新形势下事业单位档案管理的信息化建设

周璇 郑媛媛 孙思杨

(承德市计划生育药具管理站，河北 承德 067000）

引言

随着我国科学技术的迅速发展，计算机信息技术在各个行业和领域中都有广泛应用，人们对信息化技术的依赖程度也越来越高。档案事业是我国经济社会发展过程中的重要内容之一，无论是企业还是事业单位，档案管理都至关重要，信息化建设是信息化技术与档案事业相互融合发展得到的结果，以计算机信息技术为基础，以档案资源数字化管理为方向，对档案信息资源进行科学化管理，促进档案共享，提高档案管理水平。

一、行政事业单位档案管理的意义

在行政事业单位运营发展过程中，获取的各项结果及运营发展过程中经历的各种事件都需要记录在对应的档案中，行政事业单位运营发展需要得到历史信息的引导和支持。通过档案管理可以对历史事件发展情况进行汇总和分析，便于行政事业单位在今后运营发展中制定发展决策。行政事业单位档案作为对自身长期运营发展的汇总，对行政事业单位今后运营发展起到了关键性的作用。实现档案科学应用是档案管理的主要目标，对档案应用具体展现在行政事业单位决策及司法调查等环节中，档案内容能够真实的展现出行政事业单位历史发展状况，可以给行政事业单位制定决策提供数据支持，也是司法调查过程中核心要素，所以加强行政事业单位档案管理是非常必要的。

二、事业单位档案管理存在的问题

（一）档案管理理念比较陈旧

事业单位发展过程中产生的档案信息较多，而这些档案信息的利用价值又很高，所以事业单位发展过程中必须要将档案管理提到比较重要的日程上，对档案资源进行充分利用。由于事业单位受到计划经济时代的影响较大，在事业单位发展过程中档案部门的职能定位不够明确，尤其是在新时期背景下，档案管理的要求越来越高，必须要积极加强对档案管理理念的创新，但依旧有一部分档案管理人员的思想观念陈旧，影响档案管理水平，在档案管理过程中依旧以纸质化档案为主，信息化档案较少。

（二）从业人员素质水平参差不齐

对于档案管理工作来讲，其主体工作内容还需要由人来进行，而且因为当管理工作的专业性很强，所以对于相应的从业人员的技术水平以及工作素养要求也比较高。但是因为像如今档案管理工作相应的制度建设以及信息化程度还不够高，所以在具体工作开展中有些人身兼数职，难以在实际管理工作过程中发挥出最大效率。

（三）档案管理体系不完善

当前，我国大部分行政事业单位在开展档案管理工作时，没有结合大数据发展需求，构建完善的档案管理体系，同时行政事业单位管理工作人员没有意识到信息化档案管理在单位发展中起到的作用，并且对档案管理执行情况监管力度不严。因为档案管理自身存在一定特点，大部分档案管理工作人员普遍认为档案管理工作比较枯燥、乏味，没有给予高度注重，没有把大量时间和精力放置在档案管理活动中。正是因为受到行政事业单位领导人员以及基础人员这种思想理念的影响，使得行政事业单位没有科学完善的档案管理体系，档案管理工作较为落后，阻碍行政事业单位档案管理水平提升，严重影响行政事业单位档案管理工作更好开展。

（四）档案管理信息化程度低。目前，我国档案安全管理

工作者普遍意识薄弱，尤其是事业单位，其相关领导认为档案管理工作不是事业单位发展的核心。因此，在档案管理工作中投入的资金不足，并且未能创新传统管理观念，未能完善档案管理措施，档案管理的安全性不足。同时，现阶段社会信息技术不断发展，相关事业单位并未重视档案管理工作的信息化建设，使其仍停留在手工管理阶段，影响了事业单位对档案的利用，降低了档案管理的安全性，限制了事业单位可持续发展。

三、档案信息化建设发展对策与建议

（一）加强对档案信息化建设的认识

信息化时代背景下事业单位的档案管理也必须要实现信息化发展，不断转变观念，转变管理模式。首先要在单位内部树立新的管理意识和管理理念，提高档案管理人员对信息化技术的认识。首先，在单位内部加强对计算机信息技术的宣传，利用微信、微博、单位网站等媒介平台，对档案管理的重要性以及档案信息化建设的重要性进行宣传，让事业单位档案管理人员可以逐渐转变思想观念，努力学习更多新技术、新方法，改变传统的档案管理模式。其次，要在单位内部形成良好的信息化工作氛围，比如在日常工作中所使用自动化办公室手段、信息化交流方法，让档案管理人员形成信息化意识。

（二）加强人才培训与引进

在行政事业单位中档案管理工作拥有极长的专业性，尤其是在新时期背景下，对于档案管理工作提出了更高要求，所以从事档案管理工作人员的专业水平以及其工作素养要求也更高。针对于事业单位内部现有的从业人员，需要组织强化培训工作，对其专业素养以及工作水平进行提升，并且加强绩效考核。而对于外部人才引进方面，需要寻找专业对口的专业技术人才进入事业单位内部，参与到档案管理工作中。对于一些非常优秀的人才，需要出具更好的薪酬以及激励奖励制度，吸引人才并且留下人才。

（三）科学构建档案管理体系

随着大数据时代的来临，为了保证行政事业单位档案信息化建设工作顺利进行，需要转变思想理念，给予档案管理工作高度注重，加大档案管理执行情况监管，同时调动职工工作积极性，让其明确档案管理的必要性，各司其职，将档案管理工作落实到实处。并且，行政事业单位还要结合档案信息化管理要求，适当的加大档案管理投放力度，档案管理需要利用现代化技术和设备来满足单位应用要求。因此，行政事业单位需要结合实际状况，通过科学构建档案管理体系，规范和约束档案管理工作人员工作行为，通过构建完善的档案管理体系，可以给后续档案管理工作有序进行提供支持。

（四）注重信息化管理

随着社会经济与信息技术的不断发展，档案管理工作越来越高效、便捷，档案管理的安全性、准确性、专业性等不断增强，并且在一定程度上促使事业单位经营管理绩效提升，推进事业单位在竞争激烈的环境中良性发展。由此可见，现阶段事业单位应注重信息化档案安全管理工作，提升其安全性能与管理成效。

结语

档案管理是事业单位发展过程中的重要内容，传统的档案管理存在很多问题，比如档案资源丢失、档案混乱等，不利于单位对档案信息资源进行利用。对此，应该要不断创新档案管理理念，加强档案管理人员对信息技术的认识，同时要不断完善事业单位内部的硬件和软件条件，完善档案管理制度，促进档案信息化建设持续发展下去。