提升档案管理人员素质推进档案管理科学化

葛俊

摘 要：随着信息化社会的飞速发展，档案的科学化管理越来越受到重视，档案的高效管理变的尤为重要。档案作为企业及社会进行人员管理判别的重要依据，会非常直观的影响到一个员工的提拔、晋升甚至是辞退，所以如何将现阶段高科技化的管理手段融入到目前的档案管理中，成为了一个非常现实且重要的课题。

关键词：档案管理；科学技术；人员管理

在一个国家不断发展的过程中其制度也会随着社会的发展而进行合理的改变。而档案管理的制度也在这样的基础上不断进行完善，更关键的是如今档案管理受到了越来越多用人单位及企业的高度重视，将其视为人才判断的重要依据之一。而很多企业也在不断的探索全新的档案管理方式与理念，以保证档案管理能切实符合公司的需求，实现档案管理的科学细化。

而档案管理与管理人员的整体素质是密切相连的，只有档案管理人员充分认清自己工作岗位的重要性并且要善于应用与学习先进的档案管理手段，切实的提高档案的综合使用性。同时随着我国档案事业的快速发展，加上我国又是拥有十几亿人口的超级人口大国，这也让档案管理的数量迅猛增加，这对档案管理人员是一个极大的挑战。在这种情况之下，更需要档案管理人员对自己严格高标准要求，不断提升自己行业的整体素质，才能在档案管理系统日益庞大的今天，做到有效的档案管理。

我们也可以将档案管理看成是一项政治工作，因为档案会涉及到每个人在社会活动中的身份认定。所以这也要求在档案管理的过程中，尤其是档案的管理相关人员，要严于律己，遵守我国档案管理的各项规章制度，对工作做到尽忠尽责，并且不断完善档案管理出现的问题，保证档案管理工作可以更加高效的執行下去。

1 提升档案管理科学化应遵守的原则

1.1 服务原则

提升档案管理科学化的第一原则就是加强服务化管理。早期的档案管理对于权限的设置比较严格，只有国家有关部门相关人员才可以进行管理。而且档案作为私密性较高的系统资料，长期以来都属于严密的管理模式，所以导致很多的档案资料都属于长期的封存状态，没有得到很好的利用与管理，其自身的价值远远没有得到有效的利用，而档案其服务的功能一直处于弱化的状态，所以提升服务，是科学化的管理档案的首要执行原则。

1.2 发展原则

我国目前处于信息化高速发展的时代，智能电子科技系统在不断升级。这也给档案管理带来了升级发展的机遇，而档案管理正面临着巨大变革的考验。所以档案管理人员应该从多方面去了解如今电子科学发展的各种手段与因素，以及其外在的发展因素。充分学习并掌握更先进的管理技术，开发新的档案管理系统技术。科学化档案管理的重要考核就是不断的进行发展与功能的创造。

1.3 人员素质原则

提升档案管理科学化的重要因素是人才的培养，只有档案管理人才的整体素养提高，才能带动档案管理更快的发展。尤其是在一些企业内，相关的管理人员或者后勤保障人员都要认真意识到档案管理的重要度。结合现阶段最先进的档案管理手段或系统应用，不断持续的提高自身的技能，将科学管理有效提高，不断融入到实际的工作之中。

2 提升档案管理科学化的重要路径

2.1 树立现代化的科学理念

管理档案工作如果想要在质量及效率得到有效的提升，首先要从思想层面进行有针对性质的优化。要坚持档案管理工作科学化的发展理念不动摇，通过正确的科学化从而达到档案管理的合理和前瞻性。并且，建立健全完善档案管控机制是将档案管理工作快速发展的助推器，因为这也可以让档案管理人员及时高效的进行档案归档、档案利用、档案管控和档案相关保密等工作。在电子科技高速发展的新时代下，档案的管理机制要求更要严格缜密。而构建多层架构的档案管理体系，并且加以不断的完善在现实运用中起着举重轻重的意义。尤其是一些企业内部可以利用多层架构和集中管控的管理模式进行全方位的开发性管理，从而实现整体机制的全面完事，为档案管理工作日益走向规范与科学化奠定下坚实的基础。

2.2 提高档案管理信息化水平

档案管理伴随着如今互联网技术的高速发展也发生着翻天覆地的变化，档案管理也不断向着高速电子信息化领域进行良好且快速的发展。当然信息科学化的档案管理是需要专业的管理系统设备以及基础设施作为发展的根基。在之前传统的档案管理模式之下，纸质是档案管理最常见也是唯一载体方式。但是随着电子信息化的发展，如今例如视频类、音频类的载体越来越多的呈现在各个领域之中。我传统的纸质载体也有诸多的弊端。尤其是对于纸张资源的浪费，与我国现在倡导的无纸化的绿色办公相悖，而且纸张载体随着时间的流逝，因为其物理性质的原因，其保存时间与电子资料相比相差甚远。所以为了改变目前的现状，档案管理信息化系统必须得到大力的发展与提升，将电子科技与相关的设备设施更多元的融入到档案管理工作之中。尤其是就是电子计算机的加入对于档案管理信息化和科学化的建设起着关键性的作用。电子计算机自问世以来就因为其高效快速的运算系统受到了人们的广泛青睐，通过计算机的相关系统应用可以更好的获得更全面的知识和信息，如今极速发展的电子计算机正在每个行业发挥着重要的作用。政府部门及企业的相关档案管理部门及人员可以通过创建电子版的档案数据库，将相关信息进行系统的录入，这样可以通过互联网建立的系统查询平台，用户通过指定账户登录的方式使得档案的相关信息资料可以快速的查询检索，分析和保存，让档案管理的安全性得到极大地提高和改善，而档案也可以突破传统纸质载体的限制，不仅可以做到环保，更关键的是可以将存储信息的有效时间得到更好的延长，能够非常好的减少档案管理的工作量。

2.3 提升档案管理人员的综合素质

虽然通过引进先进的电子科技系统可以更高效的助力档案管理的科学化发展。但是我们绝对不能忽略的是档案管理人员的综合培养。首先来说，档案管理人员的综合性培训是需要从多个方面入手的，不仅仅是提升档案管理人员的计算机相关系统操作的熟练程度，更重要的是将实际学习的知识实际快速的应用到档案管理工作之中。而一些档案管理人员受本身年龄和计算机操作能力的限制，不能够及时的学习了解最新的电子操作管理系统，这时候更需要企业和政府部门足够重视并正视这一问题，通过建立完善的培训制度及岗位考核制度，促进有关管理人员的素质的提高。举例来说，在工程类的档案管理中，档案管理人员就必须要具备一定的工程知识概念和档案的技能。当然档案管理人员还应该具备处理突发情况的能力与素养，在出现一些突发危机状况时不仅要沉着应对，更要熟练的应用自己掌握的技能，将危机及时处理，以免造成更复杂的局面。

2.4 转换档案管理服务模式

如今现代化电子科技技术手段越来越多的融入到档案管理工作中。这也让档案管理的工作及服务模式发生着巨大的变化，其中最显著的转变就是档案相关的管理部门从信息的简单的给予者变成了信息的查询者。经过系统化的培训的档案管理人员必须要具备专业的组织管理能力，这是作为档案管理工作者的一个重要考核要求之一。所以，传统的档案管理模式应该发生改变，不应该仅仅是停滞在保存和借阅的简单层次，在档案的网络以及信息化的进程中，档案管理的权限应该有一定的下放，这是为了更好的构档案的电子信息化平台，让档案资料不仅限纸质档案。而是可以通过互联网进行实时的查询，真正意义上的实现跨地区的工作限制。让档案更灵活深入的应用到各种工作之中。

2.5 创造保障体系

档案管理的科学化进程绝对不是一朝一夕就可以改变的，是需要长期的系统化、专业化结合实际工作情况来进行不断的加深和巩固，这样才为档案管理工作科学化提供最为扎实牢固的保障。企业和政府部门的领导阶层要不断的深化档案管理制度保障以及相关的体系建设，将档案管理的科学化定为重要的工作考核目标之一，为档案管理工作的有序开展提供最完整的保证。

2.6 提升档案的利用程度

档案管理的核心目的还是在于让档案资料更好的运用在工作之中。所以提高档案的利用程度，也是一项核心工作。通过将档案进行电子信息化归档等模式，将档案的利用率大幅度提高，保证档案可以最大程度意义上的发挥重要。当然档案管理人员也要注意工作与实际结合，从而有效的提高档案使用率。

3 举例卫生类科学化档案管理方法

3.1 充分认识卫生档案管理工作的重要性

卫生档案管理是我国卫生工作一项重要的工程项目，通过整体加强卫生档案的管理，可以有效的提升我国卫生及医疗相关部门的服务水准以及管理的整体质量。让我国广大的人民群众，可以享受到更加良好的卫生环境及更健全的医疗保障。所以各医疗机构在工作中需特别重视对卫生档案管理的部署建设，同时建立特别部门对于卫生档案的管理起到监管监督的作用，从而保证卫生档案管理工作可以按照我国的相关规程，合法合理的进行运作，从而也保证了我国广大人民群众的基本权益。

3.2 保障卫生档案管理工作的有序开展

从上述我们可以了解卫生档案管理工作对于我们国家的基础设施建设以及人民权益的保障有着何等重要的作用，所以为卫生档案管理工作中加强工作的有序开展，尤其是相关部门之间要学会通力合作，切实的将卫生档案管理工作提到日常工作重点中来，与实际情况相联系，同时做好协调，这样才能推动整個行业的更快的发展。

3.3 加强各种门类和载体卫生档案管理

如今随着社会信息化的快速发货，档案的载体不再单纯是纸质。而诸如录音、视频等形式资料的不断革新出现，更是要求我们加强管理制度的规范。对于新形态下的电子类的档案，我们要熟练掌握操作方法，保证各类档案都可以正常归档调用。而其实这种新形态档案的出现，也让我们的档案管理朝着多元化、信息化方向发展，这对于不断发展的中国来说，无疑是一个非常好的信号。

3.4 规范卫生专业的档案管理工作

要依据我国卫生档案管理的相关规则制度与业务规范标准，切实加强对医疗、卫生监督、幼儿保健以及社区服务等的卫生行业场所进行规范的档案管理。这要求我们在行业日常工作中做到细致规范，例如医院在给病人就诊时，要非常规范的按照规章要求将病人的情况进行详细的记录归档，然后进行统一的保管，这样可以起到对病人的信息进行随时的追踪，确保每一位病人得到后续全方位的保障措施。其实医院是卫生档案管理工作中最典型的案列，当然如今有些医院也存在着一些不足的地方。例如人员培训系统要不断的进行完善与规范，同时加强新的管理理念的引入，切实做好管理培训。

同时我们还要不断的将城乡居民健康档案进行建立和完善规范。城乡健康档案一直是卫生档案管理中最容易忽视的环节，正也是我国的医疗水平长期处于世界中下游的结果，没有建立健全完善的医疗系统。所以在今后的工作中，这一方面的建设确实要加强重视，不断将相关制度深化完善，从而达到我国居民健康档案更加的科学化。

3.5 提高卫生档案人员的履职能力

提高卫生档案人员的思想意识同样非常的重要，这也就要求有关用人单位要把档案的管理工作融入到日常本单位的整体工作当中。不断完善档案的管理制度，同时要关注单位档案管理人员的工作与生活，不要让本单位档案管理人员心中怀有不是本单位核心职门岗位的感觉，要重视建立档案管理人员的奖励机制，切实激发档案管理人员的工作积极性。

提高整体的工作效率，加强服务意识。档案管理工作的重要职能之一就是为了给领导提供单位用人的重要科学依据，为人才战略的执行打下坚定的基础。所以说档案管理工作的功能性非常之强，企业或者政府部门能够科学的应用好档案，可以为整个社会的发展起着相当重要的作用与意义。

提高技术能力，加强教育宣传培训。档案管理工作人员要树立终生学习的端正态度，不断的强化工作技能与经验，学会善于总结工作中遇到的困难与问题，并通过思考和学习进行问题的修缮。当然在加强个人专业素养的同时，更要紧跟时代的发展，不断强化学习网络信息化技术，以保证跟随时代专业发展的最前端。也通过整体的学习，也可以让卫生档案管理工作的技术性得到更大意义上的提升。

4 总结

提升档案管理人员素质推进档案管理科学化主要就是管理人员的综合素质的培养。这要求档案管理人员不仅要有岗位责任心，更重要的是要有持续学习的能力以及将所学专业技能结合到工作实际当中来。

参考文献

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