试论加强信息化建设提升事业单位档案管理时效

孙思杨 周璇 郑媛媛

(承德市计划生育药具管理站，河北 承德 067000）

为了更好地适应改革需要，提升服务水平，提高资源利用率，对事业单位进行档案信息化建设势在必行[1]。利用网络技术，对档案资源进行整合，增强资源的共享性和有效性，对事业单位和各企业有重要意义。

一、信息化档案建设的重要性

（一）提高事业单位档案资料保存时间

传统档案管理是将档案放在一个固定库房中。档案是纸质材质，易受到潮湿的影响出现发霉、损坏等情况。库房若不能做好有效预防措施，可能会出现老鼠等动物对档案造成永久性损坏，丢失重要信息。传统提档模式需要人工提档，费时费力，效率低下[2]。事业单位进行信息化建设将档案存在固定磁盘中可以有效避免丢失、损坏等情况，确保档案完整，有利于提高档案保存时间。

（二）提高档案管理效率

传统档案管理工作受档案种类复杂多样、内容繁多的影响，档案管理工具非常复杂。人工录入档案易出现错误，影响事业单位和企业的正常运行。对事业单位进行档案管理信息化建设后可以通过网上检索等方式进行档案查找，只需要输入关键词就可以找到有关档案，有利于提高档案管理效率，减少工作失误。

二、档案管理存在的问题

（一）对档案管理重视度不足，工作效率低下

档案管理工作人员工作消极，缺乏责任意识，认为档案管理只是一种机械的工作，导致单位领导想要获取档案信息时不得不重新整理。这种情况一方面浪费大量的人力物力财力，影响了工作人员的效率，打击了其积极性，另一方面浪费大量时间，导致资料胡乱堆砌，浪费社会资源。当前很多事业单位档案管理中的突出问题便是利用率不高，所以应该针对性的进行服务模式创新整改，以此种形式提升档案管理最终成效。

（二）事业单位档案信息化建设速度慢

目前还有许多事业单位没有进行档案管理信息化建设，依然采用传统档案管理方式，这对信息资源利用率产生了影响。事业单位对档案建设重视度不足，缺乏主动性和创造性，把档案建设当做一种可有可无的工作，导致投入到档案管理中的资金有限，无法置办相应设备，没有专用的档案管理软件，数字化建设落后。秉承这种意识的领导已经无法使用档案管理信息化建设的要求[3]。

（三）事业单位档案管理人员专业技能不足

目前我国科技迅速发展，出现了许多先进的管理工具。目前事业单位档案管理的工作人员需要具有熟练掌握计算机基础知识、网络技术及档案管理经验的人才，但是大部分事业单位档案管理人员不是专业档案管理人员。受事业单位对档案管理工作不重视的影响，没有相应的管理工具和基础设施，管理人员对档案管理信息化建设并不了解。由于档案管理人才招聘机制存在问题，导致工作人员责任感不高，无法胜任复杂的管理工作，整理出来的档案分类混乱，价值不高，影响各事业单位和企业。

三、事业单位档案管理信息化建设措施

（一）完善管理制度，增强监督

建立完善的制度是对工作人员进行约束的重要措施，也能提高档案管理效率的重要举措。没有制度，不成方圆。首先事业单位要根据单位的实际情况，依据我国现有法律法规并在尊重工作人员的合法利益的基础上建立健全档案信息化建设制度，要求对工作人员的工作内容进行明确规定，明确禁止行为和注意事项。其次要加强对档案管理工作的监督，坚持内部监督和外部监督共同进行，对出现的问题及时改进，勇于接受社会和媒体的检验。事业单位负责人可以先让档案管理人员拟定一套制度，然后对其进行修改，最终形成一份完善的档案管理制度。事业单位建立健全档案评估体系，使档案管理工作更加规范化、科学化。采用多元化的方式加强档案管理，充分利用档案中的有效信息，保障档案的保密性。

（二）提高领导创新意识，增强信息化建设水平

事业单位领导对档案管理工作发展尤为重要。一方面只有让领导充分认识到档案管理信息化建设的重要，才能提升档案管理工作信息化建设水平。另一方面领导是事业单位的掌舵人，提高领导创新意识才能使事业单位管理建设跟上时代潮流。这要求社会和政府积极宣传档案管理的重要意义，加强对事业单位领导的教育工作，引导管理人员积极创新自身管理理念，提高管理人员的工作意识，树立正确的工作态度，为档案管理工作的顺利开展营造良好氛围。事业单位也要深入开展调研活动，制定符合事业单位长远发展的档案管理策略，明确管理目标，提升整体档案管理水平。

（三）创新服务手段

目前一些事业单位档案管理利用率较低，因此需要不断创新服务手段，提高档案利用率。事业单位不重视档案管理工作，导致档案管理利用率低下，从而又反过来制约事业单位档案管理工作。因此想提高档案管理工作首先要加强档案管理工作重视度，并不断创新服务手段[4]。具体措施可以为建立内部档案管理系统，提升工作人员内部效率；建立数字化图书馆，对网站信息检索功能实行优化，提升用户调取档案的便捷性，从各个方面提升档案管理水平。

（四）加强人员培训，提高工作人员素质

档案管理是一项较为复杂的工作，需要具有默默无闻、无私奉献的优秀品质，需要有全心全意为人民服务的责任和意识。档案管理也不是一个人的工作，需要一个富有凝聚力的管理团队。因此要加强档案工作人员的培养和引进。首先在招聘方面的招聘方面严格要求招聘者的学历、经验和品质，重点寻找具有奉献精神的人才，确保其能够胜任繁琐档案管理工作。其次可以采用内部竞争的方式提高管理工作活力，通过聘请专家进行知识讲座、向其他事业单位学习等方式培养人才，提升档案管理能力。加强管理人员的培训工作，主要对其计算机能力和管理技能进行培训。年轻的档案管理人员应虚心请教有经验的管理人员，在档案整理过程中发现问题，解决问题，提升管理档案的能力。事业单位要营造良好的档案管理环境，将数字化、智能化档案管理作为学习的重点内容，提升员工的档案管理意识。事业单位也应加大档案管理设备投入，根据实际情况引进相关硬件和软件设备，真正提高档案管理工作水平。

结语

档案管理信息化建设是一个较为漫长的过程，不能一蹴而就，需要在不断实践中探索。以上几个方面仅是个人对事业单位档案管理建设的一些建议和思考，但是档案管理信息化建设还涉及到许多方面，仅凭上述措施还无法完善信息化建设。因此档案管理信息化建设之路任重而道远，需要国家的大力支持和社会各界的不断帮助。