如何做好援外医疗档案工作

李萍　徐震

摘要：援外医疗是我国对外援助的一种重要形式，做好援外医疗档案的收集与整理，对援外医疗工作的科学决策，援外医疗人员选拔、培训、派出和资金管理、医学研究等工作起到重要查考作用，为改进后续援外医疗工作提供依据。

关键词：江苏;援外医疗;档案

对外卫生援助是我国长期以来对外援助和外交政策的重要组成部分，也是国际间合作交流的方式之一。江苏省自1964年8月首次向非洲桑给巴尔派遣援外医疗队至今55年，一批又一批援外医疗队远离祖国和亲人，全心全意为非洲人民提供优质的医疗服务，造福当地民众，救死扶伤的突出业绩，已载人世界医学发展的史册。

历史档案显示，江苏援外医疗工作的参与人次、开展手术例数、治疗人群数量、抢救危重症病人数，向世界展现了江苏省援外医疗人员在异国他乡克服难以想象的困难，利用新技术、新项目救治了大量病人，向当地医务人员传授医疗技术，为受援国培养卫生人才，留下了一支“不走的医疗队”。在卫生援助的形式上，从医院坐诊、救治病人到下乡巡诊、送医送药，再从传播传统中医到捐赠现代医疗设备，以及现在建立七大医学专科技术中心等，参与援助的力度、深度都在不断增强。援外医疗工作在促进广大发展中国家卫生事业发展，保障民众健康，深化与受援国的互利合作等方面发挥了积极的作用。

半个多世纪以来，援外医疗工作产生了大量的档案资料，对援外医疗工作的科学决策，援外医疗人员选拔、培训、派出和资金管理、医学研究等工作起到重要的依据作用，同时是援外医疗参与人员在管理考核、政策待遇、奖惩方面的重要参考。援外医疗档案为医院综合档案管理提供了新的内容，增加新的种类。准确把握其特点，做好档案管理工作显得尤为重要。

援外医疗档案工作具有以下特点：

1.国际交流性。对外援助是中国外交工作的重要组成部分，中国派遣的援外医疗队创造了一个又一个医疗奇迹，成为中国同第三世界国家建立真诚友好、团结合作关系的重要举措。档案记载了援外期间，开展多种形式、不同层次国际交流合作，涉及国际项目合作、科研合作、交流讲学、考察访问或接待考察访问，反映援外医疗人员的活动情况，援外医疗工作的进展、成果等，对维护世界和平、保障国家安全、提高中国的国际地位有着重要的意义。

2.医疗专业性。援外医疗档案主要是针对国际医疗援助活动，具有一定的医学专业性。从医疗结果上来看，为所在国家治愈了大量的常见病和多发病、传染病，还成功开展了例如心脏手术、肿瘤摘除、断肢再植等高难度手术，挽救了许多生命垂危的病人。我国的援外医疗队人员不仅利用现代医疗技术，还将针灸、推拿等中华传统医疗技术以及中西医结合的诊疗办法带到非洲，诊治了不少疑难重症，对推广中医、中华民族传统优秀文化都有积极的实践意义。

3.历史长期性。援外医疗是一项长期性的工作，江苏省对外医疗援助已经开展了50多年，其间来自省内不同城市、不同医院的不同人才，坚守在援外一线，相关档案需要进行细致的收集和整理。

基于这些特点，管理援外医疗档案，首先，要熟悉国际往来事务，熟悉国外保密制度和档案信息管理的规范，加强与国际组织的信息交流、分享。其次，要针对医药卫生行业的专业规范和档案管理规定进行档案的收集、整理和保存。再者，要了解援外医疗工作的发展阶段、历史进程和现状，掌握第一线、第一手的新动态、新信息，做好档案保管、开发与利用工作。

医院档案部门根据国家制定的《关于援外医疗工作人员管理办法》，针对援外医疗档案管理，提出了如下基本的、具体的的要求：

1.凡是有助于反映这历史的，都应收集和整理。对真实记录的珍贵档案，档案人员在整理过程中要怀着高度负责的态度，遵循“宁宽勿严，宁多勿少”的原则，以使这特殊的历史能够最大化地完整保存下来。

2.按照档案的分类原则管理，保证档案收集齐全。

实物档案的整理：①分类登记;②分别立卷，实行一物一件的原则;③对颁发的金质奖章、受援国卫生部的荣誉证书等实物进行卷盒存放，保护原件的完整性;④所有实物档案按照时间顺序，编写件号，加盖档号章。

音像档案的整理：受援国最高领导人的接见，上级部门批示、视察工作，义诊、医疗救治等图片、音像资料的收集，按内容、事件發生时间逐一归档。①重要会议、上级领导视察工作以及重大的学术交流等音像资料，可制作成光盘进行专题整理，逐一编码后存档保存;②对政府以及社会各方予以支持形成的音像资料要进行分类整理;③对照片进行统一编号，并对照片的底片进行整理归档存放。

文书档案的整理：①分为永久保存、30年以及10年保存;②根据问题、时间进行分类，主要包括临时党委组成、人员名册、人员选拔、调遣、相关培训等。对于各项重要会议的记录、纪要以及其他电子文件，要按照问题、时间进行分类归档，按件整理。

病历档案的整理：病案承载了援外医疗发展的历史，作为临床科研论文的数据来源，同时帮助流行病学调查人员分析、掌握发病时间、病情发展情况，病案是重要的凭据，对今后医学研究工作有着极高的参考价值。如，2015年，第四批中国援塞抗疫医疗队承担援助塞拉利昂埃博拉出血热医疗任务，这也是首支由地方组建的援非抗疫医疗队。医疗队以精湛的医术，过硬的作风和良好的形象，奋战在抗击埃博拉疫情的第一线，为控制疫情、救治患者做出了重要贡献，取得了优异的成绩，完成了“打胜仗、零感染”的目标，受到了塞拉利昂政府和民众的高度赞誉。整理这些病历档案，需根据其特点，记录患者疾病发生、发展、诊断和治疗情况，依照地区、时间、病种进行分类编码，装订成册，归档保存。

3.援外人员业务档案管理，需按照档案的保密制度，遵循分级管理的原则。档案的保密制度除了维护基本的国家安全要求之外，还应从技术风险方面加强保密的约束。

4.保证援外人员档案的连续、完整、规范。国外工作期间，建立援外人员业务档案，记载援外人员的业务管理、考核等内容，回国后，其业务档案经过组织交接，应放人个人档案。目前，这一项工作还有待提高。

5.援外人员工作期满后，要进行全面考核，考核工作由医疗队、承派单位、驻外使领馆、卫生主管部门共同完成。这一要求目前在我省得到了严格执行，今后还可以进一步优化完善。

根据江苏省援外医疗工作的历史发展过程、政策要求、援外医疗档案的特点，医院档案管理部门还应当从以下几个方面进一步提高援外医疗档案工作水平：

1.不断重视援外医疗档案管理工作。要与医院档案建设同步规划、同步发展，档案部门需在每一批援外工作开始时，及时采取提前介入、主动上门收集、跟踪收集、社会征集相结合的方法，确保档案的完整性。依照援外医疗工作的特点和要求，认真记录援外医疗队的整体活动过程，比如从组队、人员选拔、培训、派出，再到物资准备、制度建设、医疗工作开展等各个环节的内容，充分发挥档案信息作为今后援外医疗工作的重要凭证和决策依据作用，做好我省医疗对外援助档案资料服务工作。

2。突出档案收集过程中的广泛性、典型性、针对性、系统性。讲求分门别类、层次清晰、便于查阅是档案工作的关键，档案部门应该根据援外医疗工作的问题进一步进行细分，对图文、音视频、实物、实验数据、报告等进行分门别类的收集、整理，以备后续的档案开发利用。档案人员采取主動连线援外医疗队队员，将各自在工作中形成的文字材料，通过微信、QQ等平台，及时传送至医院，保留音像资料、会议记录、大事记等档案，为领导及时准确掌握工作动态和生活、学习情况，提供翔实的第一手素材。近年来，由于信息技术的快速发展特别是新兴媒体的出现，视频档案越来越多，因此在援外医疗档案收集中，应加大对音像视频档案的收集力度，同时要注意收集反映医护人员临危不惧、救死扶伤、全心全意为患者服务的档案，真实地展示白衣天使形象，体现援外医疗档案的文化属性，丰富援外医疗档案的内涵。

3.注重对档案数字化管理的投入，实施档案现代化管理创新模式。当前是信息时代，智能技术、移动媒体、物联网、大数据等发展与应用普及，对于医院档案部门来说，与时俱进、大胆创新，早日建立适合援外医疗工作的档案管理信息系统，是非常必要的。目前，省内很多参与到援外医疗工作的医疗机构，在援外医疗档案的数字化、信息化方面，还有发展的空间，尤其在档案的数据检索上，还应进一步开放，不仅是面向本单位，还要与社会更多地共享，不断挖掘档案利用的效果和潜力。加大档案管理软、硬件上的投入，在局域网内构建平稳高效的档案信息传输平台，实现档案数字化管理。

4.加强援外医疗档案资源的利用和开发。如何发挥档案资源的价值，使得援外医疗档案最大限度地得到开发利用，是档案工作的目标。因此，参与援外医疗的医疗机构，需积极开展多种编研活动，使档案编研工作与医院医学、科研、运营管理结合得更加紧密，对信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，建立院史馆，进行陈列展览，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。

5.积极探索规范化的管理方式。计算机网络的发展给档案管理提供了新的广阔的发展平台，复杂而烦琐的人工式的档案管理工作终将被科学的档案管理系统所取代。在医院各业务子系统研发时，及时提供档案管理需求，规范各系统数据格式，实现医院档案规范化、标准化、科学化管理。此外，建立档案资源数据中心，利用网络技术，构建一整套安全可靠的检索系统，方便利用者及时、快捷查阅所需档案资料。

援外医疗工作不仅是从医之道，也是国际社会交流合作、促进国家战略发展的重要渠道和桥梁。切实做好当前援外医疗档案工作的收集、整理、开发和利用，对进一步丰富档案管理的内涵，推进我国档案管理事业的全面发展具有积极意义。