优化学院琴房管理的分析研究
——以陕西学前师范学院为例

索蓓蓓

（陕西学前师范学院，西安 710061）

1 引言

近年来，学生队伍不断壮大，对于专业的琴房练习要求更高，学院现有90间开放式琴房，采用计算机管理系统和人工管理结合的方法[1]，但仍旧出现用琴紧张、分配不均的现象，现阶段的琴房管理状态存在诸多缺陷，已无法满足学生专业技能学习需求。因此，需从管理结构、管理系统入手，分析其现阶段管理运行中存在的问题，在保证基础琴房不变，学生人数不断增多的现状下，科学高效地利用、分配琴房，保障教学服务顺利进展，推进专业技能教学进程，提升学院教学管理水平。

2 琴房管理结构分析

学院现阶段琴房的管理运行，主要由一名管理人员和琴房管理系统组成，要面向全院所有钢琴专业学生，且琴房一周7天、每天13小时的开放制度，已造成钢琴磨损率高，维修困难不及时，环境卫生差，高峰时段等待时间久的状况，要改变现存在的问题，首先要从管理结构入手，调整管理机制，规范管理制度。

2.1 规范《琴房使用守则》

琴房开放时间久，人流量比较大，因此更需要学生们以身作则，严格遵守用琴规则排队刷卡练琴。管理人员应负责告知学生应尽的义务与守则，严格要求学生使用练琴卡分配琴房，保证练琴期间的设备、财产与个人人身安全，确保琴房只用于学习，严禁玩耍、吃饭、吸烟、睡觉[2]，注意防火、防水、防盗等。管理人员应定期监督，对于违规者实施处罚，相应的设备损坏、丢失需要赔偿，不雅的行为举止须作出相应禁琴措施。

2.2 规范《管理人员岗位职责》

琴房日常全天开放式，管理人员在整个工作运转中起至关重要位置。现阶段管理人员由一名老师和勤工助学学生组成，要肩负起琴房的设备财产安全，监管学生练琴秩序和人身安全，维护检修报修设施设备，维持环境卫生，工作量大、时间强度长，因此，管理人员要有强烈的责任感，必须严格规范服务教学态度和安全意识。

2.3 规范《管理工作流程》

管理人员除了按时开放琴房外，还要做好其他的日常教学工作，因此，必须规范管理工作流程，防止出现错误，减少重复劳作。管理人员应固定存放保管设施设备，防止轮班人员出现找寻不到设备，无法继续工作情况；每天检查硬件设备备份数据，防止出现管理系统运行问题；提前安排勤工助学学生排班期间的工作，固定时间点打扫卫生，防止出现未开放琴房、环境卫生差等情况；规定练琴学生固定时间段进行注册、充琴点和补办卡，防止学生重复跑、无法用琴时等状况；定期检查钢琴，防止出现大面积琴键损坏、打弦机损毁、脚踏松掉及外壳变形等问题；每天检查电源、灯及风扇，防止发生安全问题。规范细化完善工作流程，使琴房管理工作高效有秩序的运转。

3 琴房管理系统分析

3.1 琴房管理系统现状分析

学院当前使用的琴房管理信息系统，具有IC卡计时管理和信息数据设置两大模块，相对于现阶段大流量运行，系统信息数据不断增加，整体系统已无法承担正常运转，出现学生数据溢出、房间数据冲突、IC卡计时错误等问题，已无法维持琴房管理正常运转，加大了管理人员的工作，降低了工作效率，影响学生练琴学习。

第一，IC卡计时管理系统：当前的管理系统只有登录房间和查看个人身份信息两种功能，学生无法查询个人练琴明细，无法查询个人充琴时和剩余琴时，无法更改完善个人资料等功能。第二，信息数据设置：具有房间数据、学生数据、用户管理、统计查询功能，当前系统功能比较少，综合管理差，系统稳定性能低，无法扩容，故障频发，网络化程度低，局限于地域。

因此，需要开发新的计算机智能管理系统，借助互联网的优势，改善当前工作状况，合理分配教学资源，满足学生的专业需求，从而促进学院培育更多优秀学子。

3.2 琴房管理系统需求分析

针对现管理系统运行中出现的问题，需要基于互联网条件，实现其以下功能：①角色分析：根据琴房使用需求分为管理员和学生用户两种角色。管理员具有所有权限，负责管理系统日常的运行和维护；学生用户具有预约琴房，查询和反馈琴房信息，查询和修改个人信息的权限。②业务需求分析：学生用户可以利用系统完成琴房预定，查询修改个人资料，查询练琴明细，反馈琴房问题；管理员可以利用系统完成琴房信息维护、学生用户资料维护以及发放琴房琴卡、完成对琴卡单独或者批量的信息注册，补充琴卡点数，完成学生用户练琴信息查询、汇总及导出等，完成对预约琴房的查询和修改，完成学生反馈的琴房信息问题等。③功能需求分析：具有用户管理、琴房管理、查询统计、琴点管理、琴卡设置、预约管理、数据管理等七大模。

第一，用户管理模块包括个人账户注册、集体账户注册、账户信息管理、班级基本设置及管理员设置等功能子模块[3]。个人账户注册包括了学生的基本个人信息和琴卡编号；集体账户注册可以同时录入较多用户信息；账户信息管理可以进行信息编辑、禁用、取消禁用及查询功能；班级基本设置包括班级名称、级别、毕业时间及每日练琴时限；管理员设置可以增加多个管理人员信息和权限。第二，琴房管理包括琴房设置、琴房信息反馈等功能子模块。琴房设置可以添加删减琴房，查询及设置当前琴房可使用状态；琴房信息反馈可以发布查询琴房设备信息，学生用户可以对当前使用的琴房设备损坏进行登记，管理员用户可以查询琴房设备状况便于检修维护。第三，查询统计模块，包括琴点使用情况、个人情况统计、琴房使用状态及收费情况统计等子模块。琴点使用情况统计包括琴点及练琴情况统计、免费琴点设置明细和统计个人练琴情况，可以清晰的查询出班级免费琴点的次数和总和，班级人均练琴时间和琴点使用率，查询个人练琴日期、时长及所用琴房琴时，琴点使用情况统计可查询导出班级某个时间段的练琴状况；个人情况统计可查询个人缴费情况及统计个人练琴情况；琴房使用状态可查询琴房当前状态、近十日琴房练琴人数示意图、每日练琴平均人数时段统计；收费情况统计可查询个人所买额外琴点日期总额，统计某时间段收款次数和金额。第四，琴点管理模块包括集体琴点设置处理及个人琴点处理等子模块。集体琴点是以班为单位集体冲琴时；个人琴点是学生个人充琴时。第五，琴卡设置模块包括琴卡注册、管理卡设置及过期琴卡处理等子模块。琴卡注册即初始化琴卡可以将基本信息输入到卡里面；管理卡设置即是对管理员的卡进行设置；删除过期琴卡是将已经过期的琴卡里的用户信息资料删除，使其成为一张空卡可重复使用。第六，预约管理模块分为终端预约、无卡预约模块，通过显示有效时间段的有效琴房状态完成琴房预约。终端预约即持卡登录系统，查询有效时段琴房，预定有效可用琴房；无卡预约琴房，学生用户可以通过登录账号查询有效琴房，预定有效时间段的琴房，琴房预定信息写入该用户学生信息，管理员用户可以查询预约琴房当前状况，可以对预约琴房和时间段状态进行调整，可对预约未来用户进行下琴操作。第七，数据管理模块即数据的备份和还原。数据管理模块应该提供定时的自动备份和管理人员的手动备份功能。

4 结语

综上所述，改善琴房管理结构和系统功能，能够解决当前管理运行中存在的问题，实现琴房自动化开放式的管理。优化后的智能管理，能够极大地方便学生，解放用琴资源限制，可随时自由选择时间，发挥钢琴的最大使用效率，及时反馈设备环境信息，利于管理员及时维护维修，解放管理人员时间成本，提高工作效率，提供稳定有序、安全高效的运行环境。