行标记和入账，传统人工记账加大了入错科目的可能性，而数据库能合理地消除这一风险。产品的成本科目和成本中心与产品编号绑定，自动带入财务模块系统。

数据、报表分析功能。数据库系统对产品信息的录入、修改等节点可以起到监控作用，有利于企业进行各项产品分析、归纳总结。

产品对应供应商管理。传统流程中采购集中化程度较弱，需求部门的偏好各不相同，同一产品可能会出现不同供应商的情况。建立产品数据库有利于对供应商的管理，节约内部资源。

数据内部共享。建立数据库可以在企业内部共享资源，提高采购集中化程度，降低产品成本和内部管理成本。

（2）产品开发和新建流程。对于常用或者高值MRO产品，企业在数据化流程管理系统中应建立相对应的开发和新建流程，降低多部门合作的时间成本和沟通不畅的低效率可能性，按照企业内部授权决策体系建立产品数据。

（3）需求账户设置。企业内部需求者通过系统账户进行相关MRO产品的采购申请，并通过系统智能管理相关数据与报表。可以通过邮件与账户的联通推送提醒和报告，便于需求者管理申请数据，查阅参考产品和供应商信息。

（4）下单管理。传统MRO采购中，需求者通过线下申请并获得审批后，采购需求单流转到采购部门，由采购部门下达订单给供应商并对订单进行管理。在智能系统中，需求者在数据库中挑选需要的产品提交申请，审核通过后由系统后台集中处理，发送给采购部门。数据化系统可以使零散的需求集中化，节约人工成本，提高业务效率。

（5）收货管理。由于MRO产品的多品种小批量等不易管理等特点，很多企业未实行严格的入库收货管理，无形中增加了收货流程中的道德风险，不利于企业管理和控制。数据化系统可以通过二维码或者条码对产品进行标记，并在入库时进行扫码对接和数量清点，由系统报告错误并提醒收货员进行登记和退换货操作。

（6）付款管理。传统MRO采购中付款由采购部门进行三方匹配后提交财务部门进行付款，数字化系统中通过系统自动完成收货、入账、电子发票匹配后由数据后台转入财务模块，省去繁杂的资料收集、核对、入账等操作，很大程度上节约了纸张的浪费，节能环保。

综上所述，MRO数字化系统在制造企业采购管理各个流程和环节中可以起到資源集中分配和管理的作用，主要表现在以下几个方面：

数字化系统通过建立数据库，完善产品信息，减少人工错误，提高企业整体效率;通过产品的集中管理和集成分析，有效降低采购成本。

数字化系统流程各环节使各利益相关方轻松查询流程进度和相关信息，系统自动推动功能提升工作效率。

数字化系统能轻松获取报表和进行数据分析，为企业管理提供数据支撑。

数字化系统使企业内部流程合规化、标准化，提升企业内在价值和市场竞争力。

参考文献：

[1]于洋.浅谈MRO采购系统在生产型企业ERP系统中的定位.电子制作.2013-2

[2]崔士怀.中小MRO企业营销策略探究.苏州大学硕士论文.2013-9

[3]董慧.浅析公司间接采购成本控制绩效管理.人口与经济.2010增刊

作者简介：朱晓艳（1986-），女，民族：汉，籍贯：上海，职称：中级经济师，学位：经济学学士，工作单位：斯派莎克工程（中国）有限公司。