浅析科技档案管理的规范建设

刘悦

科技檔案管理在一个单位的工作中起着重要作用，科技档案保存完整，才能为单位的科研技术、项目、课题更好提供数据资料，档案管理者既要具备档案专业知识，熟悉档案业务，还要有高度的政治自觉性和强烈事业心投身到档案信息化工作中，为使科技档案管理工作的质量不断提高、在科技含量很高的今天，档案管理数字化、信息化、网络化已经成为科技档案管理的新趋势，为使档案管理更加完善，就要注重档案专业信息化人才的培养。

1 科技档案管理人员的综合能力尚待提高

1）科技档案管理人员的综合能力是影响档案管理工作开展的重要因素。随着信息时代的发展，科技档案管理也在逐渐向信息化、现代化发展，科研单位的档案管理工作没有专职人员，档案管理人员的频繁更换，降低了档案工作的质量和效率。

2）培养高素质的档案信息化专业人才是提高科技档案管理一个必不可少的条件，档案信息化建设本质上是信息技术、现代计算机技术、云计算技术等现代科技手段在档案管理中的实际应用，所以档案信息化管理迫切需要高效率的复合型人才；立足对现有人员的培养，重点加强专业技术培训，进一步提高科技档案管理者的业务技能、信息技能、职业道德素养，造就一支适应档案信息化建设需要的人才队伍，是信息化建设的重要内容；科技档案管理者要适应档案管理工作不断变化的新形势，在档案管理工作中培养出自己的历史责任感和使命感，进一步激发档案管理者的工作热情，在工作上更加积极主动，使档案管理工作更上一个台阶；接触档案资料的各级人员必须严格遵守有关规定，管理和审阅文件的领导、写稿人员、档案管理者都要相互配合，按照有关要求共同完成公文处理和文件的归档管理工作.做到“人人参与档案管理，保证档案质量”，要让管理者对各种计算机技术进行有效地利用，真正提高科技档案工作质量。

2 提高对档案管理工作重要性的认识

1）科技档案归档不完整，科技档案归档的完整性是保证科技成果档案质量的关键，而完整科技档案的形成是依靠广大科研人员的积极主动参与。然而有的科研人员在工作中将各阶段所做的技术资料任意放置，有些课题做的资料时间跨度是好几年，随意将技术资料找一间破旧房屋堆积，资料上布满灰尘，其原因是知识产权和科技奖励没有引起单位的足够重视，没有激发科研管理人员工作积极性，致使科技档案管理资料遭到损毁。

2）强化科研档案管理工作：每一项科研课题都由多个部门共同协助完成，新的科研课题开展后循环使用前期项目资料是一个很常见的工作程序，科研成果档案资料是各个课题不同阶断取得的成绩和新的技术信息集合，是珍贵的技术资源积累，这些档案资料中有科研技术的最新动态，也是科研技术的更新版本，每一个科研项目所取得的科技成果资料都应被大力推广应用、大力发展。加大科技档案管理的力度，各部门相互配合，共同制定出科技档案资料归档管理的要求和办法，为今后科技工作开拓绿色通道，搭建信息资源共享平台。

3）将早期的纸质档案转化为传统载体档案的数字化，把纸质档案存储在计算机中，实现信息的永久保存功能，即使档案原件受到意外损失，也会保留档案的基本数据信息。档案数字化信息存储手段不仅容量大、速度快，且占用资源空间小，可以做到无限期保存，将传统纸质档案、缩微档案、声像档案等通过扫描、拍摄、采集转换成为数字化数据的过程，是一项解决“存量档案”的阶段性工作。

4）在电子文件即数字形式的文件占比重越来越大的今天，电子文件将成为未来档案的主要形式。加强对电子文件的归档管理，实现从电子文件到数字档案的“无缝连接”。电子信息技术的存储形式取代传统信息存储方式这只是时间上的问题，传统存储方式大多采用纸质材料作记录，纸质文件放置时间一长就容易破损，复原技术不高，这都会影响信息存储的质量。改为用电子信息技术存储的方式问题就迎刃而解了，数字化档案是一种永不磨损的信息。档案式信息化建设达到了信息资源共享目标，很多领域正逐步实现办公业务活动电子化、无纸化。

3 推进科研档案管理信息化、规范化建设

1）档案信息化建设是一项实现科学与共享服务为目标的系统工程，基础是档案信息化建设标准的规范统一。建立和应用统一的标准与规范，才能满足多种形式的信息资源、不同方式管理之间的信息交流、共享服务。在档案信息化建设中，科学规划档案信息标准、规范建设，统一制定和推广实施数字档案信息标准，建立起数字档案标准技术规范体系，确保档案信息的有效共享与自由交换，

2）提高档案管理信息化利用水平，档案管理方法随着科技的发展应用到现代计算机科技，实现档案管理往更高层次的方向发展。其内容包括：第一，资源的信息化，利用信息技术，将信息资料进行加工、处理、优化配置，再通过网络实现资源的共享。建设资源平台的信息化。第二，现代化的保存方式。与传统纸质档案相比，数字技术下的档案呈现出占空间少，储存量大、载体方便，形式多样的特点。

3）科技档案管理信息化的必要性：历史的真实性、记录的原始性是科技档案的重要属性，是探索科学规律的依据。对科技档案的整理、保存和管理是一项非常艰巨的任务。随着科学技术手段的不断更新，科技档案已经普遍采用信息化手段来进行管理。在其档案管理工作中，有些先进的技术手段还没有使用，计算机技术还没有在科技档案管理工作中广泛地运用，造成科技档案管理资源的浪费。

4）新时期的科技档案管理，是运用科学方法，予以有序、有条理的排列，利用最少的人力与时间，迅速而准确地发挥最大的效率。档案管理的专业性较强，工作强度较大，当面对繁杂的需要归档的材料时，首先要根据档案的形成规律进行整理、鉴定，并按照档案的一定归档方法进行分类组卷，采用信息化技术手段完成科技档案的归档管理。

4 完善科技档案的管理制度

1）科技档案是记录科研技术成果的载体，其特点决定了科技档案需要有较高的技术保密性。如一些有自主知识产权的产品和设计，如果充分发挥其价值，就能够创造良好的社会经济效益。

2）科技檔案不仅是一种科技活动的真实记录，同时它也体现在为今天的科学研究提供真实可靠不可多得的数据资料。

3）科学技术档案中的基建项目档案从一开始就要把工程的资料、工程设计、施工、监理、竣工等工程建设的档案收集整理好以便提供归档的原始资料。

4）一些大型的科研活动中的项目课题档案，科研主管人员要对其进行保管与立项，对于一些反应项目研究经过的原始记录，以及研究中的关键数据要做好有效的存储工作。科技档案管理的部门要想办法使科技档案的利用率提高；更好做到科技档案资源共享。

5 充分发挥科技档案管理的作用

1）增强科技的利用率。科技档案的利用率是科研单位工作的信息源头，要不断加强对科技档案的利用；应对档案进行仔细的分类与分析研究，并对档案的利用情况进行分级，对于一些利用频繁、利用价值比较高的科技档案要放在方便借阅最注目、最重要的位置。

2）科研课题档案的建立：第一是准备资料、然后进入研究、实验过程也就是课题的实施内容部分，这一阶段周期相对慢长，有些课题几年甚至横跨几十年时间，课题最后是总结鉴定以及成果申报等工作。要把这一超长过程的所有科学技术档案收集整理好并一一归档，首先科研单位领导要对科技档案管理高度重视，其次是要培养高素质的档案信息化专业管理人员，最重要的一点是科技档案的管理必须要规范化。各部门工作中要认真配合真抓实干进一步促进科技档案的规范化建设。

3）一份完整的科技档案可以反应自科研课题开展以来任何时期的工程进展，详细的相关资料图片和完整的数据，看到一些数据更使人联想起课题进行过程中的点点滴滴，为了施工中的一个等待环节需五小时后进入下一个步骤，人们从下午等到天黑，没有喝一口水，没吃一口食物，施工现场环境艰苦无饮用水和食物，全靠人工带够一周干粮，大家往往忙起来一天只吃一次干粮；一些资料更是一段珍贵的回忆，一位技术人员当时在实验过程中为了计算一个参数几天几夜没有休息，现场当他写完一个数据刚要站起来就累晕倒了。每当看到这些档案资料怎不叫人潸然泪下，这些让人泪目的资料是科研人员在环境恶劣的生产第一线用十几年甚至几十年的时间挥洒青春和热血换来的，它既是一个单位的发展史，也是一个时期国家建设发展中沧海一粟的写照。

6 结束语

科技档案的现代化管理模式，就是利用现代信息技术搭建科学信息管理平台，档案管理信息化的就是将档案载体由传统的纸张形式扩展为缩微型、声像型及机读型，提高了档案信息的利用率；促进了科技档案管理由传统手工管理模式向现代信息化、数字化档案管理模式的转变。在大数据时代收集信息对于促进和推动行业的发展十分重要。