浅谈Excel“数据透视表”在财政资金管理中的应用

林小琳

摘 要：本文通过excel“数据透视表“的使用，解决财政资金总量大、项目和下属单位多、分析需求多样单位的财政资金管理问题，实现对资金使用进度、流向等的多样化分析，旨在减轻财务人员工作量，提高工作效率，加强数据准确性。

关键词：资金管理;数据透视表

近年来，财政越来越重视预算资金的管理，不断完善预算管理、内部控制、绩效评价等财政资金监管体系，怎样用好、监管好财政资金也成为各预算单位的重点工作。现就Excel“数据透视表”在系统内部财政资金管理中的应用谈几点切身经验。

一、实现目标

一是能够实时跟踪财政资金使用进度。二是能够分析财政资金使用方向。例如卫生机构、公立医院、基层医疗卫生机构资金占比。三是能够实现多维度联查。例如，各项目资金都拨付到哪些单位，金额分别为多少;各单位收到哪些项目的财政资金，金额分别为多少等。四是为年终财务决算工作快速、准确提供数据支持。例如，通过基本资金、项目资金的要素设定迅速区分部门决算支出决算表中的基本支出、项目支出、上缴上级支出、经营支出、对附属单位补助支出;通过功能科目要素设定，迅速填列一般公共预算财政拨款收入支出决算表各功能科目（类、款、项）的收入。五是有选择的查看明细。

二、基础数据表的设计

1.要素设定

（1）资金拨付单位。以笔者所在系统为例，以系统内部30余家单位为设定要素。

（2）资金项目名称。按照年初预算或财政下拨资金指标文所列式项目名称为要素。

（3）资金功能科目。按照年初预算或财政下拨资金指标文所列式的资金功能科目为设定要素。

（4）资金级别。主要按国家级、省级、市级、区/县级、乡/镇级等要素设定。

（5）资金金额。以“元”为单位，准确录入金额。

（6）是否纳入本年度决算管理。设定“是”与“否”两要素。此要素的设定主要是考慮部分财政资金不纳入本年度决算管理，在管理好全年拨付资金的同时，为年末决算工作做好铺垫。

（7）资金分类。按财政部部门决算要求，划分基本资金、项目资金两大类。

（8）其他分类。根据行业性质、工作需要等，可以设定例如三公经费、人员经费等选择项。

2.表格设计

只按上述要素设计一行表头。这也是各数据库软件的基本要求。数据独立不重复。即以上设定要素中只要有一项发生改变，就需另起一行。使用正确的数据格式。例如，资金金额要素，必须确保为“数值”格式。表头不要有合并和空白单元格。数据中不能有合并单元格。不要用空白行或列隔开。

3.注意事项

基础数据表同类内容出现时，输入的内容必须是完全一致的，这是最终呈现“数据透视表”的必要条件，例如，在资金拨付单位下输入单位名称时，“A医院”每次录入都需要输入“A医院”，不可出现“XX市XX区A医院”或“XX区A医院”等不同录入方式。同样，资金项目名称录入时例如“基本公共卫生资金”也不能出现“公共卫生资金”或“基本公卫资金”等多种输入方式。关于这项问题，我们也可以借助Excel表格中的“数据有效性”/“数据验证”来规范。选定某一要素所在列，通过“数据”――“数据有效性”/“数据验证”――“设置”――“允许”选择“序列”――“来源”将此列涉及的要素一一输入，注意要以英文格式下的“逗号”分隔开。这样，采用预置选项的方式，今后工作中就可以通过单元格旁边的下拉三角符号来选择来选择相对应的内容，从而确保每次输入同类内容都是完全一致的。除资金金额要素外，其他要素都可以采用以上方法保证准确性。

4.设计表格样表

三、数据透视功能的应用

基础表格设定并填报完成后，选择“插入”菜单下的“数据透视表”按照工作需求，分别将报表的字段拖入“报表筛选” “行标签” “列标签” “数值”。笔者推荐仅使用“列标签”及“数值”两项，下面以以上样表为基础，结合目标设定举几个具体例子。

1.核算财政资金使用进度

将“资金项目名称”拖入“行标签”，“资金金额”拖入“数值”。即可得到以下数据透视表，与年初预算进行比对，即可得到各项目资金使用进度。

若有按“资金级别”进一步细分的需求，可将“资金级别”也拖入“行标签”，位于“资金项目名称”之下，得到数据透视表如下。

2.分析资金使用方向

将“拨付单位性质”拖入“行标签”，“资金金额”拖入“数值”。即可得到以下数据透视表，可以分析出拨出资金在不同性质单位所占比例。

3.实现多维度联查

例如，分析各单位不同资金功能科目下各项目金额分别为多少。将“资金拨付单位”、“ 资金功能科目”、“ 资金项目名称”按先后顺序依次拖，入“行标签”，“资金金额”拖入“数值”。

4.为年终财务决算工作快速、准确提供数据

以收入决算表为例，将“资金分类”拖入“列标签”，“资金功能科目”拖入“行标签”，“资金金额”拖入“数值”。 得到数据透视表如下，按得出数据对应填入部门决算：

5.有选择的查看明细

以“样表二”为例，想查看项目2的全部资金构成要素，在数据透视表中双击“数值”列的“858531”，可得到下表：

通过数据透视表的使用，极大地提高了财政资金的管理效率，满足不同需求下的数据提取、测算、合并要求，对减轻财务人员工作量，提高工作效率，加强数据准确性有实际意义，也可应用于其他日常工作中。

（责任编辑：刘海琳）