国有大型企业档案业务指导工作的思考

盛琍

摘 要：在新时期，针对国有大型企业档案管理中出现的新情况和新问题，开展对企业所属基层单位档案业务指导工作尤为重要。本文结合淮南矿业集团档案业务指导工作的实践，在增强档案业务指导的针对性和指导工作的具体措施等方面进行了一些思考和探索，对提高企业档案管理工作具有一定指导作用。

关键词：新时期;国有大型企业;档案业务指导

国有大型企业集团档案馆一般都具有监督、指导、检查本企业所属单位档案工作的职能，在这三项工作中，指导是基础，监督和检查是促进和检验，指导是责，监督和检查是权。要想做好档案馆工作，我们既要行使“权”，更要真正的履行好“责”[1]。因此，档案业务指导工作是决定企业集团档案工作整体水平和质量的一项重要的实质性工作。那么，如何履行这一职责呢？下面笔者结合淮南矿业集团档案馆开展的业务指导工作实践谈一些感想和构思。

一、日常档案业务指导工作的开展

从1897年开发建设以来，淮南煤矿已经走过了一百二十年的曲折历程，建国后，于1955年成立淮南矿务局，1998年，企业改组成立了“淮南矿业（集团）有限责任公司”，进入新世纪，淮南矿业集团加快建设国家新型煤电能源基地，实现了从单一煤炭产业向煤炭、电力、清洁能源、健康养老、物流、金融等多产业发展的历史性转型，业务的拓展对集团公司档案馆的业务指导工作提出了更高的要求，为了更好的开展指导工作，档案馆首先开展摸底调查，经统计淮南矿业集团直属的矿、厂多达四十余家，下面还有二级、三级等单位多达上百家，这些单位档案管理水平参差不齐，笔者把集团所属单位的档案工作发展水平分为两个层次：一是档案工作成绩较为突出的，处于这一层次的有各大煤矿和电厂，这些单位存续时间久，档案工作有很长的历史，单位领导对档案工作较为重视，管理制度健全，有较为顺畅的业务流程，业务人员相对稳定，档案工作基础比较扎实。二是档案工作较为薄弱，甚至处于空白状态的单位，处于这一层次的多是集团近年来新拓展的业务，涉足到其他一些行业成立的新单位，如清洁能源、健康养老、物流、金融等等，这些单位从无到有，档案业务刚刚起步，有的单位甚至还未树立管理档案的意识，也未将本单位的档案工作摆上议事日程。针对这些情况，我们提出了实施档案分层次指导的方案。对于档案管理较好的单位，视情况对其提出高标准，定期去实地查看平时的档案管理情况，年底进行年检，促进其更快更好发展。对于新成立单位，结合实际情况，找出他们档案业务工作中存在的问题，指导解决这些问题的方法，而不是大包大揽，“授之于鱼，不如授之于渔。”把档案业务工作的方法和技能传授给被指导人员，重点放在基层档案管理人员的业务素质和技能的培养和提高上，在业务指导过程中确保高标准，严要求，改进档案管理人员在档案管理中存在的一些不合适的做法，针对档案管理具体业务活动提供技术和理论帮助[2]。具体地，我们开展了以下几项工作：首先是指导他们成立档案机构，建立起档案工作网络;其次指导他们建章立制，明确有关档案管理职责;三是根据不同行业的管理内容和管理方式确定其单位的档案收集内容和管理规范，通过一系列的基础性工作为其今后的档案工作打好基础。同时对其档案室工作人员进行具体的档案专业知识和技能培训，使其档案室能正常运转起来，为企业各项工作服务。对于这些基础较薄弱的单位，我们经常组织检查，及时发现存在的问题，帮助其协调解决，耐心地引导，帮助其克服缺点，从而不断缩小差距，提高业务水平，推动整个集团公司档案工作的发展。

二、特殊时期档案管理的业务指导

在淮南煤矿这百年历史中，企业兼并、转制、重组、分立、新建的情况时有发生。例如：根据国家政策要求，企业要移交社会职能，将原有的学校、医院、后勤物业等移交社会，移交后这些单位的档案如何处置;再如为顺应国家推进化解过剩产能政策，集团公司关停了李嘴孜、谢一、新庄孜、潘一等煤矿，这些单位的档案又该如何处置，对于这些特殊情况，出现的新问题，笔者认为要抓住三个要点对档案归属和流向进行监控和业务指导，确保档案不流失并安全移交：一是在公司改制重组或清产核资时，档案馆要积极争取将相关档案的处置工作纳入改制的总体方案和操作程序中，获取相应的权利和职责，使这一工作真正成为整体工作中一个不可或缺的环节。二是根据国家有关法律法规，结合企业实际制订相适宜的档案处置条例，既不能弃之不顾，也不能争抢归属权，要兼顾各方利益，维护档案安全，同时保持单位档案的连续性，便于以后的利用[3]。三是及早介入、及早跟蹤，通过与改制小组的及时沟通，随时获取企业改组单位的信息，掌握主动权，密切跟踪，关注改组单位的动向，指导他们按计划、有条理地开展档案清理、鉴定、销毁及按归属移交等一系列工作。

三、新时期档案业务指导工作的探讨

随着移动互联网、物联网和大数据、云计算、人工智能的发展，我们已经进入数字化、网络化、智能化等信息时代。近年来，电子政务、无纸化办公越来越普遍，大数据、云计算、人工智能的研究应用也越来越深入，这些都对档案产生极其深刻的影响，极大地改变了档案工作的内容、方法和手段。这个时期档案工作经历了以下几方面的变革：一是从接收以纸质档案为主转向为接收纸质档案与电子档案并重;二是档案管理由保管档案实体为主，向保管档案实体与保管档案数据并重;三是档案工作从以手工操作为主，向信息化、智能化操作迈进[4];四是档案资源从分散利用逐步到互联网共享利用。淮南矿业集团作为一个现代化的大型企业，档案工作也正经历着由传统的以保管为主向现代化的知识管理和信息资源开发利用转变。为实现馆藏档案的信息化和数字化管理，对全集团范围内所藏档案案卷级、文件级目录、纸质档案、照片档案，音频档案、视频档案、电子档案以及登记备份的归档电子文件进行数字化处理。为了做好档案的形成、管理、利用一体化，档案管理与各项业务环节一体化，档案与其它信息资源的一体化，我们首先搭建档案网络体系，把下属各单位全部纳入该网络平台，并制定了相关的档案信息工作规范，做到提前介入，提前研究规范，提前指导服务，使档案在工作中形成规范，又为规范工作服务。其次，开展专题培训，组织基层档案员统一学习档案信息化系统建设，包括对实现业务流程的网络化，对档案电子目录，数字化全文，电子档案在线接收的检查，馆藏档案的清点、开放鉴定、调阅、网上登记、网上的利用审批等方面进行系统学习。再次是举办技能竞赛，评选优秀，当一项新的档案业务工作开始之初， 面临的新情况、新问题又比较多，抓好典型，带动一般，利用榜样的力量，以点带面，调动基层工作的积极性，这更是一种行之有效的档案业务指导方法。目前，我们的档案信息化工作正在有条不紊地进行着，向新时期档案事业发展目标又迈进了一步。

四、结论

综上所述，笔者认为，开展档案业务指导工作，既要以宏观做主导，又要以微观做基础，没有宏观的指导就没有工作目标，没有微观基础，业务指导就成了空中楼阁[5]。在现阶段，企业档案领域不断扩大，工作成倍增加，这就要求我们业务指导人员的自身素质高，业务能力过硬，还要对现场有较强的灵活运用能力，因此我们只有转变观念，抓住时机，培养一支政策性强、知识面广，有责任心、全盘性、掌控力，有奉献和创新精神的高素质的档案业务指导队伍，才能把企业档案工作推向更高层次的发展。

参考文献：

[1]毛少伟.对新时期档案业务指导工作的几点思考[J].档案与建设，2006（7）：18-20，23.

[2]郎秀伟.大型企业集团档案业务指导工作的思考[J].档案时空，2010（6）：29-30.

[3]陈世琼.关停企业档案管理实践与探索[J].中国煤炭工业，2017（12），72-73.

[4]刘志杰.大型企业集团档案业务指导工作的思考[J].兰台世界，2013（10），97-98.

[5]王苏月.企业集团档案业务指导工作的实践与思考[J].中国档案，2011（10）：43-44.