档案管理基础工作在现代档案管理中的重要作用

毛英女

档案信息的内容变的越加丰富，对现代档案管理工作需要更严谨的管理。档案管理基础工作的完善，可以使现代档案管理工作更好的运作，我们要充分重视档案管理基础工作。本文分析了档案管理基础工作如今所面对的挑战和其在现代档案管理中的重要性，并对以后档案管理基础工作提高提出了建议。

合理地进行档案管理的整体工作，要在基础部分加强工作力度，转变传统的档案管理手段与模式，逐渐形成档案管理科学化、合理化的工作模式，才能充分发挥其在现代档案管理中的重要作用。

一、档案管理基础工作面临的挑战

（一）对档案管理基础工作不够重视

档案信息里是单位员工的日常表现、平日功绩及处罚等重要资料，对企业考核员工有着重要参考作用。在社会上档案的信息对于每个人都有着重要意义，企业高层的不重视，使得下面的工作人员也自然而然的忽视档案管理工作，或仅把档案管理局限在文书资料收集、保管这样不全面的概念内，从而影响到从业人员的工作积极性。

（二）档案管理工作不规范

在档案管理尤其是档案管理基础工作中有多项重要工作，其中档对案的编号工作是最为重要的。但在我国的现阶段档案管理中，对档案的编号要求尚未形成统一的标准（即各部门或单位按自己的习惯对所存档案进行编号，查找时也就产生只有本部门人员能快速查找所需要档案的现象），不规范的编号对档案的影响相关人员进行档案信息查找。

（三）档案管理人员工作能力不足

档案管理人员的素质对企业档案管理基础工作的影响特别大。档案管理工作日新月异，档案专业人才的培养也越来越迫切，工作量大大增加，档案管理工作面临巨大压力。以往传统档案管理人员的管理理念和工作方式逐渐落后，靠人工管理已不能满足人们对档案管理工作的需要。

二、档案管理基础工作对现代档案管理中的作用

（一）档案管理基础工作有利于实现现代档案管理的规范化、标准化

档案信息的检索在档案管理方面很是重要，对档案信息进行管理的目的是方便日后的检索，所以，相关人员须对档案信息进行正确的分类，运用相关科技对档案信息进行标准化管理，从而促进后期的档案查找工作的顺利完成。实际工作中由于存在某些单位或部门对档案管理工作的忽视，产生一些没有用处的档案，对这类档案资料的删减就需要通过档案管理基础工作来完成。档案管理基础工作要把档案进行分类整理，包括分卷和归档。有些部门对档案管理不够重视，存在无用档案，档案管理工作时就该清理这些旧时档案，并重新组合现有档案，提高档案管理水平和工作效率。

（二）做好档案管理基础工作能确保档案检索的准确性

计算机网络技术应用到档案管理工作中之后，档案就能通过网络检索快速的被找到。良好的档案基管理工作有利于提高档案管理进行检索时的准确性。应该逐步实现档案管理的数字化和网络化，提升劳动效率和准确度，应该积极推行和使用各类新型计算信息技术，重新组合案卷、统一分类号、规范档案等问题，建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。

三、完善档案管理基础工作的措施

（一）提高档案管理基础工作的的标准化和规范性

现代档案管理工作需要面对更加庞大的信息，在档案管理部门对档案进行保存时，工作人员要增加保管力度，对保管工作实施科学全面的管理，使档案可以得到稳妥安全的保管。管理层应该制定责任制，提升工作人员的积极性，实施奖惩方式，并不定期的对工作人员进行监督检查，制定严格的归档、保管、借阅等工作流程，加强档案校核力度，实行归档审查和借阅等级审批制度，通过流程来把控档案管理工作的质量，明确档案工作职责。在档案索中，极大地提升了档案基础工作的效率，可以通过与档案号编制、档案目录编制等基础工作的配合，通过目录、关键词检等方式，进一步提升档案管理工作水平。

（二）确保正确的检索档案

档案的归档和输入是档案管理的基础工作之一，只有在做好基础工作的情况下，人们才可以正确检索和查找档案资料。由于现代档案管理工作中应用了计算机方面的信息技术，检索方法与过去有着很大的差异，现代档案信息管理部门应加强对信息检索方面的教育普及，保证信息检索可以为人们所用，保证信息檢索的通畅。同时档案管理应建立信息收集小组进行信息总结工作，收集小组要完成各项档案的整理加工，编制成目录然后保存。在档案基础工作中准确实现档案内容的分类、整理、录入和归档，并按照来源、时间、内容和特征对档案进行区分，最后根据档案资料的重要程度，对内容重要的、急迫的档案优先进行处理，以增强有效档案的使用频率，实现档案资料的利用价值。

四、结语

档案管理基础工作对于现代档案管理有着特殊意义，要做好现代档案管理工作，不仅需要改善相关工作人员工作能力与对待档案信息的管理态度方面，更是需要对档案管理基础工作做出与时俱进的进步，在档案信息检索和档案信息股那里方面都要不断完善体制问题，通过管理部门的对现代档案管理工作的进行，不断完善档案管理基础工作，确保档案管理基础工作的规范化和标准化的进行，为人民的信息带来更加合理有效的管理，进而促进社会的发展。（作者单位为哈尔滨哈投信息产业投资有限公司）