关于档案信息资源整合与建设的思考

杨琳

摘 要：当今社会正处在数字化、智能化、网络化时代，信息技术日渐融入人们的日常生活，生产力又经历了一次质的革新。档案是国家档案事业的重要组成部分。传统信息资源的封闭性、分散性以及社会对信息资源需求的便捷性和综合性的矛盾日益突显，使得信息资源整合等概念逐渐被社会需要。当前，档案信息作为一种具有历史价值的信息资源，正在推进社会经济的发展，已逐渐变成社会发展的战略性生产要素。档案信息资源整合是当前档案信息化建设的重要内容，大数据时代赋予档案信息资源整合新的形式，也为其创设了更优质的共享平台。

关键词：档案信息；资源整合；建设

1 档案信息资源整合与建设的必然性

1.1 档案信息资源日益丰富，为档案资源的整合提供了可能

随着我国社会分工越来越细，新领域、新专业、新机构的不断出现，形成了大量不同类型、不同内容、不同载体的档案资料，档案信息资源不断增加，不断扩展。从档案实体内容上讲，现代档案信息资源由过去以政府行政机关政务文件、政务信息为主要内容向专业档案、专门档案不断扩展；从档案类型和载体上讲，由过去以纸质储存为主向磁性化、电子化、数字化不断发展，智能型、智慧型、数字型档案信息不断形成。数量巨大和种类多样的档案信息资源，为我们提供了档案资源整合的可能。

1.2 档案法律法规逐步完善，为档案资源整合提供了保障

以《中华人民共和国档案法》的颁布实施为标志，为适应档案事业发展的需求，近年来国家档案部门加大档案法制化进程，出台了一系列档案法律法规和部门规范性文件，各地区、各专业部门也从实际出发制定了相应的档案工作规定，对档案的收集、整理归档、移交接收、保管保护、开发与利用等几个方面作出了规定。不断完善的档案法律法规，为档案信息资源的整合提供了法律保障。

1.3 信息处理技术不断成熟，为档案资源整合提供了手段

近年来，各地档案部门利用信息技术发展的契机，不断加快档案信息化建设步伐，不同程度地推进了档案数字化、信息化建设，建立了各具特色的档案信息网站，开发了一批较为先进的档案管理软件。部分地区如北京、上海等地结合本地实际，根据电子档案管理的要求，不同程度地开展了网络环境下电子档案接收试点工作。先进、专业、日渐成熟的档案信息化技术为档案信息资源的整合创造了良好的技术条件。

1.4 公众利用需求日趋增加，档案资源整合势在必行

随着党政机关、企事业单位、社会团体与公众对档案信息的需求日趋增加，现存的档案信息资源状态越来越难以满足利用者的需要。档案信息资源开发显得尤为迫切。社会需求是激活档案信息资源整合与开发的要素，社会公众信息意识的觉醒为档案信息资源的整合营造了良好的社会环境与氛围。因此，档案信息资源整合成为档案部门发展的必然趋势。

2 大数据背景下档案信息资源整合优化策略

2.1 创新理念，开放思维

在十八大中，習近平就提出了“科技创新是提高社会生产力和综合国力的战略支撑，必须摆在国家发展全局的核心位置”，强调要坚持走中国特色自主创新道路、实施创新驱动发展战略。党的十九大报告中再次提出，要贯彻新发展理念，建设现代化经济体系，推动互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合，这些发展理念是档案事业发展的工作方向及行动指南。对于档案信息化建设来说，在“互联网+”背景下，需要树立开放的观念。档案资源整合可以通过现代信息技术对档案信息资源进行深层的开发利用，同时要树立共享理念，建设档案信息资源的共享平台，将档案数字一体化、网络化，以共享为目标，依法依标建设数字档案馆，通过多部门协作，建立起覆盖全国乃至国际的数字档案信息资源库，真正实现档案资源整合与资源共享，充分利用档案资源的价值。

2.2 制定管理规范和技术标准

法律的规范是大数据时代档案信息资源整合的重要依据与保障。国家和教育部门要加快完善有关数字档案馆的管理规范和技术标准，并引导各级各类档案馆运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、存储、管理，通过各种网络平台提供公共档案信息服务。通过已颁布的《电子文件管理暂行办法》《数字档案馆建设指南》等文件，对数字档案作出明文规定，并完善相关法规制度。档案信息资源整合中必然会面对知识产权问题，相关的法律法规可以为电子档案产品提供保障，也可以规范用户的下载行为。因此，档案信息资源整合过程中，应该在管理规范的要求下合理分类，对于社会共有信息和个人著作信息等，建立不同种类的数据库，对信息资源进行保护。大数据背景下，工作人员应该树立“大档案”意识，国家档案部门应该基于一定的技术标准，完善原有的《纸质档案数字化技术规范》《档案信息系统运行维护规范》《电子档案管理基本术语》等有关电子档案存储标准，为档案信息资源提供标准保障；进行整体性技术监督，统一开发和利用，进一步研究技术难点，整合先进信息技术，加大研发力度，对数据存储、分类、索引等内容进行规范；加强对系统集成技术的应用，将分散的服务结构统一标准，使软件与硬件实现无缝衔接。

2.3 加强信息系统保障

档案资源整合前提是要做好信息安全的保障。大数据时代，网络资源整合是在互联网环境中，而互联网是开放性的，这就要求加强信息系统保障。目前，国内的防火墙、认证加密等技术不能有效防止所有病毒的入侵，技术依赖芯片进口。因此，档案部门需要加大信息技术经费的投入，加强技术人员团队建设，提升信息平台的安全性，采购正版的档案系统，加强自主研发，生产不依赖于第三方公司的核心硬件及软件，对身份识别、密钥加密、安全评测、信息泄露等技术建立保障体系，对系统进行定时备份，挑选适合的信息载体，并对保存年限及保密程度进行科学分类。要立法保护信息安全，约束网络中的信息行为。通过校企合作的方式，培养信息技术人才，组建素质较高、知识结构完善的研发人才队伍，并对整合后的信息资源进行有效管理。

2.4 提高资源配置水平

关注档案馆档案信息资源的结构问题，要认真研究资源结构、资源配置和有效利用之间的相互关系档案资源整合也需要相关信息管理理论的指导，资源整合的内容、渠道、消费者、档案馆品牌形象、档案信息成果、甚至营销推广都非常重要。特别是要加强特色档案资源的整合和建设。首先每个档案馆的馆藏是一定地区政治、经济、文化等方面情况的综合记录，在历史、文化和地域上都有自己的特色。要完善档案馆档案信息资源建设的制度设计，特别是档案信息资源的评价体系的建立，不同档案馆馆藏结构规范和标准的确定。档案馆资源整合的内容和范围是首先应该确定的，目前不同类型和级别的档案馆在档案资源的结构和范围上是有制度规定的，包括《档案法》其他相关规定，但是有些规定是相当宽泛和模糊的。对很多新的情况并没有及时进行规范和调整，目前专业档案馆和专门档案馆的设立还是一种增长的趋势，包括对企业档案的管理流向问题的规范，都应该充分保证综合档案馆的主体地位。

3 结束语

档案信息资源整合，是依据一定的需要，对各个相对独立的信息系统中的档案信息资源、功能结构及其互动关系进行融合、类聚甚至重组，使其形成一个新的有机整体，从而提供一个效能更好、效率更高的利用环境。当前，不少县级国家综合档案馆档案资源“结构不合理，内容成分、载体形式单一”，无法满足人民群众日益增长的档案利用需求，档案信息资源整合已成为当今一大课题。

参考文献

[1]滕霞.档案信息资源整合对策探寻[D].黑龙江：黑龙江大学，2008.

[2]叶繁.新旧版档案馆收集档案范围比较[J].中国档案，2012（3）：54-56.