浅谈政府机关档案计算机管理的有效应用

欧阳如意 王金华

摘 要：在许多政府机关中都是重视教学的效果，打造良好的政府机关口碑，殊不知在政府机关的人民管理之外，档案的整理也十分重要，管理效率的高低，也在一定程度上影响到各项工作的顺利开展。文章主要对目前政府机关管理工作中存在的问题做下简要分析，探索政府机关档案计算机管理的有效应用。

关键词：政府机关 档案管理 有效应用

随着社会的发展和进步，政府机关管理各部门之间的职责更趋于细分化，档案管理工作的规范化发展是十分重要的，政府机关的工作就是连接政府和人民的纽带，也是政府机关快速发展的强大后盾，政府机关更应该发挥带头作用，不断提高办公质量，保证政府机关各项工作的有效运转。

一、政府机关档案管理常见问题

1.领导对档案管理工作重视程度不够。在政府机关中，虽然人员档案管理这些后方工作是不可或缺的，但是档案工作没有被纳入进政府考核体系中，政府机关领导对于政务业绩十分重视，而对档案管理工作重视程度较低，导致各方面支持不够，同时档案管理工作者也意识薄弱，还没能意识到档案管理工作的重要性，其管理工作发展规划缺乏规范性、全面性与深入性。从而造成档案管理工作的实效性缺失，影响到政府整体工作的开展。

2.档案管理的工作人员能力不足。正因为政府机关领导对档案管理的不重视，有的人员没有经过严格的培训。许多管理者工作者能力不强，水平不能满足实际工作要求。还有的人手资金不够，兼任档案管理工作，他们都缺乏档案管理的相关经验，更缺乏专门的学习和培训，所以导致档案管理工作混乱，工作效率低。

3.档案管理工作方式僵化。随着科技的发展，我们现在已经是全网时代，但是许多地方的管理方式还是手写和纸质档案的收藏，造成储存压力，查找困难，极大地降低了办事效率，也造成了资源浪费。另外，档案管理工作需要多个部门的协助，但是在档案的创办组当中每个步骤需要的细料都要走繁琐程序，这让复杂的管理工作变得更加繁琐。

4.基础设施较差，防范意识薄弱。政府机关的资金分配是有一定的计划的，因为档案工作的不重视导致资金分配也是有所偏重，许多地区的档案管理教室没有消防、保卫、温湿度控制等设备，有可能造成档案资料损坏，另外投入资金不足也会造成软硬件基础设施得不到有效的维修与养护，就会给不法分子可乘之机，导致档案信息资料泄露。

二、政府机关档案计算机管理的有效应用

1.管理者需要重视计算机管理档案管理工作。政府机关档案管理是我们政府机关管理工作的一部分，将档案管理工作融入进政府机关发展规划中，领导需定期去视察并进行工作指导，加强档案管理工作的监督，以提升档案管理人员对于自身工作的责任感。另外要设立专门的档案管理工作岗，具体明确化每个人的工作责任，对政府机关档案管理工作定期得到考核与督察，以促进档案管理工作的健康开展。

2.招聘专业计算机管理档案管理人才。我们的档案管理工作是一个繁琐复杂的工作，需要有专业的人员来操作，我们应该严格规定招聘标准，同时也要对员工进行专业知识培训。组织他们定期开展会议谈论问题，解决问题，可以派主干人员区去别的政府机关学习档案管理经验，另外档案管理人员也要做好机密文件的管理工作，保证档案的安全性。

3.加强档案计算机管理最大化。随着时代的发展科技的进步，我们应该与时俱进，对于部分档案，如：会议记录与决策、人事资料、重要电话记录、重要图片以及带有实用价值的文书稿件等，我们需要妥善保存，管理人员对档案只需要检索与查阅信息就可快捷查找资料，同样政府机关信息资源各个部门人员也可以通过登录网址的方式直接共享档案信息，我们实现电子化管理可以替代人工避免实际工作中出现的问题。电子化管理把纸质文件、声像文件这些传统文件转型为电子档案，这样可以减少资源浪费和查找困难等问题。另外各个单位应该通力合作，积极协调内部关系，努力加强政府机关档案管理的信息化建设。

4.传统档案与电子档案做好优势互补。电子档案管理的使用还难以完全代替传统的档案管理，毕竟许多政府档案工作的管理许多是需要本人签字的，这些都是需要纸质版的档案和计算机网络的共同使用。能够保证文件的真实性和凭证性。将两套体系做到有的放矢，而且，计算机网络档案管理能实现随时随地查找，而传统档案管理又可以避免丢失的可能，为政府档案管理加上双保险。

5.注重档案计算机管理的基础建设。对于档案管理工作我们应该加大资金投入，配置的现代化的档案設施，在政府机关的档案管理教室配备消防、保卫、温湿度控制等设备，并定时检查，同样招聘专业的技术维修人员，定时对软硬件基础设施进行有效的维修与养护，加强电脑防护墙的建设，防止不法分子窃取资料。

三、结语

我们要积极加强政府机关档案管理工作的合理化利用，努力实现信息化与数字化管理，加大资金投入力度，落实基础设施建设工作，同时加强管理工作者的相关专业的培训，提高其专业技能和相关的知识。政府机关的工作就是连接政府机关和人民的纽带，也是政府机关快速发展的强大后方，新时代，我们政府机关政府机关更应该发挥带头作用，不断提高办公质量，保证政府机关各项工作的有效运转。

参考文献：

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[2]申 敬.浅谈政府机关档案计算机管理的有效应用[J].计算机光盘软件与应用，2014

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[4]胡剑锋.政府机关档案计算机管理的有效应用分析[J].电脑知识与技术，2016