探究新形势下人事档案管理信息化建设

王珊

摘 要：由于我国综合国力以及科学技术水平的提高，我国已经迈入了知识经济以及信息化时代。在这样一个全新的形势下，我国各个领域为了能够获得快速发展，都开始与信息技术相结合，人事档案管理也是其中一个。但是目前由于人事档案信息资料逐渐增多以及人们对于档案管理要求的日趋严格，过去采取的人事档案管理手段已经落后于时代发展的脚步，而且信息技术在人事档案管理中的应用也存在一些问题，需要对其进行完善。鉴于此，本文在了解人事档案信息化建设现实意义的基础上，探究新形势下人事档案管理信息化建设的策略，以期能够保证人事档案管理工作的有序进行。

关键词：新形势；人事档案管理；信息化

1 新形势下人事档案管理信息化建设的现实意义

1.1 有利于提高工作效率，确保记载的全面性和准确性

在人事档案发生变动时，通过信息化技术的数字处理功能，及时进行记载，快速进行信息处理，确保记载人事信息的全面性和准确性，有效的避免了手工进行记载时所出现的缺档和断档的情况的发生，确保人事档案信息的有效保存。除此之外，还更利于传统纸质文档的保存，在不需要查阅原始资料的情况下，尽量减少对原始纸质资料的翻阅，从而有效减低对那些不可再生的档案资料的损害。

1.2 有利于提高人事档案检索能力，查阅更改都留痕迹

人事档案数字化之后，人们可以利用信息化管理，实现快速查询、检索、分类、统计、汇总等多项功能。这些功能利于领导在进行人事决策及人事处理时，快速准确的对个人的档案信息进行全面巡查。与此同时，我们还可以利用相关的人事系统软件，基于信息系统的痕迹化功能，对查阅、借阅、零散材料移交入档、人事档案的转入转出等程序进行留痕操作，有效推进人事档案法制化进程，从而提高人事档案的真实性、可追溯性。

1.3 有利于人事档案的安全性和保密性

众所周知，人事档案需要具有较强的保密性，而信息化技术利用密码所实现的保密性符合人事档案的保密要求。不同人员设置不同的访问权限，每个访问权限人员都有自己不同的登录密码，凡是修正或完善档案信息，需要多重权限支持。安排专人对档案数据信息进行管理并进行全方位的监督，确保数据信息的安全性。

2 新时期人事档案管理信息化建设策略

2.1 营造人事档案管理信息化建设的精神氛围

在社会大众开始重视人事档案管理工作的今天，科技馆的人事档案管理工作面临着改革的挑战。积极更新人事档案管理思想，跟上社会步伐，才能让现代化的人事档案管理体系得以建立。所谓人事档案管理的信息化建设，就是利用自动化信息管理系统以及相关软件简化人事档案管理工作，提高其人事档案管理工作的动态性与快捷性。

营造良好的精神氛围，让每一位人事档案管理工作者都认识到信息化建设的意义，并建立以人事档案管理信息化建设为核心的指导思想，才能促进实际工作的落实。其一，引导人事档案管理者建立积极的学习态度。在实际工作中不断学习，乐于创新，能够在工作环境与条件发生改变的情况下积极学习先进的信息技术，并在实际工作中加以利用。其二，强化档案管理者的档案意识。在过去的档案管理工作中，很多管理人员没有认识到个人工作的重要性，以“当一天和尚撞一天钟”的理念参与工作。关注人事档案管理工作的系统性与全面性，建立以人为本的工作理念，学会从大局出发，在管理工作中做到统筹兼顾，组织安排好工作中的各个事项，才能让人事档案管理者的热情得以调动。其三，管理者要建立实际化的工作理念。人事档案管理工作的系统性强，工作量大，从实际情况出发，鼓励档案管理者循序渐进地做好每一项工作，有工作中研究信息化系统的应用方法，提高应用水平，才能让信息技术为人事档案管理的信息化建设而服务。

2.2 加强人事档案管理信息化建设投入

加大投入，是建立人事档案管理信息化体系的重要前提。与传统的人事档案管理工作相比，信息化的人事档案管理工作更加高级，需要的设备支持更多。完善现代化基础设施，投入必要的资金做好配套基础设施建设工作，为人事档案管理工作人员提供必要的设备与软件，才能让科技馆的人事档案管理环境得以改变。顺应大环境的发展趋势，做好后勤保障工作，是人事档案管理工作信息化投入的第一步。

另外，关注人才培养投入。建立一支高素质的人事档案管理队伍，对于人事档案管理信息化建设有着推动作用。在单位内部的人才培养过程中，管理者应当重点培养具有较强综合能力的档案管理人员。在科技馆的发展过程中，人事档案对于企业人力资源力量的增强有着重要影响。积极利用人事档案资源，能够为科技馆内部人力资源管理工作提供必要的依据。人事档案管理工作的信息化建设，对当代人事档案管理工作人员提出了更高的要求。他们不仅要掌握丰富的档案管理业务知识，还要积极学习信息化软件、计算机设备的操作方法，并在实际工作中熟练应用。因此，在推进人事档案管理信息化建设的过程中，单位要投入资金鼓励人力资源部门积极引进优秀的人才，做好檔案管理人员的培训工作。以丰富其专业知识，提高其信息化能力，职业道德素养水平为目标定期培训，为单位的人事档案管理工作打造一支高素质的信息化队伍。

2.3 促进人事档案一体化与共享化管理

在全新的人事档案管理发展形势下，要提高人事档案管理工作的信息化水平，就要在做好信息化建设的过程中逐渐践行一体化管理原则。利用现代化的管理手段，将纸质档案转变成为电子档案。通过有效的方式管理单位内部的人事电子档案建立，完整且安全的人事档案资源体系。这不仅能够保证单位内部能够有效调取档案资源，保护档案资源，还能在最短的时间内，以最便捷的方式实现人事档案资源的共享。借助计算机设备以及互联网技术，将人事档案管理工作的所有业务全部转变成为信息化操作，无论是人事档案的建档工作，归档工作档案，综合查询工作，档案借阅工作档案，借出、盘点、处理、转出等业务都可以通过计算机设备与网络技术完成。

人事档案资源属于档案主人，也属于单位。在做好人事档案管理信息化建设的过程中，要关注信息的沟通。促进人事档案资源价值的开发与利用，是档案管理部门的基本职责，但也与单位内部的其他部门有着密切关系。各个部门之间应当针对人事档案管理工作建立有效的协调机制，通过各个部门之间信息有效沟通，促进档案管理工作更加规范，更加成熟。单位应当提高人事档案管理工作的地位，在人事档案管理信息化建设的过程中，集中各部门管理力量促进人事档案信息的完整化，加强数据库的建设。以此来保证人事档案信息的完整与安全，在单位需要人事档案资源时，能够在第一时间获取最有效的信息。

综合上文论述，人事档案管理工作在实际开展中，进行信息化建设，能够促进人事信息管理水平的提高，还能提升人才信息社会服务质量。就整体而言，人事档案信息化建设是一项复杂性的任务，在新的形势下，应对档案管理人员进行全面培训，将现代信息技术利用其中，进而对人事档案进行信息化管理，不仅能够促进人员综合素质的提高，同时还能促进人事档案管理水平的提升。

参考文献

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