找准着力点 谋求新突破

金波 戈荟慧

苏州工业园区档案管理中心成立于2007年7月，是苏州工业园区管委会直属副处级建制的全民事业单位，贯彻实施国家有关档案工作的法律、法规、方针和政策，管理、指导、检查、监督园区的档案业务工作。档案管理中心高度重视档案信息化工作，先后获得了“全国示范数字档案室”“江苏省5A级数字档案馆”“全省档案科技工作先进单位”等荣誉。

一、以“智慧园区”理念做优顶层设计，促进信息化与档案工作的深度融合

早在2011年，围绕“智慧园区”的总体思路，园区档案管理中心开发建设了数字档案馆（室）信息平台。该信息平台包括十大子系统：数字档案馆、数字档案室、在线业务指导、馆藏资源管理、离线档案管理、城建档案整理、GIS管理、地理库切片归档系统、声像资料管理系统和门户网站。系统具有三大亮点：一是与园区电子政务云平台有效融合，大数据概念得以充分体现；二是采用前端控制、全程跟踪的流程化运作模式，有效记录各类档案元数据；三是实现三维可视化库房管理和GIS可视化管理。数字档案馆（室）信息平台的运用，为建立覆盖全区的档案管理网络，实现档案管理的自动化、网络化、标准化和规范化提供了技术保障。此外，档案管理中心于2014年完成了全部馆藏纸质档案的数字化扫描工作。

近年来，园区档案管理中心以习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神为指导，在上级档案部门和园区党工委的正确领导下，立足园区实际，围绕“学习新思想、改革再出发、开放迈新步、发展高质量”主题，深入开展档案信息化建设，锐意改革创新，强化依法治档，档案信息化工作取得新成效。

二、以城建档案“在线业务指导”系统为抓手，争做全国开发区城建档案工作的典型示范

园区档案管理中心建设的城建档案“在线业务指导”系统，是面向全园区建设单位、专门用于建设工程竣工文件归档和报验工作的规范化管理系统。系统根据国家相关法律、法规并结合园区实际建立了整套建设工程竣工文件归档报验流程，包含公司管理、模板分配、文件登记、档案预验收、档案整理、窗口报验、业务审核、移交入库等主要流程步骤，具备在线咨询、工程管理、案卷管理、档案员管理、可视化查询等辅助功能选项，实现了从项目报建、报验审核直至移交入库全过程的规范化管理。系统简单易学，为建设单位归档工作提供了十分便利的条件，降低归档工作的难度，有效提高归档工作的效率，同时无形中提高了建设单位归档的积极性，保证了建设工程竣工文件能够收集齐全、整理规范、归档及时。

在线业务指导系统主要特点为：一是项目前端把控，有效收集文件。以往建设工程竣工文件收集过程中，往往因为项目周期过长，项目竣工集中报验档案时存在各种问题，如文件丢失、排列无序、整理混乱等。使用该系统，建设单位最早可在项目取得建设工程规划许可证前，报建登记项目信息。项目过程中产生的文件均可随时在系统内进行登记，能够有效避免前述状况的发生。同时，系统具备工程跟踪管理功能，实时跟踪工程状态以及文件收集进度，便于用户掌握项目动态。二是归档目录模板化管理，提高收集效率。系统内嵌“建设工程竣工档案归档内容与排列顺序表”，目录模板按照国家相关法律、规范制定，用户只需按照模板所示的内容及排序逐条登记文件，大大提高建设工程文件的收集效率以及准确程度。三是流程卡片式管理，便于用户理解。系统首页采用卡片式管理方式（图1），卡片按照项目流程顺序排列，项目流程清晰，项目阶段明确，无论项目处于哪一环节，用户都能一目了然，即使第一次使用系统的用户，也能通过清晰的卡片式流程，了解档案的报验过程。四是分单位文件登记，提升工作效率。系统具备单位管理功能，建设单位报建建设工程项目后，可以根据自身实际情况，建立施工单位或监理单位的子账号，并可通过文件登记模板管理功能将对应的模板分配给各文件形成单位，实现文件“谁产生谁登记”，最后统一汇总至建设单位账号，各单位文件登记可以同步进行，互不干扰。五是创新城建档案数据可视化平台。系统具备子系统城建档案数据可视化平台（图2），两个系统之间实现无缝对接，在线业务指导系统内工程信息实时推送至可视化平台，将文字化的工程信息转化为可视化地图界面。可视化平台不仅能够快速定位相关的工程项目，同时也能直观地反映城市变化的进程，为将来的城市建设提供有力的指导。

三、以有效科研为引领，创新实践区域“地理库切片归档”

园区档案管理中心重视档案科研工作，近年来建设并完成了多项国家、省档案科研项目，先后获得了多项国家、省级档案优秀科技成果奖项。与苏州大学社会学院合作共建了“苏州大学研究生工作站”，通过档案科研提升档案管理水平。

以“地理库切片归档研究与实践”项目为例，项目由园区档案管理中心于2015年7月開始建设，旨在对园区开发建设以来形成的地理库数据以定期归档的方式实现长期保存和妥善利用。项目通过选取特定的时间节点，对园区地理库数据进行切片（快照），经过整理后形成具备归档价值的地理库图层数据包，进而按照电子文件归档的标准流程进行归档。项目完成了园区自成立以来（1994年至今）7大类、18中类、32个小类的地理库专题图层的切片和整理工作，建设了包括基础设施、地面建设、环境保护、土地规划、市域CBD、动迁安置等专题，实现了130多个地理库归档数据包的在线移交进馆，并通过“地理库切片归档展示系统”向社会公众提供在线查阅、对比、统计等服务。目前项目成果在园区信息化展厅、园区档案馆公共服务区、政务网站等对外展示（图3）。

“地理库切片归档”是园区档案工作创新服务理念、打造服务平台的切实体现，是档案工作的一大创新，对拓展园区档案服务领域，提升档案服务水平具有深远的意义。项目于2017年分别获得国家档案局优秀科技成果三等奖和江苏省档案局优秀科技成果一等奖等荣誉。

四、以锐意进取的姿态顺应“智慧档案”发展大趋势，中心创建成为“全国示范数字档案室”

园区党工委管委会高度重视信息化建设工作，不断加强信息化建设的领导和规划，部署“智慧园区”建设，推进政府工作与信息化深度融合。作为“智慧园区”建设的一环，园区档案管理中心根据《国家档案局办公室关于印发<数字档案室建设评价办法>的通知》（档办发〔2016〕3号）文件精神，开展“全国示范数字档案室”工作，此项工作得到了国家档案局和省市档案局以及园区党工委管委会领导的大力支持，中心被国家档案局列为全国首批、江苏省仅有的三家试点单位之一。同年，园区管委会成立苏州工业园区“数字档案室”建设领导小组，把创建“全国示范数字档案室”工作纳入园区信息化工作发展规划。

通过认真解读《数字档案室建设评价办法》的6项一级指标、40项二级指标、135项三级指标，园区档案管理中心从领导与组织、基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设、工作亮点等六个方面重点投入力量，取得了很好的成效。中心构建了集在线收集、整理、鉴定、查阅、监督、指导等功能为一体的数字档案室系统，从区域性、集中式的角度整体提升了全区数字档案室信息化建设和服务水平。

2018年10月，园区档案管理中心通过了国家档案局馆室司组织的由全国档案专家组成的评估组的现场测评。2018年12月26日，国家档案局正式发文《国家档案局关于批准苏州工业园区档案管理中心数字档案室为“全国示范数字档案室”的通知》（档审字〔2018〕65号），园区档案管理中心数字档案室正式成为“全国示范数字档案室”。

党的十九大报告中指出，要增强改革创新本领，善于结合实际创造性推动工作，善于运用互联网技术和信息化手段开展工作。国家档案局也提出了“以档案信息化促进档案事业发展”的目标，全面加强档案信息化建设已经成为档案事业应对新形势的正确选择，也是档案工作发展的必然趋势。围绕大局，顺势而为，锐意进取，以档案信息化建设为支撑助推新时代档案事业新发展，更是区域档案管理工作所趋。