电力工程档案资料管理中的问题及措施

刘丹1 董箭2

（1.内蒙古超高压供电局，内蒙古 呼和浩特 010000；2.呼和浩特供电局，内蒙古 呼和浩特 010000）

一、电力工程档案的主要特点

（一）专业性

众所周知，电力工程建设中涉及的专业比较多，如土建、电气、管道以及通信等。这些专业之间会以分工的形式进行合作，因而所形成的资料不仅具有一定的独立性，还具有密切的联系。

（二）现实性

一般来说，电力工程的档案主要记录工程建设的相关信息，并将其进行存档，以此能够方便后期进行复查检测作用。简单来说就是能够对后续的工程项目建设活动进行有效指导，因而具有较强的现实效用性。

（三）变更性

相关人员在电力工程档案资料利用过程中，并不是对其进行单一的复制。而是在具体生产和建设的过程中，按照相关标准和要求进行深入改进。同时还在多个方面进行创新，特别是设计、工艺和生产等。因此需要档案管理人员对工程档案文件进行针对性的修改，确保其能够准确地反映出工程建设变化的整个过程。此外，档案资料管理工作在开展中还具有反复利用性的特点，需要工作人员注重这方面。

二、电力工程档案资料管理中的问题

（一）缺乏对电力工程档案资料管理的重视

工程施工单位对于电力工程档案管理缺乏足够重视，在人员招聘上缺乏严格的筛选标准，从而导致工作人员专业性偏低。同时由于缺乏足够重视，导致施工单位各有关人员或者其他部门、单位人员缺乏档案管理的重视与配合，导致档案资料在收集、整理、使用等方面出现诸多的不规范、不配合情况，导致档案管理人员工作开展受到阻碍。在档案管理工作上缺乏硬件、软件等条件的积极建设，导致工作开展缺乏先进性、便捷性。

（二）电力档案管理工作的信息化进程滞后

根据实际调查可知，不少电力档案管理部分的信息化建设水平较低，计算机设备配置不全，计算机的配置跟不上软件的更新速度导致电力档案信息化发展滞后。在档案管理工作中无法及时的将在项目建设和管理过程中产生的相关电子文件进行收集、整理、移交和归档，档案数据的录入有限，因而使得档案信息资源没有得到充分利用。除此之外，电力档案管理中的不规范之处也较多，如：档案柜不标准、档案库房防火、防潮、防盗等工作不到位等等。

三、电力工程档案资料管理措施

（一）重视电力工程档案资料管理

在电力会议上，必须强调档案工作的重要性，同时要求各部门及参建单位积极配合档案工作，并经常深入档案室了解档案整理情况，电力工程档案与项目建设是紧密相连的，工程形成的档案随着项目建设的推进而逐步增加。由于文件形成与收集部门太多，为了保证工程档案的完整和齐全，档案人员明确有关部门人员的职责，从工程开工就注重收集档案，坚持档案工作与项目建设同步进行，并遵循工程档案形成的规律，及时敦促相关部门移交档案，确保档案工作稳步有序开展。

（二）建立健全工程档案管理与考核制度

首先，建立健全工程档案收集工作制度，将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。每项工作结束前都有收集整理和移交相关材料的程序，并将其列入工作质量的考核，使工程档案收集真正成为一项日常性工作，保证工程档案工作达到规范化管理的目标要求。同时，积极采取多项控制措施和手段，严格手续，做到接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，保证档案的完整、准确和系统。

其次，建立档案目标管理考核机制，把档案工作纳入综合考核的范畴。结合劳动竞赛、达标投产、评先创优等活动，强化考核激励，着重在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度，不断增强参建人员的档案责任意识。推行档案工作责任制管理，对不按规定执行的基建单位，在工程竣工验收备案后逾期不交档案的，及时提出口头或书面整改意见，仍不按时移交的，依照规定给予经济和政治上的处罚，严重的实行责任追究。

（三）注重档案管理人才培养

要严格档案管理人才的引入，做好工作人员岗前培训，让其了解档案管理相关制度、要求与注意事项，提升对电力工程档案资料管理的熟悉度，促使后续工作开展的有效性。同时要定期做好档案管理工作会议讨论，对档案管理相关工作做好对应的检查与问题改善，不断地纠正档案管理中存在的问题，做好档案管理工作评价，提升档案管理人员工作状态。甚至可以提供网络视频培训资料或者专业人才培训会议方式来提升有关人员工作能力，培训工作要分级展开，依据不同工作岗位、工作级别人员针对性安排，提升培训管理的有效性。要积极的分享档案管理知识资料，不断的促使有关工作人员随时提升自身能力。

（四）加强电力档案信息化管理

信息化建设有利于推动企业档案管理工作，促进电力工程有序化发展。因此，在电力工程建设中，必须要结合现代信息技术，促进电力工程档案资料管理工作开展。

一方面，在档案管理中，企业应建立文档一体化管理系统，将在工程建设过程中积累整理的资料以电子文档的形式进行备份记录，同时附上档案保存、鉴定、利用和归档信息以保证档案资料完整性。此外电力企业档案管理应实时监管电子文件信息，确保档案资料信息真实性和有效性。另一方面，企业还应加强档案管理系统安全性，做好保密工作。由于电力工程档案资料涉及到相关知识产权和商业机密，因此在管理工作中，电力企业单位应建立起档案数据一体化管理，将文字图片信息和视频等内容都录入数据库中，建立档案资源目录，从而方便使用者进行信息检索，利于保护档案资料信息安全。

结束语：

综上所述，档案资源管理是电力企业管理工作中必不可少的环节，在推动企业可持续发展上具有重要意义。因而需要企业对此予以足够的重视。针对当前电力工程档案资料管理中所存在的问题，必须要结合实际情况，采取积极有效的措施。