事业单位档案管理存在的问题

韩纪延

（中共海林市委党校，黑龙江 牡丹江 157199）

一、事业单位中档案管理的重要性

在现在这个信息飞速发展的时代，信息的重要性越发的凸显了出来，在一个事业单位中，档案主要的任务就是进行记录一些重要的信息，然后进行保存，等到有用的时候再拿出来，它的作用就是保存信息，方便以后的查询。档案可以说是对事业单位的一个整体的记录，不论是它的工作方式还是工作计划都有详细的记录，而这些东西都是事业单位重要的私密，是不能提前泄露出去的，所以保护档案的安全很重要。除此之外，对档案进行很好地整理和分类对事业单位的发展还是很有利的。所以，档案管理对事业单位是很重要的。

二、事业单位档案管理中存在问题

（一）档案管理过程中造假问题严重

事业单位中人事档案管理造假问题最为突出。而造假的主要原因是由于一些利益问题，当事人为了具有某一项资格而进行各种手段的造假，比如将年龄进行改动，擅自更改自己的履历等。其次档案管理人员缺少责任心，使得许多档案丢失后重填。由于档案管理人员没有仔细整理档案，造成部分档案丢失，但是为了使档案在检查过程中数目完整，就会出现相关的单位将丢失的档案重新填写的现象，重新填写会使部分档案本应该具有的内容被改写或漏写，从而档案内容不具有真实性。有些学校以及单位为了自身利益，故意改写相关档案内容使其失去真实性。在调查中发现有的办学机构为自己收益好，在没有经过相关内容考核的情况下高价出售学历以及学位证书，影响人事档案内容真实有效性。

（二）档案管理不够信息现代化

信息现代化是将档案资料与现代化互联网相结合，最大限度发挥其潜在信息价值。由于对档案管理工作的重视程度不高，使得档案信息现代化水平较低。多数事业单位的档案室是之前用过的小办公室，而且装档案的箱子多为简单的铁皮箱，由于缺少除潮装置，档案容易受潮，字迹容易模糊。其次，对易燃物的防火意识不强，档案室缺少相关的防火装置及灭火器，如果发生火灾，所存放档案将不复存在。传统的档案管理观念认为是简单的存档和调动，但是这种观念严重降低了档案的有效利用率。在实际档案管理工作中，收集相关资料，并对相关资料进行整理和保管，同时对相关资料的真实性进行鉴定，其主要目的是为了更好地利用档案。实际情况中档案的服务意识淡薄，档案工作一直停留在人工手动管理的层面。事业单位档案的管理过程中缺少相关电子设备，没有建立相关互联网档案库，所以一旦纸质版档案丢失，将会使得整个相关资料遗失，从而影响到相关工作的开展。档案管理不够信息现代化使得人工查找档案费时费力，大大降低了工作效率。

（三）事业单位档案管理人员的业务素质不高

目前，在我国的事业单位档案管理工作中，由于档案管理人员专业技能不够硬，职业道德素质不达标而造成的重要档案资料丢失、遗漏，甚至泄密等现象时有发生。特别是近几年来，随着事业单位人事制度的改革与调整，使得相当一部分没有接受过专业的档案知识培训和档案管理技能培训的人员就职了档案管理岗位，由于其对档案管理的重要性、归档的要求、档案信息资料的收集和查找等业务不了解，对档案管理的具体操作流程不熟悉，对档案资料的搜集意识淡薄等，造成了档案管理工作无法正常开展，严重降低了事业单位的档案管理水平。

三、对事业单位档案管理的建议

（一）加大打假力度

对于档案管理中人事档案造假问题突出的情况，事业单位要依据相应的造假手段，采取相应的应对策略。做好和事业单位档案管理有关的法律法规的宣传，通过宣传提高相关人员的法制观念是减轻档案管理中造假的有效途径。要让当事人意识到人事档案造假给自己带来的后果，为了某些利益使用不当手段造假需要负相关法律责任。《档案法》规定，对人事档案进行造假的行为，相关行政部门可采取各种处罚措施，对于情节十分严重且构成犯罪时要将当事人移送司法机关进行处理。对档案管理的相关领导及员工擅自伪造或涂改档案的行为要进行严肃处理，坚决抵制靠关系、靠金钱来弄虚作假进行档案伪造。

（二）积极建立信息现代化档案管理

现如今已经进入信息化高速发展阶段，互联网的发展改变了人们传统的办公方式。互联网具有高效率，高储存量，低成本以及查询与管理方便等特点。面对相关事业单位信息化建设力度不足的情况下，应当将互联网办公结合到档案管理中，建立健全相关档案管理设备，大力发展相关系统的开发或引进先进的档案管理软件。信息化档案管理在一定程度上提高了档案的有效利用率，同时提高了相关人员的办公效率，同时信息化管理不需要实体空间，可以节约纸质档案的制作成本。所以信息化档案管理是节能减排型办公，值得大力推广。

（三）提升事业单位档案管理的地位和加强相关人员的培训

要让事业单位的档案管理员工意识到自己的工作重于泰山，是事业单位一切人事管理的基础，适度对档案管理的工作，尤其是优秀的档案管理员工进行表彰，提高他们的荣誉感，增加他们的工作热情。另一方面，要对档案管理员工进行科学化、专业化的培训，提高档案管理人员的进入门槛，只有任用专业的档案管理人员开展事业单位的档案管理工作，才能适应事业单位的发展，跟上时代的步伐。

结束语

随着信息时代的到来，人们都已经认识到了信息的重要性，尤其是对于事业单位来说，信息就变得尤为重要了。事业单位记录信息的方法主要就是以档案的形式进行记录，使得信息能很好地进行处理和保留。档案的管理对于事业单位的发展是很重要的，做好档案的管理工作，会使得事业单位在以后的发展中立于不败之地。