提高档案工作中人事档案管理的途径分析

关浩

【摘要】：随着事业单位人事改革工作的推进，人事档案管理事业在迎来发展机遇的同时，也同样面临着巨大的挑战。要想使人事档案管理工作更好地服务于企业，就不仅要促进管理制度的改革，同样也应该促进管理观念的革新，积极探索现代化的管理模式，引进先进的信息技术并运用于工作当中，以提高档案管理工作的效率，从而为企业合理配置人才资源，充分发挥人才优势，促进企业可持续发展作出应有的贡献。

【关键词】：人事档案管理；档案工作；途径

1、关于人事档案管理概述

所谓人事档案，主要是指对一个人的专业特长、学历背景、政治面貌以及社会经历等信息的真实而又详细的记录。随着新历史时期的形成，人们重新对人事档案管理工作进行了一次科学、合理的定义，其所想要表达的是在人事档案管理的作用下能够实现资源的有效整合，即是对个人基本情况的真实反映，不仅能够作为真实的个人资历记录来保存，而且还能够当作是企事业单位在人才选聘和考核过程中重要的参考依据。经过调查研究发现，还有诸多的问题存在于现阶段的人事档案管理工作当中，如：在某些企事业单位中，人事档案管理工作并没有得到相关领导的足够重视，资金的缺乏，管理人手的不足，都限制了人事档案管理在企事业单位中的进一步发展，缺乏专业化管理意识和能力，落后的管理方式，难以维持的管理秩序，使得管理工作中的问题不断显露了出来，基于此，提高整体的人事档案管理水平已经成为了当前首需解决的问题，只有规范化管理人事档案，才能使人事档案管理的效率和水平不断提高，进一步强化人事档案管理已经势在必行。

2、人事档案管理工作中存在的问题

2.1对人事档案信息开发利用不充分，无法体现档案信息应有的作用

造成这一问题的原因主要有三点：第一，现阶段的档案利用缺乏主动精神，档案生成后往往会被管理部门束之高阁，只是被动地等待领导或者其他相关人员来查阅。并且查阅的材料主要是以团材料和工资调整这两方面为主，忽视了其他个人资料对于人才开发的重要性，不利于根据职员个性特点来合理的配置工作任务。第二，当前人事档案信息开放程度还较低，只有部分领导才有权利进行人事档案查阅，而普通职员则被拒之门外。不仅使得人事档案失去原本存在的的意义，还导致人事档案管理工作得不到职工支持，给管理工作带来一定的挑战。第三，查询效率低是造成人事档案信息开发利用程度低的重要原因。

2.2人事档案材料补充不及时

整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作，《干部档案整理工作细则》要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”。通过整理使每一个档案达到“完整、真实、精练、实用”的目的。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，但有些单位在档案整理过程中，发现在这个方面做得非常欠缺。由于历史问题，部分职工人事档案中缺失材料明显，特别是学历、学位和职称材料方面材料缺失比较明显。也有部分职工有外出培训经历，有获奖的材料等，但没有将培训鉴定表等材料及时归档，有些单位档案虽己立卷成册，但没严格按要求的格式进行分类处理，给档案利用、查询等带来了诸多不便。

3、改进人事档案管理工作的建议

3.1全面树立档案风险意识机制

意识是第一位的，是行动的指南，良好的意识在工作中往往发挥不可低估的作用。風险意识是对风险存在的一种警惕、预测与责任，以便随时做好风险防范，使风险管理具有主动性、前瞻性、规划性和预防性。由于人事档案的特殊性，人事档案风险与投资、金融等风险所具有的损失性和收益性不同，对于人事档案而言，任何风险带来的都将是不可挽回的损失，是纯粹风险，因此人事档案工作人员在工作中要居安思危，瞻前顾后，从全局、全程角度出发树立档人事案风险意识，对于防止风险事故发生和尽量减少事故损失具有重要的作用。根据对人事档案风险管理机制要素的分析，人事档案风险意识将贯穿于人事档案信息资源形成过程的每一个环节，渗透人事档案信息资源组成的每一个要素，同时对外在的自然、社会、人为因素所带来的风险也有所应对。

3.2加强人事档案收集管理

完善档案功能，发挥其应有的作用。我们前文提到，人才的合理开发利用是促进单位可持续发展的关键性因素，而人事档案则是职员信息的载体。因此，要想实现单位的发展，做好人事档案管理工作尤为重要。这就要求我们首先一方面要妥善保存原有的职员档案，另一方面要扩大人事档案的内涵，适当增添一些与职员有关的医疗保险、养老保险、住房情况、业绩记录、日常工作表现等内容。从多方面来加强对人事档案材料的收集，完善职员信息，最大程度地实现档案收集的完整性与真实性。此外，人事档案管理还应该根据单位发展的实际需求进行功能改革，从而使人事档案更好地服务于单位发展，提高档案使用率，发挥其应有的功能。

3.3通过完善人事档案管理设备，实现人事档案的数字化管理

要加大人事档案资金投入，完善人事档案设备，配齐空调、去湿机、温湿度计等基础设备，保持库房内的温湿度，每天监测并填写库房温湿度记录。配备铁质档案柜和档案夹、装订打孔机等保管、整理人事档案的有关器械和物品。对于人事档案的内容格式、分类体系以及信息采集按要求统一，要建立电子账号，实现信息共享。要建设人事档案数据库，对于人事档案的信息，可以通过工作人员录入方式，形成电子文档，并将重要的材料进行数字化处理。此外，建设人事档案信息网络服务平台，用于开展人才服务，发布人才供求信息等。

结束语

综上所述，现今社会我们所强调的是人尽其用，针对不同人的不同特征，安排不同的工作和职位。随着人力资源在企事业单位中的地位不断升高，包含于其中的人事档案管理也逐渐得到了人们的关注和重视。从人事档案管理的重要性这方面内容出发，我们必须进一步对人事档案管理的水平及管理者的能力进行强化，只有这样才能够更加契合于社会可持续发展的需求，为企事业单位在市场激烈竞争中占据一席之地提供条件。

【参考文献】：

[1]贺建东.人事档案管理工作中存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2013（19）：99-100.

[2]姚光晖.当前人事档案管理存在的问题分析[J].中国城市经济，2011（06）.endprint