企业数字档案室建设的实践与思考

闫冬

摘 要：信息化管理以及数字化的建设，是企业的科学管理的主要发展方向，但是目前企业数字档案室管理仍然存在。资金不足、人才缺乏、档案实际质量不高的问题。基于此，本文主要分析目前企业数字档案室建设过程当中存在的困境，并针对这些问题，探讨相应的实践路径，从而促进企业的档案室实际建设水平提高。

关键词：企业管理;数字档案室;数字化管理

企业数字档案管理是现代信息化管理当中的重要环节，也是企业优化决策、提高管理科学性的重要方式。建设数字档案室要从全面角度入手，不仅进行技术上面的升级，也要进行管理上面的创新以配合技术的发展，提高整体企业的管理效能，利用企业数字档案管理的相应数据，进行优化决策。

1 企业数字档案室建设的困境

1）从目前的发展情况来看，企业建设数字档案室需要解决档案信息安全与防护的问题，也就是说，通过有效的安全管理方法，避免数字档案被盗用、被篡改、被植入病毒等等，提高信息安全防护等级。电子档案在存储与管理的过程当中很可能被篡改，这种删除就是永久性的，企业进行数字恢复的成本非常高，时间也比较长。知识产权意识也是困扰数字档案馆建设的主要问题，很多企业录入了一些不具有知识产权的相关数据，导致企业经营管理过程当中存在隐患，甚至导致了一些法律纠纷，影响了企业的正常经营与发展。

2）一些企业采用已经过时的相关技术，进行档案的数字化管理，在与其他先进企业进行沟通交流的过程当中，双方的软件和数据传输系统存在对接不良的问题，这显著影响了数字的按建设的科学性。一些企业电子元件与纸质设计成品完全一致，这就浪费了电子硬盘的相关资源，导致双向存储，无法提高整个数字档案管理的效率。

3）企业数字档案管理缺乏相应的复合型人才，很多企业档案管理人才年龄较大，技术水平较低，无法应用数字化优秀管理软件，进行相关的数据操作。

上述问题在多数企业数字档案室管理过程当中普遍存在，因而，只有重视信息化的安全管理问题，提高数字化发展的全面性，基于数据备份技术，进行有效的长期存储，才能够全面提高企业信息化管理的水平。

2 建设数字档案提高企业管理水平的对策

各个企业面临的相关档案室建设问题各有不同，但是整体表现来看，加强企业的数字档案室建设应从以下几个方面入手：

2.1 全面提高对数字档案室建设的重视程度

企业应从管理层到执行层，全面提高对于数字的按时的建设程度，而不仅仅将这种政策贯穿在档案：

实际管理当中，各个科室要全面配合数字化档案建设，在自己的工作流程当中，将工作内容的相关数据上传到数字化档案时，例如，登录相关的数字管理网站，上传自己的一些工作记录、工作总结、工作数据汇总等等。要想发展这样的主动上传流程，各个企业要采用主动出击、加强宣传的方法，提高各个部门工作人员，尤其是管理人员对于数字档案建设的相关重视，并制定相关的基本原则与策略。

通过量化管理标准，对于所有的工作人员日常工作流程以及档案应用流程，进行应用培训。例如，首钢在进行数字档案室建设的过程当中，就全面树立典型，以点带面，从销售部门进行逐步推广。这样的方式整合了企业的销售数据，可以汇总成为销售档案。自从首钢从北京迁出之后，数字化档案管理对于企业的产业布局、产业结构、产权结构优化，提供了有效的数据支撑，这种以点带面的数据管理方式，可以适应迁出的阶段性。从2015年到2019年，首钢通过分階段验收，获得了良好的管理效果，该方法得当，具有比较高的可操作性，值得借鉴与推广。

2.2 培养数字管理人才

企业在进行数字档案室建设的过程当中，要制定科学的管理目标，尤其是细化分步操作流程，根据目前的工作计划，尤其是生产经营计划、实际管理计划、人员调动计划、绩效周期计划等等，制定良好的数字档案工作内容，营造一个良好的数字档案管理氛围，并且为所有部门的工作人员，搭建一个数据共享平台，提高整个数据录入的质量以及数据应用的程度。

例如，上海市舜宇电器生产公司就，按照“三步走”计划，对企业的数字档案室建设进行相应的管理，根据国家的相应政策法规进行相关的业务调整，尤其是对于管理、业务、技术三方面的数据，进行全面的收集、归档、挖掘、可视化建设，并通过数据安全保密制度的推行等等，在现有的公司各个部门全面推广数字档案管理办法。

企业按照目前的适度发展原则，对于所有的电器设备生产、服务、销售、售后等等进行拓展与升级，按照企业目前拥有的数字档案、主服务器、终端服务器、扫描仪等相关硬件和软件设备，进行精细化的数字管控，从而全面提高数字获取的系统性。

企业在进行建设的过程当中，整合出目录数据库，设立相关的关键词，并成立多媒体数据库可视化建设文档，企业的员工可以登陆相关的数据管理平台。查询相关的备份情况，全面提高数据应用的有效性。

3 结论

综上所述，数字档案建设可提高企业的数字档案管理水平。从本分析可知，研究企业数字档案建设困境，有利于我们从问题角度，看待目前建设的不足，因而我们要加强系统性研究，实现整个信息流程从起点到终点的有效链接，打造一支高素质的档案管理队伍。

参考文献

[1]王文强.基于数字档案馆的企业档案智慧服务模式探析[J].机电兵船档案，2019（04）：76-78.

[2]郝春红.企业数字档案资源建设现状评估分析——以某大型央企档案工作为例[J].机电兵船档案，2019（01）：50-52.