电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用

王长伟

摘 要：本文在分析电子档案与条形码技术现状的基础上，总结电子档案与条形码技术在社保档案管理中的具体应用，并且针对电子档案与条形码技术运行的问题提出针对性的解决措施，达到促进社保档案管理快速发展目标。

关键词：条形码；电子档案；社保档案管理

电子档案和条形码技术应用于社保档案管理，可以提高社保档案的运行效率，可以解决传统社保档案管理的现实问题，达到促进社保管理体系快速发展目标。

1 电子档案和条形码技术用于社保档案可行性

1）电子档案的可行性。建立完善的电子档案管理机制，可以提高社保档案管理工作的效率，有效的节省社保档案管理工作的时间。随着电子信息技术的快速发展，电子档案的应用价值越来越广泛，电了档案已经成为社保档案数字化建设的重要条件，尤其是在成熟的互联网与移动互联网技术的支持下，社保档案管理电子化可以为个人参保、单位查询等提供必要条件，从而满足社保檔案的长期保存和高效率使用需要。当前我国各行政职能部门与基于企事业单位普遍的已经进入信息时代现实，社保档案管理电子化已经具备了基本的条件，而且数字信息技术的快速发展为社保电子档案的管理提供必要载体，计算机扫描技术、智能化的软件管理系统，以及海量的分布式云存储模式更可以有效的满足电子社保档案的存储需要，利用数字化的平台还可以实现电子社保档案的高度共享。可以说电子化已经成为社保档案管理的重要手段，对于促进社保档案管理发展有重要价值。而且，近年来社保业务的操作人员已经基本熟悉了信息化的工作环境，这为社保档案的电子化管理提供了必要的条件。

2）条形码技术可行性。应用条形码技术可以提高电子社保档案管理的质量，可以满足新时代电子社保档案在网络环境与移动互联网环境的传递需要，以条件形码技术为代表的电子社保档案管理机制可以通过编码连接，从而实现对电子社保档案的快速查询。首先，条形码技术已经在社保管理运转体系中广泛的发展，利用条件码技术可以快速的生成数字文档，专业技术操作人员可以借助条形码快速的查询社保信息，满足参保人员与相关业务的业务办理需要。其次，通过条形码可以方便参保人员后期查询，有助于消除繁琐的电脑操作带来的不便。通过扫码就可以得到相关的数据信息和各种保险资料。第三，随着二维码技术的快速普及发展，电子社保档案的条形码技术主要在PC端发挥作用，在向着移动互联网发展的时代，电子社保档案管理将由条形码与二维码共同发挥作用。

2 电子档案和条形码技术用于社保档案的价值

1）用于社保档案管理定位。电子档案与条形码技术可以用于社保档案的定位，各管理部门与管理人员可以按照相关的制度措施进行专门社保档案管理，可以结合相关管理制度与管理标准实现社保档案数据信息的有效采集，并且采用电子档案与条形码的方式对社保档案进行编制，这样更有助于社保档案信息的规范化管理，当需要办理某项业务而调取社保档案时可以运用条形码进行档案的直接调取。电子社保档案与条形码技术可以共同服务于停缴社保、补缴社保、社保审核等工作，可以针对客户数据资料的变更进行提供针对性的数据资料查阅。电子社保档案还可以优化传统的社保办理流程，从而实现对社保档案的规范化处理，达到满足后期整理与查询需要的目标。社保档案管理工作还应当创新社保档案的管理理念，注重优化社保档案的标签格式，从而保证发挥条形码的现实作用，工作人员在调取社保信息时，还可以用索引或者扫描的方式将相关的数据信息取出，并且达到用条形码进行唯一标识，以及保证信息精准性。

2）用于社保档案备份复制。发挥电子社保档案的应用价值，还要发挥电子社保档案与条形码技术的备份与复制方面的作用。随着电子社保档案规模与使用频率的不断增加，我国电子社保档案的应用率不断提高，可以基于电子社保档案与条形码的编码主要采用流水编码的方式满足备份与复制操作的需要。首先，电子社保档案与条形码技术可以与流水号相结合，从而在社保业务办理完成后在凭证单上附上一个条形码，这样就可以有效的防止信息遗失的问题。其次，借助条形码技术还可以提高社保档案管理的可靠性，有助于满足对电子社保档案的复杂需要，可以有效的减少纸质档案调阅的问题，达到消除社保档案遗失问题的目标。通过电子社保档案可以满足优化快速传递信息的需要，可以提高社保档案管理的质量，解决传统社保档案管理中的问题。第三，基于条形码与电子社保档案管理方式，可以提高社保档案数据信息的准确性，满足电子社保档案的共享使用需要，基于条形码与社保档案的唯一连接性，还有助于建立一个准确的信息查询平台，从而对所有的数据信息进行转换。

3）提高社保档案应用效率。通过电子档案和条形码技术可以提高社保档案管理的质量，满足社保档案的充分应用需要，降低了社保档案运行的成本。例如，通过条形码技术与电子社保档案管理的模式可以缩短社保档案的入库时间，可以加快社保档案的制作效率，有效的减少社保数据信息的遗漏与错误现象，可以防止纸质社保档案存在的毁坏、丢失、以及数据信息记录不全的问题。基于电子社保档案的管理模式还可以降低社保档案管理工作的成本，满足新型社保业务的发展形式工，为基于移动互联网开展电子社保档案管理提供必要的条件。在当前的电子社保业务中普遍的推行了条形码技术，通过扫码识别可以列好的提高电子档案应用的可靠性，可以建立一个完善的扫码运行机制，从而极大的节省管理成本。

3 电子档案和条形码技术用于社保档案的问题

1）提高工作人员素质。提高电子档案和条形码技术的应用效果，还要提高我国社保档案管理人员的素质。由于我国电子社保档案的运转时间不长，条形码技术还处在完善当中，因此还需要电子社保档案管理与社保业务操作人员熟悉电子社保档案管理的流程，丰富电子社保档案管理的方法，掌握信息化环境下的电子档案与条形码技术的运行模式。首先，应当加强对电子档社保案与条形码技术的普及，促进电子社保档案管理人员掌握丰富的条形码技术知识与电子社保档案的操作技能。提高电子社保档案管理人员的信息化水平，能够科学的利用现有的电子社保档案管理的信息系统，掌握各模块功能的使用方法。其次，加强专业的岗位技术培训工作，提高专业技术岗位人员素质，社保档案管理人员还要掌握丰富的社保档案管理方法，提高社保档案的运转效率，解决社保档案的现实问题。

2）加强网络安全措施。提高社保档案的电子化操作水平，发挥条形码技术在当前及今后一个时期的管理价值，还要加强网络安全措施建设，全面提高电子社保档案运行环境的可靠性。首先，开发防伪识别机制，保证条形码与电子社保档案在安全的环境下运行，注重在防伪的基础上保证数据信息调取工作的有序进行。其次，加强电子社保档案的运行环境的管理工作，开发专业的电子社保档案的共享体系，在专业信息系统的辅助相促进电子社保档案的有序运行。第三，还要基于条形码技术进行社保档案的全面管理，形成科学的防盗措施，避免社保档案出现遗失的情况，在保证录入档案准确的基础上，全面加强社保档案数据信息的识别存储工作。

3）完善相关制度法规。提高电子社保档案管理的有效性，还要完善电子社保档案管理工作的相关制度，明确电子社保档案管理的方法，在制度化、法制化与科学化的管理机制下加强电子社保档案的管理工作。首先，形成科学的电子社保档案与条形码制作标准。其次，倡导建立必要的电子社保档案的评估与质量审核机制，保证电子社保档案符合国家的相关要求与规范。第三，加强监督体系的建设，完善日常监督的方法，采用绩效考评的方式保证相关法规的落实，发挥电子社保档案与条件形技术的价值。

4 结论

电子社保档案的制作与条形码技术的推广，可以提高社保档案管理的效率，解决社保档案运转中的问题，形成科学化的社保档案管理机制。当前还要提高专业技术人员素质，形成科学与法制性的运转机制，满足电子社保档案的应用需要。

参考文献

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[2]王怡.我国社会保险档案管理法律问题研究[D].西南大学，2011.

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