对高校学生信息管理系统的思考

王荻

摘 要 伴随着科学技术的成熟升级，高校招生数量的不断增加，学生管理工作日益纷繁复杂，提高处理学生事务的工作效率，加快信息化改革已是大势所趋。以JC为例，笔者在充分了解高校现有信息管理系统的构成和运作情况的基础上，分析阻碍学生管理工作信息化进程的诸多问题所在，并联系自己多年在校从事学生工作的经验，提出相对完善的设计。

关键词 高校；学生管理；信息化系统

一、信息化系统建设固有的难度

自1998年至今，我国大学生人数从100万膨胀到800万，高等教育已经由精英领域扩展到大众领域。在高校教育快餐化的过程中，高校学生信息的各种特点也逐渐凸显，为大学生信息管理工作增加了难度。 以JC大学为例，第一，JC大学持续扩招，在校学生数量日益庞大，传统的纸质材料已经无法满足学生管理工作的需要，过大的数据量向有限的信息技术发起了挑战；第二，JC大学每年面向全国各地招收学生，导致学生信息来源地区分散，详略程度、项目类别各不相同；第三，学生在校期间，信息的输入端口和输入时间往往不尽相同，为学生信息的整合增大了难度；第四，处于管理的需要，学生信息的涵盖面广阔。例如，一名JC大学生的信息包括年龄、性别、籍贯、选课、评教、加权成绩、专业排名、奖惩状况等，甚至涉及学生的住宿地点、图书借阅记录和健康状况。 不同的信息又有更加细化的分类，如果通过人力处理如此庞杂的数据，往往漏洞百出，而目前 JC大学生管理系统对信息的采集和分类功能依旧不健全， 导致学生信息不完整、不全面。第五，信息保管的时间间隔根据不同情况有不同的要求，当出现大学生保研、出国、退学等特殊情形时，学生信息保管的时间存在很大的争议， 而保管时间过长也引发数据丢失、信息混乱、超载等诸多问题。 唯有对信息数据进行分门别类、短时间保管、实时更新方才满足高校广大师生的利益诉求。

二、现阶段学生信息管理系统存在的问题

（一）信息系统建设缺乏各方面力量的支撑

1.资金匮乏

高校学生信息管理系统是面向全体师生的，其系统的建设和完善是一项很庞杂的工程，包括硬件设施的购置、软件的研发安装以及系统的日常维护和定期升级。以JC大学为例，学校领导对在校学生信息管理系统的建设日益重视，但在具体行动上略显迟缓。 例如，扩招政策实施后，学生信息的处理和存储系统并没有随着学生数量的成倍增长而相应的升级，甚至有些机房仍是陈旧的淘汰机型， 由硬件设施所导致的系统性能不稳定，网络运行速度缓慢等问题依旧显著。国内很多高校对校区环境、教室等硬件设施建设给予了充分的重视，但对学生信息管理系统建设方面的投入却较为吝啬。 硬件设备是学生管理工作信息化的基本平台，信息化建设如果没有持续稳定的资金保障，则难以达到全面、高效、便捷的预期效果。

2.制度冲突

学生信息管理系统是高校管理体系的重要组成部分，二者相互影响、相互制约。以JC大学为例，当前学生管理的传统职能部门定位与学生信息一体化在诸多方面存在矛盾，无形中加大了信息系统建设的阻力。传统的学生管理体制存在众多的弊病，无法直面信息化带来的冲击，这种客观存在的不兼容性使得高校在学生信息管理系统建设方面的执行力较为欠缺。

3.技术不足

技术创新是高校学生信息管理系统建设和完善的强大推动力。目前，JC大学的信息系统仍处于初级阶段， 借助于简单的 Access和 VF技术只能处理简单的办公，但运行复杂庞大的学生信息系统需要强大的数据存储器和先进的数据分析检索技术， 甚至大型数据库如 SQL Server都难以解决由学生信息量超载所引起的各类问题。同时，固化的系统操作模式不符合学生信息复杂多变的特点，系统的研发升级常常落后于学校教学内容和制度的修改，给广大师生造成了诸多不便。

4.人才紧缺

庞杂的高校学生信息管理系统对其工作人员的技术素养要求也相对较高，在数字化校园的背景下， JC大学的学生信息管理系统的日常运行和维护很大程度上还是交托原有的档案、学籍管理人员负责，在招聘学生管理人员的时候，也以管理水平和思想教育水平为基准线，并没有大力引进兼具管理才能和电脑技术的全面复合型人才，导致学校的信息系统运行效率极低，常常出现故障却无法及时修复，如本科生选课、作业上传、网络课堂等，进而严重干扰在校师生教学任务的完成。

（二）系统设计中的职能分类不合理

传统的学生管理系统分为教务系统、图书管理系统和财务系统等，每个系统都是相互独立的，以至于各类信息只能分别搜集、整理，以此形成了信息孤岛。许多信息需要学生上交纸质文件，再由学生会部门或者老师手工逐条录入不同的系统当中，这使得学生信息存储比较分散。同时，各部门之间缺乏学生数据信息的交流和共享。以JC大学目前的职能分类为例，学生的课程、成绩和学籍变动等信息统一归属教务处；学生的奖惩情况和班级信息交由学生会有关部门处理； 党支部则掌握学生的政治信息；此外，还涉及到就业处、图书馆等职能部门负责收集学生的毕业去向和图书借阅信息。可见，各部门在不同的时间段，负责收集不同的学生信息，造成大量的重复劳动；从信息系统角度而言，这导致了学生信息的重复累赘乃至多处的不一致性。比方说，为了汇报不同的学生信息，JC大学的学生往往被迫填写诸多表格，从前期的搜集到后期的审阅，各部门工作量巨大，工作效率低下。 这些表格都涉及到姓名、年龄、性别、学号、籍贯等完全相同的内容，而各大部门再通过人力将所有信息录入存储，信息冗杂程度可想而知。 传统的管理职能分类已经不适应信息一体化的内在要求，不利于信息交流和资源整合，极大降低了学生信息系统运作的效率。

（三）传统学生管理背离育人的宗旨

高校创立的初衷是培育国家栋梁。 学校的行政团体、教工团队和学生群体应为统一整体，目标一致，都为实现高校育人的目标而不懈努力。为什么如今管理实践与管理目标背道而驰？以JC大学为例，学生管理工作者的目标在于制定计划，完成任务； 被管理者的目标在于发展个性，提高综合能力，二者目标存在显著的差别。 学校大部分的行政干部每天疲于应付学生日常信息的管理，机械化重复而又繁琐的工作使得学校的管理人员逐渐失去了批判和改革的热情， 由于缺乏时间对学生管理工作进行深入的反思，缺乏时间对学生的素质发展进行指导和帮助，他们的工作时常处于被动状态， 管理工作的效果亦不容乐观。 同时，在多样化必然导致复杂、难以把握的情况下，传统管理体制的不科学性促使学生管理工作模式不断趋向单一。 学生管理模式的固化和单一化势必无法满足学生在学习、生活等多方面多层次的需求，必然阻碍学生的个性化发展。另一方面，学生对高校的各项规章的制定和实施缺乏意志表达的机会，作为学生管理工作中的被动者，学生只能被迫服从标准化、一体化的管理模式，个性和才艺的发展受到極大的束缚。endprint

三、加快高校学生信息系统建设的必要性

大数据时代背景下，加快高校学生信息管理系统建设进程，是高校创新的一个关键点。

学生管理工作能效的高低直接反映高校的教育教学水平。目前，国内众多高校都在大力推广数字化校园，通过信息管理技术， 为教学活动、科研教育提供更快捷的沟通渠道和更完整的资源共享。如个人信息查询系统，只需输入学号或身份证号，便可调出覆盖该学生全部项目信息的汇总表。 学生的各类信息可以多端输入，实时更新，经系统整合后存储于后台数据库。 若管理者需汇总某一群体的信息，如入党积极分子登记、奖助学金申请、贫困生建档，只需输入群体内所有学生的学号， 并将表格模板上传系统，即刻便能生成各种类别的信息表。与美国的信用体系相似，美国政府通过 SSN（ social security number）将所有美国公民所有的信用记录串联一起，任何人均可通过SNN查询自己的信息资料，比如教育背景、工作经历、信用状况、犯罪记录等等。SNN提供的个人信息实时、准确并全面。笔者认为国内高校的信息化建设同样可以美国信用体系作为参照，目前，JC大学的学生事务异常庞杂，但学校管理部门仍然采取一线工作方式收集学生信息，然后进行综合研究，最后形成反馈，这一过程花费了很多人力和时间。学生管理高水平信息化，不仅覆盖范围扩大，包含的数据种类更全面，而且所有数据公开化、透明化。信息化平台收集、整合及反馈学生信息，极大程度地突破了时空界限，使复杂的管理事务变得简单快捷、情趣盎然。信息系统的广泛运用将有效减轻学生管理工作者的负担，促使他们转变固有的观念，由管理者向服务者过渡。 管理侧重于控制、命令，而服务体现在对学生个体的尊重、帮助和引导。 毕竟制度是固有不变的，而人是丰富多彩，千变万化的。由管理向服务转变，提升学生对高校管理工作的参与度，有利于多元型人才的培养。

四、针对高校学生信息管理系统的建设性意见

在大数据时代，谁掌握了数据处理技术，谁便抢占了先机。笔者分析JC大学学生信息管理系统在设计和运行等环节出现的种种问题，并联系自己在校学生管理工作的经验，提出改进策略。

首先，关于信息系统的权限设置。可查询范围根据个人的管理职权进行逐层划分。老师对学生的成绩具有录入和修改的权限，辅导员对学生信息只具有部分修改权限，团委学生会只有对部分学生信息进行整合汇总的权限。但对于各部门无法完成的工作，系统后台设定不同阶段的操作时间，用户必须在相应的时间段及时登录系统完成相关操作。 系统将自动显示各部门各阶段的工作进度，从而明确责任，减少失误。

学生管理信息系统可大致分为八大模块，主要包括基本信息、辅助信息、教务信息、财务信息、住宿信息和图书信息。基本信息模块主要包含学生的姓名、年龄、籍贯等基本信息；辅助信息模块可分为学生奖惩情况及素质拓展实践，比如校内校外实践活动奖项、奖助学金获得情况、学生考勤、违纪通报记录等，由学生会和校学工处共同负责；教务信息模块主要存储学生的期末考试成绩、四六级考试成绩、证书等级考试成绩、选修学分、课表信息以及网络教学平台的管理，由学校教务处安排对接，定期维护和更新；财务信息模块主要有学生的校园一卡通使用情况明细，学生信贷记录、学费欠缴情况等，由财务处负责管理；住宿信息模块主要收集学生的住宿房号、卫生记录及设施毁损情况等；图书信息模块主要存储学生图书借阅历史记录，由图书馆部门进行定期的更新和维护。在此基础上，增加生活健康服务模块和就业服务模块，健康生活服务主要为在校大学生提供校园地图、校车路线、校园黄页、医疗咨询等，而毕业服务模块则包括大学生职业生涯规划、毕业去向统计、各大企业校园招聘、大学生创业贷款、海外留学指南等。

对复杂的学生信息进行科学划分，各大模块既相互区别又相互联系，能有效缩短信息检索的时间。学生本人只需通过学号这一关键项查询。同时，后台存储系统的信息实现动态更新，如有某项内容变动，只需具备特定权限的人登录网站及时修改。 为方便学生团委统计各类学生的信息资料，系统将开发表格自动生成功能。 由于学生几乎所有的材料信息，包括奖惩状况、实践经历、健康水平等，均与学号串联在一起， 管理者只需将自制的表格模板提交系统，等待系统自动筛选表格所需的信息，最后完整反馈，并生成表格。同时，教师对学生的心理教育、学术指导、就业帮助和思想政治工作也可利用信息系统平台，以班级论坛、讨论组等形式进行在线交流， 从而避免了异地办公使学生和教师往返于不同校区的麻烦。

学生管理信息系统在实现便捷查询的同时，还应适当增加在线支付、在线报名功能，配合手机 APP的使用， 让学生无需亲自上门缴费、报名、登记，如一卡通充值，无线网开通、水电费充值，学费缴纳等，各类学术活动及专题讲座的通知全部于信息系统上第一时间更新发布，并进行线上报名、到场登记、人数统计，所有流程均一键化完成，尽量减少人工操作。

通过以上学生信息管理系统的完善性设计，我们可以轻易地实现对学生所有信息的管理，一方面使得众多管理者不再为纷繁复杂的学生事务所累，更加专注于高校学生管理制度的创新，只有充分了解学生的需求，才能成功地开展学生的思想教育、心理辅导、学习和就业指导等活动， 另一方面也使每位学生都有自己意志表达的途径和空間，个性充分发扬，人格不断健全，自我价值导向更加明确。

五、总结与展望

在大数据时代背景下，国内各大高校持续扩招，学生信息加剧膨胀，学生管理工作日益繁重，高校急需加快学生管理工作信息化进程。 学生信息管理系统是一项庞大的工程，不仅仅关乎技术的革新，更关系到高校管理理念、管理体制的转变。笔者提出的改进策略，旨在运用信息技术实现学生信息的集成与共享，但学生信息管理系统的复杂性决定其在实际操作过程中可能出现各种问题，需要我们在长期的实践应用中一步步地改进。

参考文献：

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