石油企业人事档案电子信息化管理

李文静 肖怡然

摘要：随着社会信息化的发展，电子信息技术运用到各个领域中去，石油企业也不例外。尤其是石油企业的人事档案管理冗杂度逐步提升，这就需要对其人事档案进行电子信息化管理来提升工作效率。文章首先阐述了石油企业人事档案管理的必要性以及面临的问题，接着提出石油企业人事档案管理电子信息化有效管理的措施，旨在明确企业人事档案管理电子信息化的重要性。

关键词：人事档案;电子信息化;管理方式

人事档案管理是企业管理工作极其关键的内容并且有着逐步朝着电子信息化发现的趋势，现代企业的档案管理部门运用电子信息化的技术，实现管理上的规范化，不仅大幅度提高了员工的工作效率，而且使企业整体管理更加系统，节省了企业的人力管理成本，整体上为企业的发展提供了便利。因此，企业的管理者应要求档案管理部门利用电子信息技术，全面开展人事管理工作并且根据企业的实际情况来发挥电子信息技术的优势，使企业更加快速的发展。

1、石油企业人事档案管理的必要性

随着企业现代化趋势的进一步发展我国的石油企业人事档案管理制度也要与时俱进，其中管理电子信息化是其中的重点内容。信息化的发展推动各种科学技术的进步，企业管理上的需求也在增加，其中要消耗人力和物力，但信息高速公路的建立实现了信息共享和信息传递，石油企业应顺应电子信息化潮流的趋势抓住机遇并快速建立人事档案管理电子信息化的制度和管理方案，实现管理与信息的有效关联。

2、石油企业人事档案管理面临的问题

企业在发展的过程中经常性的会出现问题，石油企业也不例外。首先石油企业作为我国的重点企业会存在管理不规范以及管理标准不明确的现象，没能较好的适应电子信息化的发展，造成了人事档案管理创新度缺乏，人事档案管理没能与企业的各方面管理有效关联。其次，人事档案管理管理的权限和执行存在一定程度的问题。其范畴存在边界模糊化，比如员工劳动保险和绩效考核信息，是否应该属于人事档案管理的内容？还有就是纸质化的人事档案管理管理还占有较多的比例，造成了管理成本上的损耗，向电子信息化管理模式的过度需要加快日程。最后就是人事档案管理方面的认识问题，政审资料的过度重视会导致人事档案的不完整，还需要加强对个人陈述的补充，甚至他人评语也是很重要的资料。而且部分员工认为人事档案资料并不是需要过度重视，就归档推迟，随意整理，也就一定程度上降低了人事档案管理的重要程度。

3、石油企业人事档案电子信息化有效管理的措施

3.1构建健全的电子信息化档案管理系统

石油企业需要建立健全的电子信息化档案管理系统并充分发挥其分类和整理的功能来进行人事档案管理的有效性，这是石油企业实现信息化发展的关键。电子信息技术已十分完善，其数据运行准确而迅速，根据企业的经营情况，来进行档案归档，能够实现各部门的信息共享，减少了操作成本。企业档案管理部门应收集全体员工的信息进行录入并且合理分配员工的属性和所属，使系统更加有效和科学。人事档案管理电子信息化就必须重视员工的隐私和安全，信息是存在风险的，石油企业要加强和优化登录权限，安装安全保护系统，保证网路运行的安全性，出现问题时能及时预警，这样能避免员工档案的丢失，能保障石油企业的运行稳定。

3.2强化企业档案管理部门人员的信息化意识

以往的企业档案管理模式下信息收集较为困难并且其管理往往具备高成本和不稳定性，这是传统档案管理的缺点，而员工信息化意识的加强能够很大程度上方便管理和减少管理成本，这就需要企业对员工普及信息化的知识，提升其安全意识，使档案信息更加保密。企业档案管理部门需要在员工和系统上实现双向强化，系统上不断优化和完善，员工要认识到这种强化的重要性，全面配合，保证档案管理信息化的顺利进行。企业档案部门还要推行监督措施，员工之间互相监督，防止盗取信息和破坏信息的行为。对于一些重要的数据可以独立保存，使档案信息更加安全，提升档案管理工作的效率。

3.3在企业网络内部建立档案数据库

企业实现要实现档案管理信息化就必定在需要内部建立档案数据库并且需要大量人员成本的投入，整体上来看能够更加有效的管理人員。这种数据库建立涉及到纸质信息的全面电子化，信息内容十分庞大而冗杂，从侧面也就反应出其运行的高成本。因此，企业的管理层和各个部门应该高度重视，全面配合电子信息化的推进，提高信息录入的效率，认真的进行数据的整理。数据库的建立能够更加方便的进行信息查询、信息统计、信息共享，其有效的与网络关联，在进行维护时更加便利的进行操作，不需要大量的人力资源，而且网络的特性使信息可以远距离传输，各部门之间可以实现信息的共享，这是企业现代化的重要标识，也是企业能够更加适应现代社会发展的关键性的一步。

3.4提高对档案管理人员培训的力度

档案管理人员是企业档案管理电子信息化的重要参与者和导向者，这就要求档案人员具备较高的素养和过硬的知识储备。因此，档案人员能够对电子信息技术进行有效的管理，能够具备和各部门之间的沟通与协调能力。企业应对人事档案管理人员进行培训，制定合理科学的培训计划，使他们熟练的操作，熟知各个软件的功能和作用，具备独立识别信息的能力。除此之外，国外的一些国家在人事档案管理电子信息化方面具备先进的知识和经验，企业可以聘请权威专家来进行指导，帮助企业人事档案管理人员具备国际化的眼光和水平。企业可以对人事档案管理人员设定考核方案，提出奖罚措施，可以激励档案人员实现对电子信息技术的全面掌控，提高工作效率。

4、结束语

综上所述，我国信息化水平逐步提升，信息技术运用到社会上各种行业，石油企业在竞争激烈的现代社会要进一步发展，就需要进行人事档案管理的电子信息化，这样企业在进行管理的时候可以减少管理成本，操作方便，更加容易与现代化模式接轨，使企业的档案管理工作更加高效，也能提高管理工作的质量，推动石油企业更快更好的发展。

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