谈谈公务文书用语的要求

李梅

摘要：公文用语在准确、简明、平实、庄重的前提下，也应当力求做到语言美。公文绝不是板着脸讲话，似乎只有枯燥、单调，没有一丁点儿美感，这样的看法是不切合实际的。

关键词：公文写作；书面语；要求

公文与别的应用文体最大的不同在于公文的法定性的特点，所以公文具有较强的政策性和约束的作用。它的语言特点主要体现在四个方面：准确、简明、平实、庄重。

一、准确

“准确”是对公文语言的最基本的要求，其它三个特点都是以“准确”作为前提和条件的。那么在公文写作中所运用的语言如何才能做到“准确”呢？

叶圣陶先生曾经说过，公文必须写得一清二楚，通体通顺，让人家不折不扣地了解你所说的内容。老先生所言就是告诉大家，准确的语言一定是不会产生歧义，不会引起误解，同时能够让人看了就懂，并且可以付诸实践的。绝对不允许装腔作势，半文不白的表达。

有份通知是这样的：“今天在公司礼堂举行卡拉OK总决赛，请参赛者准时参加。”很显然，这份通知上的时间就不准确，却要求参赛者“准时”，这就成了笑话。所以，为了做到语言的准确，我们就要对通知所涉及的相关内容，如时间、地点、范围、条件等等表达准确周密。

同时，为使语言能够表达准确，应该还要注意正确运用各种数量的概念。比如：百分数、平均数、、频率、程度、范围、条件等的概念的运用与表达，都要做到既准确，又规范。

二、简明

“简明”就是要求公文语言既要简洁同时也要明确。如何达到这一要求？

我国原《中华人民共和国婚姻法》中的一条规定是这样表述的：“夫对于其妻所抚养与前夫所生的子女或妻对于其夫所抚养与前妻所生的子女不得虐待或歧视”。这条表述相信很多人看了之后会是一头雾水，其中语言的繁杂交缠令人头疼。而现行的《中华人民共和国婚姻法》已经把这条表述进行了修改。即：“继父母与继子女之间，不得虐待或歧视。”这就比原文简明多了，用了最简洁的语言传递出了所必须传递的信息。

另外，要做到公文語言的简明还应该注意以下几个方面：

（一）选用词义明确的词语。

在公文写作中非常注重选用意思明确的词语，切忌忌用一词多义、容易产生歧义和误解的词语。比如：发一份通知召开会议或组织活动的时候，往往会用到“下周星期三”之类的词语，“下周星期三”是一个不定和多意的词；我们如果使用了，就应该在它的后面补充说明“下周星期三”指的是某年某月某日。

（二）采用词语的基本义。

公文写作中所选用的词语往往会采用其基本意义，较少去采用引申或比喻意义。

比如：书是黄色的（“黄色”既有“颜色”同时又有“不健康”两个义项。）

（三）酌情使用一些文言词。

在我们上中学时候，不明白翻译一篇短小的古文，为什么会在字的数量上有增量的现象，其实这是由于现代合成词比较多，而文言词汇的单纯词比较多造成的，因此，文言词单单在形式上就具有简短的特点，而且有很多文言词都富有生命力和表现力，在各类现代文体中也常常被采用。并且很多的文言词已经成为了公文常用的模式化语言，用它来表达相对固定的意思。

（四）常常使用一些缩略语。

在公文写作中适当使用一些事物的缩略语，会使公文语言达到简明的效果。但是，若不是规范化的缩略语就不能在公文中滥用，否则就会闹出笑话或酿成大错。公文的缩略语的规范化一定要注意两点：

1.一定是广大老百姓长期实践认定形成的约定俗称。

2.坚持先全后简的原则，有的事物名称没有约定俗称，但又需要反反复复在公文中出现，并且文字也比较多的情况下，那么当这个名称在公文中第一次出现的时候采用全称，然后在括号里注明以下简称“某某”，这样就可以把 “某某”这个缩略语在本篇公文中重复使用了。例如合同里的“甲方和乙方”就是这样。

三、平实

（一）平实的语言是平易、朴素的。

平实的语言是平易、朴素的。它的特点是不用或少用形容词之类的附加成分，不用或少用比喻、夸张、渲染、烘托之类的积极修辞方式，而是实实在在地叙述事实、解剖事理。例如：

（1）遵守劳动纪律，严守操作规程，坚持文明生产，完成生产任务。

（2）举止文明、礼貌，态度和蔼，谈吐文雅。

这样的表述，既没有藻饰铺陈、浓妆艳抹，也不追求结构新颖、穿插呼应等技巧，而是着力打造通俗易懂，庄重大方，朴实无华。

（二）平实的语言是朴实不虚浮的。

平实的语言还是朴实不虚浮的，是要如实的反映客观的现实生活，坚持实事求是，不随随便便夸大或者缩小。尤其是公文写作中所涉及的数字，一定要真真实准确，绝不出现任何差误。比如，有人统计绿化面积，总写面积大于往年，创下历史最高记录。照这样的逻辑推算，各家各户的床头以及灶膛里都该长满了树。这就是脱离实际的夸大，一派胡言的典型。

四、庄重

（一）使用书面语言。

公文的语言要使用书面语言，书面语言本身就具有庄重的风格。比如，我们在日常口语中或者在和文学作品中使用“的士”这个词汇很正常，不会引起任何非议，但是如果我们把“的士”这个词放在公文写作中，它就显得不合适，不郑重、不严肃也很不得体，而只能用“出租车”。

（二）使用现代汉语的标准语。

公文写作中杜绝诙谐与幽默，口语和方言土语，要使用现代汉语的标准语，语言要求端庄、郑重、严肃、认真。比如，北方方言的“脑壳”（头），天津的“愣子”，还有近些年的一些网络流行语等等，都不应该引入到公文中。一旦引入公文中，就会妨碍到公文信息的正常交流，也很容易引起错用以及误解的现象，进而影响到公文的庄重性。

公文用语在准确、简明、平实、庄重的前提下，也应当力求做到语言美。公文绝不是板着脸讲话，似乎只有枯燥、单调，没有一丁点儿美感，这样的看法是不切合实际的。公文的语言虽然不像文学语言那样百花争艳，但也是十分精彩的。它不单有雄伟之美，还有委婉之美，更有抑扬结合、节奏鲜明之美。