发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用

摘 要：在人事档案信息管理在医院人力资源管理中具有重要作用，掌握正确的档案信息管理手段，结合医院实际情况进行管理，并对医院人事档案信息资源进行合理的利用，可以有效提升医院人力资源管理水平，从而推进医院健康快速发展。

关键词：医院；人力资源；档案管理；强化策略

对医院健康稳定发展而言，人事档案管理既能为医院提供有力的人才保障，同时也是人力资源管理工作的重要组成部分，因此对医院的发展建设具有非常重要的影响和作用。由于人事档案管理内容非常多，具有一定的复杂性，因此需要借助信息技术手段进行管理。

1 人事档案管理价值

人事管理与医院各项管理都有联系，人事档案管理又是人事管理主要内容，会影响医院人事工作的有效性。在医院中，人事档案管理是医院各项工作开展是否顺利的保障，例如人员调动，根据人事档案才能将人才匹配到正确的岗位中，合理调动员工的工作积极性。此外，人事档案管理与医院的发展有着紧密联系，当医院完善制度、制定发展战略时，相关领导人需对人事档案进行查看。对医院人才合理匹配，有助于人才发挥自我能力，进而提升医院医疗服务水平。

2 医院人事档案管理亟待改善的问题

2.1 人事档案管理松散，缺乏重视度

领导层成员综合素质的高低关系到医院能否健康快速发展，是医院的核心。总的来说，医院领导往往会更加重视引进先进医疗设备、优秀医疗人才的引进方面，对于人事档案的信息化管理工作不太重视。比如，X人民医院长期以来就不够重视人事档案信息化管理方面的工作，再加上医院处于繁华的市区，每天接诊的患者非常多，工作量很大，于是部分信息档案管理工作人员就被抽调到其他部门工作。慢慢地，人事档案管理部门逐渐被边缘化，导致档案的信息管理工作不能及时完成并且出现工作失误的情况。

2.2 信息化管理方式传统，缺乏创新性

目前，大多数医院还是采用传统纸质版的管理方法。这种纸质版的人事档案储存方法由于资料众多，所以需要花费大量的人力、财力，并且在归类整理的时候，由于人不像机器那么智能，或多或少会出现信息整理错误。比如工作人员可能会忘了某个数据储存在哪个地方；也有少部分先进医院会采用电脑网络信息化管理。但是由于工作人员的计算机水平不够高，计算机数据处理能力偏差，所以在管理的时候，会出现归类错误、信息误存等问题，给广大群众带来不必要的麻烦，给医院的口碑带来一定的负面影响。

3 强化医院人事档案信息的策略

3.1 修建符合人事档案管理要求的档案室

一个独立、专门的人事档案室是进行人事档案管理的基础。人事档案属于纸质档案，易腐易潮易燃烧，因此人事档案室的装修则显得格外重要。在装修过程中要严格遵循“六防”的原则，防火、防潮、防蛀、防盗、防光和防高温。除此之外还应该配备空调、去湿机、温湿度记录仪、报警装置、防火装置和排风扇等仪器，从而保障人事档案的存放和保管。考虑到档案的科技化水平管理，还应该在档案室修建工作台，利于电脑、扫描仪、打印机、复印件等硬件设施的摆放。

3.2 成立領导小组，全面提高档案管理员素质

成立由院长为首、纪委为督导、人事科科长为指导的人事档案管理领导小组，这一举措不仅可以从宏观政策上提高医院对人事档案管理的重视，强化对人事档案管理的力度。要组建一支高素质、高技能的人事档案管理员队伍。首先，优先选拔政治思想素质高的共产党员；其次，对所选人员进行专业技能的系统化培训，使其熟练掌握人事档案管理的知识和流程，培训要循序渐进并贯穿整个职业生涯，定期或者不定期对其进行考核；最后，要不断全面提升人事档案管理人员的综合素质，如高尚的职业道德素质、较强的组织协调能力。人事档案工作人员是一群默默无闻的无名英雄，是幕后工作者。人事档案工作在人们眼里往往被认为是没有技术含量的机械劳动。这就要求人事档案工作人员树立正确的价值观、人生观，增强信心，坚定思想，平衡心态，以实际行动维护个人尊严及档案工作的职业荣誉。

3.3 改革旧制度，与时俱进，开拓创新

陈旧的人事档案管理制度已经跟不上人事制度改革的步伐。用人方式的多样性，人员身份及聘用岗位类别的不同，如干部、工人等等。对比，可以采用以下方法对人事档案进行创新性编排。首先，将所有档案按照退休人员、在职人员分为两大类，退休里面又进一步细分到离休和退休。考虑到退休人员的档案使用率较低，把退休人员的档案归在一起，可以放到档案密集架的最里面。考虑到在职人员的身份不同，退休时间不同，可将档案分为干部身份、工人身份两大类，干部身份人员退休时间较晚，相对比较稳定，而女工人退休时间较早，所以她们档案的使用率相对较高。最后，在每一类别里按照汉字结构或者姓氏拼音首字母进行档案的编排。这样可以使档案编排更合理，提高档案密集架的使用率，在档案的查阅上更省时省力。另外，医院应该加强人事档案管理的现代化、规范化和标准化，使人事档案管理能与时俱进，开拓创新。

3.4 开发新系统，利用新科技，信息化管理

人事档案管理工作应该充分利用现代科学技术，实现信息化管理。首先，医院应该与口碑和业绩都比较好的软件公司合作，开发适用于本医院的人事档案管理数据库，数据库要包括人事档案十大分类材料的所有信息，对于像履历表这类的表格可以有空模版便于输入和导出。除此之外该数据库还要注明每本档案所在具体位置及目前使用情况。其次，档案管理人员使用扫描仪将档案原件扫描上传到该数据库，作为原始资料的图片版本储存在该库，以便日后查阅。最后，对于一些个人基本信息，如年龄、学历、职称等，医院员工可以凭借自己账号和密码登录该库进行查看，当然查阅权限只能设为个人，这不仅可以使员工及时了解自己所处的水平，对未来做好职业规划，还可以及时发现问题，便于反馈和更改。另外，医院要督促软件公司对数据库进行维护和升级，从而保证数据库使用的准确性和安全性。

4 结束语

人事档案管理是人力资源管理的主要内容，而人力资源的管理关乎医院的竞争力。因此，医院领导应高度重视医院人事档案管理工作，通过强化全员的档案管理意识，完善各项规章制度，加快档案管理的信息化建设，健全档案动态管理机制，实现人才强院、科技兴院，推动医院健康发展。

参考文献

[1]牛静丽.公立医院人事档案的精细化管理建设[J].时代金融，2018（33）：260.

[2]陶源.精细化管理形势下公立医院人事档案管理的思考[J].中国市场，2018（30）：111-112.

[3]陈鹏.互联网技术在医院管理中的应用研究[J].无线互联科技，2018，15（18）：165-166.

作者简介

邹军丽（1976-），女，档案馆员，烟台市中医医院工作。