人力资源档案管理存在的问题及对策研究

贾延红

摘 要：做好人力资源档案管理工作是对人才负责也是对社会发展负责，人力资源档案管理工作是人力资源管理部门重要工作内容，合理利用人才档案能够为单位职工岗位晋升或者任免提供依据，不过目前人才流动速度加快对人力资源档案管理工作带来一定的影响，特别是当前电子化档案并没有全面普及，相关工作中还存在不少问题，对此本文从人力资源档案管理法律规范、体系建设、平台建立和人员培训等方面进行了讨论，希望对促进相关工作发展有所贡献。

关键词：人力资源档案；档案管理；问题及对策

1 引言

当今社会发展阶段当中，人力资源已经成为了单位组织发展所依赖的核心资源，也是保持自身竞争力的重要资源，因为单位组织内部的所有工作都需要人去决策并执行，离开了人，一切工作都是空谈。对于人力资源管理而言，除了对其的开发和使用之外，档案管理也是进行人力资源管理的重要一方面，有效的人力资源档案管理可大大提升人力资源管理效率，促进组织发展和进步。

2 人力资源档案管理工作中存在的问题

2.1 人力资源档案的管理效率不高

所谓的人力资源档案管理的效率就是指在实施人力资源档案管理的过程中消耗的人力、物力等资源和档案管理所取得的成效之间的比例关系，进行人力资源档案管理主要有以下几方面内容的工作，比如收集档案、对档案归档保存和日常调用等。比如对单位组织招聘来的外来务工人员的工龄和职业发展建立档案，各省市、政府部门与企业之间，没有规范统一的平台，人社部门和企业无法做到人力资源方面的信息共享和管理。同时对收集而来的资料和档案利用效率不高。

2.2 人力资源档案管理人员业务水平不高

人力资源档案管理的主体也是人，管理员的自身业务能力决定了人力资源档案管理水平，人力资源工作当前在人员设置方面存在一定的问题，比如专业人员不足，兼职现象比较普遍，还有就是档案管理人员呈现老龄化趋势，工作积极性不足、学习能力较差，尤其是对目前比较流行的信息技术掌握不到位，以至于无法实现人力资源档案管理的数字化。

2.3 人力资源档案管理方法较为落后

所谓的人力资源档案管理方法就是指进行档案管理的时候档案资料形成的方法和对档案进行储存、调用的办法，当前绝大多数的档案管理还是使用传统手工整理、电子录入的方式，且人力资源档案管理大多都是纸质材料，严重占用了档案室的物理空间，调用时候一般调用电子档案阅览，纸质档案的存在价值越来越低。另外，有些单位对档案管理工作投入的资金不足，以至于使用的基础设施和系统软件都比较落后，无法满足现代化要求。

3 应对人力资源档案管理问题的有效对策

3.1 全面健全并优化针对人力资源档案管理的相关法律规定

要从档案管理单位当前的管理现状出发，从档案的管理、技术和业务角度构建完善的人力资源档案信息化过程制度体系，按照规范合理的操作程序积极开展各类档案管理业务，有效的维护人力资源档案的知识产权与档案所有人的隐私权，明确档案管理部门的职责所在，保证对人力资源档案信息规范化管理。另外，建立基于信息化技术的档案安全保密制度，通过权限分级确定浏览者的浏览范围，进一步保证档案管理的安全性。

3.2 领导带好头，重视档案管理体系建设

第一，要以档案管理法律条例为准则进行档案管理意识构建，要在法律范围内树立人力资源档案信息化建设的长远管理目标，不断地调高人力资源档案管理者和单位领导对档案管理的重视程度，深入开展档案信息化建设研究工作，制定目标并积极执行；第二，单位领导务必要高度重视档案管理意识的形成，认识到对人力资源档案管理工作进行信息化建设的重要性，以身作则，主动探究信息时代前沿知识，通过会议讲话、人员约谈和现场指导等方式指导人力资源档案管理者逐渐形成较强的信息管理意识，掌握档案管理领域的科技发展趋势和实时发展动态，为全面进行档案管理信息化建设提供保障。

3.3 建立信息化、现代化人力资源档案管理平台

档案存在的意义就是要在使用的时候提供重要真实历史记录，人力资源档案是伴随档案所有人一生的重要记录，且随着人事的变动，不同部门对其都需要进行档案审查工作，这也就涉及到了档案互调。过去依赖于纸质档案管理形式想要实现档案互调很麻烦，而信息化建设背景下的电子档案则可以轻松实现。对此要增加对档案管理软件的投入，建立人力资源信息管理数据库，形成人力资源管理系统，实现无纸化档案管理。要将重要信息导入进数据库当中并设置密码和访问权限，构建电子档案并有效归档各类信息，为了查阅以及共享人力资源信息提供方便，为人才流动更好提供即时服务，同时还能够降低纸质案卷损耗，长久的保存有价值的人力资源档案。

3.4 提高全单位档案管理者的工作业务水平

当前人力资源档案管理部门的档案管理人员呈现出老龄化的特点，人才衔接方面显得青黄不接，现有人员对计算机的使用仅限于简单的文字编辑和表格管理，对一些专业的档案管理软件操作不熟练，导致购入的一些软件一直没有得到实际使用。对此，首先要提升人力资源档案管理部门人员的计算机网络技术水平和电子文件的管理水平，通过继续教育和网络课堂等方式提高人力资源档案管理能力；其次，要提升每一位档案管理工作者的责任心和工作使命感，进一步提高人员思想政治工作水平，提倡尊重他人隐私权，增强其安全保密意识，这就要做好人力资源档案信息的保密工作，防止信息外泄；最后，还要结合每个人的具体工作建立健全人员绩效考评体系，通过人事晋升和职称评定以及评奖评优等方式来提高有关工作者的工作热情，保证人力资源档案信息化持续进步。

4 结语

人力资源档案将会伴随人才一生的职业调动和发展做好人力资源档案管理工作，能够解决人才的后顾之忧，从而更好地发挥人才的内在价值，针对目前人力资源档案管理中存在的问题，我们主要应该从档案管理的信息化建设和安全性管理角度出发，进行制度设计和平台建设，促进人力资源档案管理工作的向科学化、现代化发展。

参考文献

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